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Agent de sourcing 101 : Qui sont-ils ? Comment travaillent-ils ? Comment facturent-ils ?
27/12/2023
Aujourd'hui, Agent d'approvisionnementLes agences d'approvisionnement jouent un rôle de plus en plus important dans la gestion des chaînes d'approvisionnement internationales. Cependant, de nombreuses PME restent perplexes face à ces agences, notamment à cause des informations ambiguës et obsolètes disponibles en ligne. C'est pourquoi j'ai recensé les huit questions les plus fréquemment posées par les acheteurs concernant les agences d'approvisionnement et je vous propose des réponses objectives.
1. Qu'est-ce qu'un agent de sourcing ou Société d'approvisionnementUne entreprise ? Que font-ils ?
Un agent d'approvisionnement est une personne ou une agence qui représente un acheteur pour trouver des matières premières et acheter des produits inaccessibles à ce dernier. Le recours à des agents ou sociétés d'approvisionnement est fréquent dans le commerce international.
Au sens traditionnel du terme, un agent d'approvisionnement a pour seule mission de trouver des fournisseurs pour son client. En effet, les services qu'il propose peuvent inclure la sélection du fournisseur adéquat, la négociation des prix, le suivi de la production, le contrôle qualité, la conformité et les tests des produits, l'expédition et la logistique, etc.
2. Comparaison entre agent de sourcing et société de sourcing
Sur le marché mondial, on confond souvent ces deux termes. Par exemple, si vous cherchez quelqu'un pour vous trouver des fournisseurs, vous pouvez dire indifféremment « j'ai besoin d'un agent de sourcing » ou « une société de sourcing ». Pourtant, il s'agit bien de deux concepts différents.
1) Agent d'approvisionnement
Une option pour faire appel à un agent de sourcing est de l'embaucher individuellement ; il peut alors travailler à temps plein pour vous. Généralement, cet agent de sourcing indépendant travaille à domicile ou dans un petit bureau avec une ou deux personnes seulement.
Certains d'entre eux ont peut-être travaillé pour des sociétés commerciales ou des entreprises de sourcing pendant plusieurs années. Ces agents de sourcing indépendants sont présents sur de nombreuses plateformes de freelancing (telles qu'Upwork, Fiverr, etc.), et certains possèdent même leur propre page Google.
2) Société d'approvisionnement
Une société d'approvisionnement est aussi appelée agence d'approvisionnement. Le principe est simple : une agence d'approvisionnement s'appuie sur une équipe de spécialistes compétents et des services bien organisés (expédition, entrepôt, contrôle qualité, etc.). Elle peut ainsi gérer simultanément de nombreux clients et optimiser l'utilisation des ressources des fournisseurs.
La plupart des entreprises d'approvisionnement se trouvent dans des zones industrielles. Par exemple, Yiwu, Guangzhou et Shenzhen abritent la majorité des agents et entreprises d'approvisionnement chinois.
En résumé, les agents et les sociétés d'approvisionnement fonctionnent comme intermédiaires entre les acheteurs et les fournisseurs ; le choix de l'intermédiaire à utiliser dépend de vos préférences.
3. Qui a besoin d'un agent/d'une entreprise de sourcing ?
1) Les personnes qui n'ont aucune expérience en matière d'importation
L'importation depuis l'étranger implique de nombreux aspects complexes, comme la recherche des bons fournisseurs, le suivi de la production, les tests et le contrôle qualité des produits, ainsi que la gestion du transport, etc.
Si vous n'avez aucune expérience en matière d'achats à l'étranger, vous pouvez faire appel à un agent/une société d'approvisionnement pour vous aider à démarrer votre première expérience d'importation.
2) Les personnes qui gèrent plusieurs catégories de produits
Trouver deux fournisseurs fiables pour un seul produit peut vous amener à contacter plus de dix fournisseurs. Si vous recherchez dix produits, vous devrez contacter au moins une centaine de fournisseurs et vérifier leurs références. Dans ce cas, un agent ou une société de sourcing peut non seulement effectuer ce travail fastidieux plus efficacement, mais aussi regrouper tous les produits dont vous avez besoin.
3) Grandes surfaces, supermarchés
Cela signifie-t-il qu'un grand importateur, disposant de fonds importants et d'une grande expérience, n'a pas besoin d'un agent d'approvisionnement ? Certainement pas ! Les grandes entreprises en ont également besoin pour mieux gérer leurs chaînes d'approvisionnement.
Prenons l'exemple des chaînes de supermarchés : elles doivent acheter des milliers de catégories de produits. Il leur est quasiment impossible de se rendre dans chaque usine et d'acheter chaque produit elles-mêmes.
Les géants de la distribution comme Walmart et Target s'approvisionnent tous auprès d'agents d'approvisionnement ou de sociétés de négoce.
4) Les personnes qui commercialisent des produits dans des catégories spécifiques
En plus Articles de première nécessitéIl existe des catégories de produits spécifiques, comme les matériaux de construction, la chimie, la pharmacie, etc. Prenons l'exemple de l'industrie chimique et pharmaceutique chinoise : il est assez difficile d'y trouver des fournisseurs, que ce soit lors de salons ou en ligne. Il est donc conseillé de faire appel à une agence de sourcing ou à une société de négoce spécialisée dans ce secteur pour vous accompagner dans vos démarches.
Trois avantages du recours à des agents/entreprises de sourcing
Un agent/une entreprise d'approvisionnement fiable joue un rôle important dans les achats du commerce international.
a. Ils peuvent trouver des fournisseurs proposant des prix compétitifs et une bonne qualité. Un bon agent d'approvisionnement peut vous aider à trouver des fabricants compétents et fiables. En effet, un bon agent ou une bonne entreprise dispose déjà d'un vaste réseau d'usines qualifiées que vous ne trouverez peut-être pas en ligne.
b. Ils peuvent améliorer l'efficacité de l'approvisionnement. Un agent ou une entreprise d'approvisionnement locale peut vous aider à surmonter les barrières culturelles et linguistiques. Il sait précisément ce que vous recherchez, négocie avec les fournisseurs les détails des produits et vous transmet ensuite l'information en anglais courant, ce qui réduit considérablement les coûts de communication.
c. Réduisez les risques liés à l'importation depuis l'étranger. Un bon agent/une bonne entreprise d'approvisionnement doit posséder une solide expérience en matière de production, de contrôle qualité, de certifications de conformité, de réglementation des procédures d'import-export et d'expédition internationale.
4. Quels sont les principaux services fournis par les agents de sourcing ?
Les frais de sourcing varient selon l'étendue des prestations confiées à l'agent. Il est donc essentiel de bien définir le périmètre et les tarifs avant toute collaboration, afin d'éviter tout litige éventuel. C'est pourquoi je consacre un chapitre entier à la présentation des services d'agents/sociétés de sourcing.
Voici les principaux services proposés par la plupart des agents de sourcing :
1) Recherche de fournisseurs de produits
Le service de base de tout agent d'approvisionnement consiste à vérifier et sélectionner le fournisseur répondant aux exigences de ses clients. Il négociera ensuite avec le fournisseur au nom de l'acheteur afin d'obtenir le meilleur prix et de confirmer les détails de la production.
Cependant, certains acheteurs peuvent s'interroger sur la nécessité pour l'agent/la société d'approvisionnement de leur communiquer les informations relatives aux fournisseurs. Certains soupçonnent même l'agent de les tromper ou de s'enrichir indûment en ne leur fournissant pas ces informations.
Je tiens à vous expliquer que la communication des informations du fournisseur à l'acheteur dépend du modèle de service de l'agent d'approvisionnement.
agent de sourcing individuel
On peut trouver des agents de sourcing indépendants sur Fiverr ou Upwork, généralement rémunérés au forfait (à l'heure ou à la journée) ou à la commission pour un projet. Ce mode de collaboration est comparable au recours à un assistant de sourcing à l'étranger.
En substance, c'est l'acheteur qui paie le salaire pour obtenir les informations sur le fournisseur ; il incombe donc à l'agent de fournir les coordonnées du fournisseur à son supérieur. L'acheteur et les acheteurs eux-mêmes communiqueront avec les fournisseurs pour négocier le prix.
Société/agence de sourcing
S'il s'agit d'une société ou d'une agence d'approvisionnement, celle-ci ne communiquera pas directement les informations du fournisseur à l'acheteur. Voici les deux principales raisons.
Premièrement, ces fournisseurs de qualité constituent leurs ressources accumulées (y compris celles que l'on ne trouve pas sur les sites web B2B), ce qui explique pourquoi vous pouvez obtenir un prix compétitif auprès de la société d'approvisionnement.
Deuxièmement, ils facturent leurs frais de service en fonction d'un certain pourcentage de la valeur totale des marchandises, c'est-à-dire que c'est leur modèle de profit.
2) Assurer le suivi de la production, contrôler la qualité et organiser l'expédition
Une fois un fournisseur adéquat trouvé, la production peut commencer. L'agent ou la société d'achat coordonne la production afin de garantir le respect des délais et des normes de qualité les plus strictes. Elle assure également le contrôle qualité, en collaborant avec des sociétés spécialisées pour inspecter les produits finis et minimiser les défauts avant expédition. La dernière étape consiste à organiser le transport, ce qui requiert une expertise en négociation de prix compétitifs et en obtention des documents et certificats nécessaires au dédouanement. Ces services sont généralement fournis par des agents ou des sociétés d'achat ; vous pouvez choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins.
3) Autres services
Outre les services classiques mentionnés ci-dessus, certaines grandes sociétés d'approvisionnement professionnelles proposent également des solutions de marque privée, notamment en ce qui concerne les aspects suivants :
•Personnaliser le produit
•Personnalisation des emballages/étiquettes
• Photographies de produits gratuites pour le e-commerce
En résumé, ce secteur compte de bons et de mauvais agents d'approvisionnement. De ce fait, de nombreux acheteurs hésitent à recourir à ce service. Il est donc essentiel de trouver un agent d'approvisionnement fiable pour une collaboration à long terme et une chaîne d'approvisionnement stable.
5. Comment un agent ou une société de sourcing facture-t-il ses services ?
Vous savez, c'est une question intéressante : comment un agent de sourcing facture-t-il ses services ? Il n'existe pas de tarif standard, car il y a des milliers d'entreprises et d'agents de sourcing indépendants dans le monde. Les honoraires varient considérablement selon l'étendue des services, les modes de collaboration, la catégorie de produits et le montant de la commande.
De nombreux agents d'achat attirent les clients avec des frais de service réduits, voire la gratuité pour une première commande. Cependant, l'acheteur constate finalement que le coût total d'approvisionnement (coût du produit + frais de livraison + temps passé) est loin d'être négligeable. De plus, il peut recevoir des marchandises non conformes, même si l'agent affirme avoir effectué un contrôle qualité.
Pour vous donner une idée générale des frais de service de sourcing, j'ai présenté ci-dessous 4 méthodes de facturation courantes des agents de sourcing.
1) Salaire fixe pour chaque projet ou pour une période déterminée
De nombreux agents de sourcing indépendants facturent un forfait par produit ou pour une période donnée (semaine/mois). Leurs tarifs sont généralement inférieurs à 50 $ par produit. Plutôt avantageux, non ? De plus, vous pouvez discuter directement avec vos fournisseurs, discuter de vos produits et nouer une relation commerciale. L'inconvénient ? Ces agents manquent souvent de professionnalisme et les fournisseurs qu'ils proposent ne sont généralement pas les plus compétitifs.
Certains acheteurs expérimentés préfèrent engager un agent d'approvisionnement à temps plein pendant quelques semaines ou quelques mois pour effectuer des tâches simples telles que la recherche de fournisseurs, la traduction et la communication avec ces derniers. Si vous souhaitez importer de Chine, vous pouvez engager un agent d'achat spécialisé en Chine à temps plein pour environ 800 $ par mois.
2) Aucun frais supplémentaire, mais profitez de la différence de prix
De nombreux agents d'approvisionnement indépendants ou sociétés d'approvisionnement utilisent ce mode de facturation. Dans ce cas, l'agent peut généralement proposer des fournisseurs de qualité à des prix plus compétitifs ou offrant des produits de meilleure qualité, fournisseurs qu'il serait impossible pour l'acheteur de trouver par les voies traditionnelles, comme certains sites web B2B.
En conséquence, si les acheteurs pouvaient trouver eux-mêmes leurs prix compétitifs, ils ne feraient jamais appel à de tels agents d'approvisionnement.
3) Frais de service en pourcentage de la valeur du produit
L'approche la plus courante consiste pour les agents ou entreprises d'achat à facturer un pourcentage de la valeur totale de la commande pour les services complémentaires qu'ils fournissent, tels que le suivi de la production, le contrôle qualité, l'organisation du transport et le groupage. Ils perçoivent donc des frais de service correspondant à un pourcentage de la valeur des marchandises. En Chine, ces frais s'élèvent généralement à 5-10 % de la valeur totale de la commande. De plus, ils varient considérablement selon la catégorie de produits et le volume de la commande. Par exemple, pour des produits très concurrentiels et populaires comme l'acier, ou si le montant de la commande dépasse 500 000 USD, les frais de service peuvent avoisiner les 3 %, voire être inférieurs. Les entreprises d'achat sont généralement réticentes à accepter des frais de service inférieurs à 5 % pour les biens de consommation courante. Si certaines sociétés d'approvisionnement peuvent attirer les clients avec des frais de service de 3 % ou moins, ces derniers constatent souvent que les prix des produits sont bien plus élevés que ceux pratiqués par la plupart des fournisseurs en ligne, comme ceux d'Alibaba. Il arrive même qu'ils reçoivent un échantillon initial parfait, mais finalement une marchandise de mauvaise qualité.
6. Quelles sont les combines des mauvais agents de sourcing ? Pots-de-vin, commissions occultes, etc.
Passons maintenant à la partie qui intéresse tout le monde. Vous avez sans doute entendu parler des pratiques douteuses des agents/sociétés d'approvisionnement, comme l'acceptation de pots-de-vin ou de commissions occultes de la part des fournisseurs, ce qui dissuade les acheteurs d'y recourir. Je vais donc vous dévoiler les techniques courantes utilisées par ces agents.
Pots-de-vin et commissions occultes de la part des fournisseurs
Tout d'abord, les pots-de-vin ou les commissions occultes peuvent concerner soit des agents d'approvisionnement individuels, soit des entreprises d'approvisionnement. Si l'acheteur et l'agent/l'entreprise d'approvisionnement se sont entendus sur le prix du produit et la transparence des informations relatives au fournisseur au début de leur collaboration, et que l'agent demande malgré tout un pot-de-vin au fournisseur, il s'agit d'un acte illégal et contraire à l'éthique.
Par exemple, supposons que vous obteniez deux prix égaux des fournisseurs A et B. Si le fournisseur B verse une commission à l'agent d'approvisionnement, ce dernier choisira probablement le fournisseur B, que la qualité de son produit soit bonne ou non. Si votre agent d'approvisionnement accepte une commission, vous risquez de vous retrouver dans les situations suivantes :
•Les marchandises que vous avez reçues ne répondent pas à vos exigences de qualité, ou il s'agit d'un produit non conforme aux exigences de certification de votre marché et donc illégal à importer et à vendre.
• En cas de litige concernant la qualité d'un produit, votre agent d'approvisionnement ne prendra pas votre parti ni ne tentera de défendre vos intérêts, mais il est plus probable qu'il excuse le fournisseur pour diverses raisons.
Un bon agent ou une bonne entreprise d'approvisionnement joue donc un rôle crucial dans la gestion de votre chaîne logistique. Outre le fait de vous aider à obtenir des prix compétitifs, elle se charge également du suivi, car la qualité du service est au cœur de son modèle économique. Quant aux agents d'approvisionnement indépendants qui n'interviennent que ponctuellement, je ne peux garantir la qualité de leurs prestations.
7. Où trouver un agent de sourcing pour différents types d'entreprises
Vous vous demandez peut-être où trouver un agent d'achat fiable ? Ne vous inquiétez pas, je vais vous indiquer trois endroits où trouver un agent/une entreprise d'approvisionnement.
1) Google
Face à un problème, la plupart des gens ont le réflexe de faire une recherche sur Google. En effet, Google s'avère souvent utile et fournit des informations précieuses. Si vous souhaitez trouver un agent d'approvisionnement dans un pays comme la Chine, il vous suffit de taper « agent d'approvisionnement Chine » pour obtenir une liste d'entreprises chinoises dans les résultats de recherche.
Lorsque vous consultez un site de sourcing, portez une attention particulière au contenu, à l'ancienneté, aux photos de l'entreprise, aux coordonnées, à la taille de l'équipe, à l'infrastructure, aux avis et témoignages clients, aux blogs, etc. Seule une équipe professionnelle investira suffisamment d'argent et d'énergie pour optimiser son site web sur Google.
2) Upwork / Fiverr
Upwork et Fiverr sont des plateformes de freelancing où vous pouvez trouver des agents de sourcing indépendants. Certains exercent cette activité à temps partiel ; ils vous aident à trouver un fournisseur et vous fournissent un rapport sur celui-ci. Il vous faudra ensuite contacter le fournisseur et gérer vous-même le suivi.
Ces agents de sourcing indépendants peuvent apparaître et disparaître tout aussi rapidement. Il convient donc d'être particulièrement vigilant quant au paiement de leurs honoraires.
3) Foires
Outre la recherche d'agents d'approvisionnement en ligne, vous pouvez également vous rendre à des salons professionnels. Par exemple, si vous souhaitez importer de Chine et trouver un agent d'importation chinois, vous pouvez visiter la Foire de Canton, la Foire de Hong Kong et la Foire internationale de Yiwu, etc.
Mais la recherche d'une entreprise d'approvisionnement lors d'un salon est plus adaptée aux grands importateurs, qui sont plus susceptibles de dépenser des millions de dollars en achats chaque année et qui ont besoin d'importer des centaines, voire des milliers, de types de produits différents.
Si vous êtes un importateur de petite ou moyenne taille, avec un budget d'achats annuel de seulement quelques dizaines de milliers de dollars, les fournisseurs présents sur les salons peuvent refuser votre commande ou faire appel à un agent d'approvisionnement non professionnel.
8. Conseils pratiques pour trouver un agent ou une entreprise de sourcing fiable
Conseil 1 : Choisissez un agent d’approvisionnement chinois plutôt qu’un agent d’approvisionnement basé dans d’autres pays (États-Unis, Royaume-Uni, Inde, etc.).
La Chine étant le premier exportateur mondial de biens de consommation, les agents d'approvisionnement chinois représentent la majorité des agents mondiaux. Je les classerai donc en deux catégories : les agents d'approvisionnement chinois et les agents d'approvisionnement non chinois. Quelles sont leurs différences ? Lesquels choisir ? Examinons leurs avantages et leurs inconvénients respectifs.
Les avantages et les inconvénients des agents d'approvisionnement non chinois
Comment fonctionnent les agents d'approvisionnement basés à l'étranger ? Généralement, ce sont des ressortissants d'un pays donné qui aident les acheteurs de leur pays à se procurer des produits auprès d'autres pays d'Asie ou d'Asie du Sud-Est, tels que la Chine, le Vietnam, l'Inde, la Malaisie, etc.
Ils disposent généralement de bureaux aussi bien dans le pays acheteur que dans leur propre pays. L'équipe, composée généralement de plusieurs personnes, travaille principalement pour de grands acheteurs.
Si vous êtes aux États-Unis, choisissez un agent d'approvisionnement local et vous n'aurez pas à vous soucier des barrières linguistiques et culturelles entre vous et cet agent, ce qui améliorera l'efficacité de la communication.
Pour les commandes importantes, il peut être judicieux de faire appel à un agent d'approvisionnement dans votre pays. Toutefois, ces agents sont parfois réticents envers les petites entreprises, en raison de leurs commissions ou de leurs marges élevées.
Les avantages et les inconvénients des agents d'approvisionnement chinois
Comparativement aux agents d'approvisionnement non chinois, les commissions et les bénéfices des agents d'approvisionnement chinois sont nettement inférieurs. De plus, ils disposent d'équipes d'approvisionnement plus professionnelles et d'un réseau de fournisseurs chinois plus étendu.
Cependant, en raison des différences linguistiques, la communication avec eux pourrait être moins fluide qu'avec vos agents locaux. De plus, le secteur du sourcing chinois regroupe des agents de qualité variable, ce qui rend difficile le choix des bons.
Conseil 2 : Choisissez des agents d’approvisionnement spécialisés dans un article particulier.
Si vous souhaitez importer une grande variété de produits de consommation courante, choisissez une société d'approvisionnement qui a déjà approvisionné de nombreux clients en biens de consommation courante.
Si vous vous spécialisez dans l'importation de certains produits industriels, adressez-vous à un agent d'approvisionnement spécialisé dans ce secteur, comme les matériaux de construction ou les produits médicaux. Ces agents disposent généralement d'un vaste réseau de fournisseurs de qualité et peuvent vous prodiguer des conseils avisés en matière d'achat et de production.
Conseil n° 3 : Choisissez l’agent d’approvisionnement situé à proximité du pôle industriel.
Chaque pays possède ses propres pôles industriels, qui sont des regroupements d'entreprises similaires et apparentées dans une zone géographique définie.
Par exemple, si vous souhaitez acheter des produits de consommation courante en provenance de Chine, un agent d'approvisionnement basé à Yiwu est un bon choix. En revanche, pour les vêtements, un agent d'approvisionnement à Guangzhou sera plus avantageux.
Se situer à proximité d'un pôle industriel facilite les contacts avec les usines et réduit les coûts intermédiaires, tels que les frais de transport et les coûts de contrôle qualité. Par exemple, pour l'achat de produits électroniques, les agents d'approvisionnement à Yiwu ne seront pas plus avantageux en termes de prix que ceux de Shenzhen.
Si vous souhaitez vous approvisionner en produits en provenance de Chine, voici un tableau des pôles industriels pour certaines catégories d'industries en Chine, à titre de référence.
Catégorie industrielleCluster CadeauYiwuProduits numériques et électroniquesShenzhenVêtements pour enfantsZhili, Jimo, GuangdongQuincaillerieYongkangCosmétiquesGuangzhouTextiles de maisonTongxiang, NantongArticles de cuisineTongxiang, ChaozhouDécoration intérieureFoshanProduits primaires/matières premières en vracYuyao (produits en plastique), Dongguan (revêtements)TextileGuangzhou, ShaoxingEmballageCangnan, Wenzhou.
Conseil n°4 : Demandez à l’agent/à l’entreprise de recrutement s’il peut vous fournir des références de clients satisfaits.
Un bon agent d'approvisionnement, qui apporte une réelle valeur ajoutée, compte de nombreux clients satisfaits et sera ravi de vous les communiquer. Il est donc important de vérifier ses points forts : est-il doué pour trouver les meilleurs prix, inspecter les produits et offrir un service de qualité ?
Conseil n° 5 : Choisissez l’agent d’approvisionnement ayant une plus longue expérience dans ce domaine.
L'expérience en matière de sourcing est un facteur essentiel à prendre en compte. Un agent indépendant ayant dix ans d'expérience sera bien plus compétent et fiable qu'une agence de sourcing existant depuis seulement quelques mois.
Son ancienneté dans le secteur des affaires témoigne de son expérience et de sa fiabilité. Cela signifie qu'il a toujours fourni à ses clients des prestations de qualité. Outre son expertise dans le choix des fournisseurs, il doit également posséder d'excellentes compétences en matière de contrôle qualité, de logistique et d'audit.