0102030405
Inkoopagent 101: Wie zijn ze? Hoe werken ze? Hoe berekenen ze hun kosten?
2023-12-27
Tegenwoordig, InkoopagentKleine bedrijven spelen een steeds belangrijkere rol in het beheer van internationale toeleveringsketens. Veel kleine bedrijven zijn echter nog steeds onzeker over inkoopagenten, met name door de onduidelijke en verouderde informatie die online te vinden is. Daarom heb ik de 8 meest gestelde vragen van kopers over inkoopagenten op een rijtje gezet en de meest objectieve antwoorden gegeven.
1. Wat is een sourcing agent of InkoopbedrijfEen bedrijf? Wat doen ze?
Een sourcing agent is een persoon of bureau dat namens een koper goederen inkoopt, oftewel producten koopt die de koper zelf niet kan verkrijgen. Sourcing agents/bedrijven zijn vaak nodig in de internationale handel.
In de traditionele zin van het woord zoekt een inkoopagent uitsluitend leveranciers voor zijn klant. De diensten die inkoopagenten leveren, kunnen onder andere bestaan uit het selecteren van de juiste leverancier, prijsonderhandelingen, het opvolgen van de productie, kwaliteitscontrole, productconformiteit en -testen, verzending en logistiek, enzovoort.
2. Vergelijking tussen sourcingagent en sourcingbedrijf
Op de wereldmarkt worden deze twee woorden vaak door elkaar gebruikt. Als je bijvoorbeeld iemand zoekt die voor je inkoopt, kun je zeggen: "Ik heb een 'sourcing agent' of een 'sourcing company' nodig", het maakt niet uit. Maar in werkelijkheid zijn dit twee verschillende begrippen.
1) Inkoopagent
Een van de mogelijkheden om een sourcingagent in te huren, is op individuele basis. Deze agent kan dan fulltime voor u werken. Meestal werkt deze zelfstandige sourcingagent vanuit huis of in een klein kantoor met slechts één of twee medewerkers.
Sommigen van hen hebben wellicht jarenlang voor handelsondernemingen of sourcingbedrijven gewerkt. Deze onafhankelijke sourcingagenten zijn te vinden op diverse freelanceplatforms (zoals Upwork, Fiverr en andere), en sommigen hebben zelfs een eigen Google-pagina.
2) Inkoopbedrijf
Een andere benaming voor een sourcingbedrijf is een sourcingbureau. Het is eenvoudig te begrijpen: een sourcingorganisatie wordt ondersteund door een team van deskundige sourcingmedewerkers en goed georganiseerde afdelingen zoals verzending, magazijnbeheer en kwaliteitscontrole. Ze zijn in staat om meerdere kopers tegelijk te bedienen en de middelen van leveranciers efficiënter te benutten.
De meeste inkoopbedrijven zijn gevestigd in industriële clusters. Zo bevinden zich bijvoorbeeld de meeste Chinese inkoopagenten en -ondernemingen in Yiwu, Guangzhou en Shenzhen.
Samengevat fungeren inkoopagenten en inkoopbureaus als tussenpersonen tussen kopers en leveranciers; de keuze voor een van deze partijen hangt af van uw persoonlijke voorkeuren.
3. Wie heeft een inkoopagent/bedrijf nodig?
1) Mensen die geen ervaring hebben met importeren
Importeren vanuit het buitenland brengt te veel gecompliceerde aspecten met zich mee, zoals het vinden van de juiste leveranciers, het opvolgen van de productie, producttesten en kwaliteitscontrole, en het regelen van de verzending, enzovoort.
Als u geen ervaring heeft met internationale inkoop, kunt u een inkoopagent of -bedrijf inschakelen om u te helpen bij uw eerste importtraject.
2) Mensen die met meerdere productcategorieën te maken hebben.
Voor één product moet u mogelijk contact opnemen met meer dan tien leveranciers om twee betrouwbare leveranciers te vinden. Stel dat u tien producten zoekt, dan moet u minstens honderd leveranciers benaderen en hun betrouwbaarheid controleren. In dat geval kan een inkoopagent of -bedrijf niet alleen dit tijdrovende werk efficiënter voor u doen, maar ook alle benodigde goederen voor u verzamelen en bundelen.
3) Grote detailhandelszaken, supermarkten
Betekent dit dat een grote importeur met ruime financiële middelen en veel ervaring geen inkoopagent nodig heeft? Absoluut niet! Ook grote bedrijven hebben inkoopagenten nodig om hun toeleveringsketens beter te beheren.
Neem bijvoorbeeld de supermarktketens; zij moeten duizenden productcategorieën inkopen. Het is vrijwel onmogelijk voor hen om naar elke fabriek te gaan en elk product zelf aan te schaffen.
Grote winkelketens zoals Walmart en Target betrekken hun producten via inkoopagenten of handelsondernemingen.
4) Mensen die handelen in speciale productcategorieën
Daarnaast Dagelijkse benodigdhedenEr zijn enkele specifieke productcategorieën, zoals bouwmaterialen, chemie, medicijnen, enzovoort. Neem bijvoorbeeld de Chinese chemie- en geneesmiddelenindustrie: het is behoorlijk moeilijk om leveranciers te vinden, noch op beurzen, noch online. Daarom moet je een inkoopbureau of handelsonderneming inschakelen die gespecialiseerd is in die sector om je te helpen bij je zakelijke activiteiten.
Drie voordelen van het inschakelen van sourcingbureaus/bedrijven
Een betrouwbare inkoopagent/bedrijf speelt een belangrijke rol bij internationale handelsinkopen.
a. Ze kunnen leveranciers vinden die een concurrerende prijs en goede kwaliteit bieden. Een goede inkoopagent kan u helpen bij het vinden van bekwame en betrouwbare fabrikanten. Een goede agent/bedrijf beschikt namelijk al over een groot netwerk van gekwalificeerde fabrieken die u online mogelijk niet vindt.
b. Ze kunnen de efficiëntie van het inkoopproces verbeteren. Een lokale inkoopagent/bedrijf kan u helpen culturele en taalbarrières te overbruggen. Hij weet precies wat u wilt en onderhandelt met leveranciers over de productdetails. Vervolgens brengt hij de boodschap vloeiend in het Engels aan u over, wat de communicatiekosten aanzienlijk verlaagt.
c. Verlaag uw risico bij import uit het buitenland. Een goede inkoopagent/bedrijf moet ervaring hebben met productproductie, kwaliteitscontrole, naleving van certificeringen, import- en exportregels en internationale verzending.
4. Welke diensten leveren inkoopagenten doorgaans?
De kosten voor een sourcing-service variëren afhankelijk van de omvang van de werkzaamheden die u aan het bureau uitbesteedt. Zorg er daarom voor dat u de omvang van de dienstverlening en de kosten duidelijk afspreekt voordat u met de samenwerking begint, om eventuele geschillen te voorkomen. Daarom wijd ik een apart hoofdstuk aan de diensten van sourcing-bureaus.
Hieronder volgen de belangrijkste diensten die de meeste inkoopagenten aanbieden:
1) Productleveranciers zoeken
Het is de basisdienst van elke inkoopagent om de leverancier te controleren en te selecteren die aan de eisen van hun klanten voldoet. Vervolgens onderhandelen ze namens de koper met de leverancier om de beste prijs te verkrijgen en de productiedetails te bevestigen.
Sommige kopers zitten echter in een lastig dilemma over de vraag of de inkoopagent/het inkoopbedrijf hen de leveranciersinformatie wel of niet moet verstrekken. Sommigen denken zelfs dat de agent hen oplicht of op een dubieuze manier geld verdient door de leveranciersinformatie niet te delen.
Laat me u hier uitleggen dat het al dan niet verstrekken van leveranciersinformatie aan de koper afhangt van het servicemodel van de inkoopagent.
Individuele inkoopagent
Sommige individuele sourcing-agenten zijn te vinden op Fiverr of Upwork. Zij worden doorgaans betaald met een vast salaris (per uur/dag) of een vaste commissie per project. Deze manier van samenwerken is vergelijkbaar met het vinden van een sourcing-assistent in een ander land.
In wezen betaalt de koper het salaris om de leveranciersinformatie te verkrijgen, dus het is de plicht van de agent om de contactgegevens van de leverancier aan zijn baas – de koper – te verstrekken, en de kopers zullen vervolgens zelf met de leveranciers communiceren om over de prijs te onderhandelen.
Inkoopbedrijf/bureau
Als het een inkoopbedrijf/bureau betreft, zullen ze de leveranciersinformatie niet rechtstreeks aan de koper verstrekken. De twee belangrijkste redenen hiervoor zijn de volgende.
Ten eerste zijn deze kwaliteitsleveranciers hun verzamelde bronnen (waaronder leveranciers die niet op B2B-websites te vinden zijn), waardoor u een concurrerende prijs kunt krijgen van het inkoopbedrijf.
Ten tweede berekenen ze hun servicekosten als een bepaald percentage van de totale waarde van de goederen; dit is dus hun winstmodel.
2) De productie opvolgen, de kwaliteit controleren en de verzending regelen.
Zodra een geschikte leverancier is gevonden, kan de productie van de goederen beginnen. De inkoopagent/het inkoopbedrijf helpt bij de coördinatie om ervoor te zorgen dat de fabriek de productie op tijd en volgens hoge kwaliteitsnormen afrondt. Ze bieden ook kwaliteitscontroles aan, in samenwerking met kwaliteitsinspectiebedrijven, om de afgewerkte producten te inspecteren en defecten vóór verzending te minimaliseren. De laatste stap is het regelen van de verzending, waarvoor expertise nodig is in het onderhandelen over concurrerende prijzen en het verkrijgen van de benodigde documenten en productcertificaten voor de douaneafhandeling. Deze diensten worden doorgaans aangeboden door inkoopagenten/inkoopbedrijven en u kunt de partij kiezen die het beste bij uw behoeften past.
3) Overige diensten
Naast de bovengenoemde standaarddiensten bieden sommige grote professionele inkoopbedrijven ook private label-oplossingen aan, waaronder, maar niet beperkt tot, de volgende aspecten:
•Pas het product aan
• Verpakking/etiketten op maat
•Gratis productfotografie voor e-commerce
Kortom, er zijn zowel goede als slechte inkoopagenten in deze branche. Dit leidt ertoe dat veel kopers huiverig zijn om gebruik te maken van inkoopdiensten. Daarom is het belangrijk om een betrouwbare inkoopagent te vinden voor een langdurige samenwerking en een stabiele toeleveringsketen.
5. Hoe berekent een sourcingagent of sourcingbedrijf zijn kosten?
Wist je dat dit een interessante vraag is: hoe berekent een sourcingagent zijn tarieven? Er is geen standaardtarief, omdat er duizenden sourcingbedrijven en individuele sourcingagenten over de hele wereld zijn. De kosten van een sourcingagent variëren sterk, afhankelijk van de omvang van de dienstverlening, de samenwerkingsvormen, de productcategorie en de orderwaarde.
Veel inkoopagenten/bedrijven lokken klanten met lage servicekosten, soms zelfs gratis service voor proefbestellingen, maar de koper komt er uiteindelijk achter dat de totale inkoopkosten (productkosten + verzendkosten + tijdskosten) helemaal niet zo laag zijn. Bovendien kan de koper onbevredigende goederen ontvangen, ondanks de bewering van de agent dat er een kwaliteitscontrole is uitgevoerd.
Om een algemeen beeld te geven van de kosten voor sourcingdiensten, heb ik hieronder vier veelvoorkomende factureringsmethoden van sourcingbureaus beschreven.
1) Vast salaris per project of voor een bepaalde periode
Veel individuele inkoopagenten rekenen een vast bedrag per product of voor een bepaalde periode (week/maand). Meestal minder dan $50 per product. Best goedkoop, toch? En je kunt rechtstreeks met je leveranciers over je producten praten en een zakelijke relatie opbouwen. Het nadeel is dat deze agenten meestal niet professioneel zijn en dat de leveranciers die ze vinden vaak niet de meest kostenefficiënte zijn.
Sommige ervaren inkopers geven er de voorkeur aan om een individuele, fulltime inkoopagent voor een paar weken of maanden in te huren om eenvoudige inkooptaken uit te voeren, zoals het vinden van leveranciers, vertalen en communiceren met de leveranciers. Als u wilt importeren uit China, kunt u een fulltime Chinese inkoopagent inhuren voor ongeveer $800 per maand die exclusief voor u werkt.
2) Geen extra kosten, maar wel profiteren van het prijsverschil
Veel individuele inkoopagenten of inkoopbureaus gebruiken deze methode. In dergelijke gevallen kan de inkoopagent doorgaans goede leveranciers met concurrerendere prijzen of een betere productkwaliteit aanbieden, die de koper via normale kanalen, zoals bepaalde B2B-websites, niet zou kunnen vinden.
Als kopers daarentegen zelf concurrerende prijzen zouden kunnen vinden, zouden ze dergelijke tussenpersonen nooit overwegen.
3) Servicekosten in percentage gebaseerd op de productwaarde
De meest gangbare aanpak is dat inkoopagenten of -bedrijven een percentage van de totale orderwaarde in rekening brengen voor aanvullende diensten zoals productiebewaking, kwaliteitscontrole, verzendingsregelingen en consolidatie. Ze berekenen dus een bepaald percentage van de waarde van de goederen als servicekosten. In China liggen de servicekosten doorgaans tussen de 5 en 10% van de totale orderwaarde. De hoogte van de servicekosten is sterk afhankelijk van de productcategorie en de ordergrootte. Zo kunnen de servicekosten voor zeer concurrerende en populaire producten zoals staal, of bij een orderbedrag van meer dan US$ 500.000, rond de 3% liggen, of zelfs lager. Inkoopbedrijven zijn over het algemeen terughoudend om servicekosten van minder dan 5% te accepteren voor dagelijkse consumptiegoederen. Hoewel sommige inkoopbedrijven klanten lokken met servicekosten van 3% of minder, merken klanten vaak dat de productprijzen veel hoger liggen dan bij de meeste online leveranciers, zoals Alibaba. Of, zelfs als ze in eerste instantie een perfect monster ontvangen, kunnen ze goederen van lage kwaliteit krijgen.
6. Welke trucs gebruikt een slechte sourcingagent? Steekpenningen, omkoping, enz.
En nu eindelijk het gedeelte waar iedereen om geeft. Je hebt vast al veel gehoord over de schaduwkant van inkoopagenten/bedrijven, zoals het aannemen van steekpenningen of smeergeld van leveranciers, waardoor kopers bang zijn om met inkoopagenten in zee te gaan. Ik zal hieronder de meest voorkomende trucs van inkoopagenten onthullen.
Steekpenningen en omkoping van leveranciers
Allereerst komen steekpenningen of omkoping voor bij individuele inkoopagenten of inkoopbedrijven. Als de koper en de inkoopagent/het inkoopbedrijf aan het begin van de samenwerking afspraken hebben gemaakt over de productprijs en de transparantie van leveranciersinformatie, en de agent vraagt de leverancier vervolgens toch om een steekpenning, dan is dat illegaal en onethisch.
Stel bijvoorbeeld dat u twee gelijke prijzen ontvangt van leverancier A en leverancier B. Als leverancier B een commissie aan de inkoopagent aanbiedt, zal de agent waarschijnlijk voor B kiezen, ongeacht of de productkwaliteit van B goed is of niet. Als uw inkoopagent een commissie accepteert, kunt u in de volgende situaties terechtkomen:
•De goederen die u hebt ontvangen voldoen niet aan uw kwaliteitseisen, of het betreft producten die niet voldoen aan de certificeringseisen in uw markt en daarom illegaal zijn om te importeren en te verkopen.
•Als er een geschil ontstaat over de productkwaliteit, zal uw inkoopagent niet aan uw kant staan of proberen uw belangen te verdedigen, maar eerder de leverancier om diverse redenen vrijpleiten.
Een goede inkoopagent/bedrijf speelt dus een belangrijke rol in uw supply chain management. Naast het helpen verkrijgen van concurrerende productprijzen, zorgen ze ook voor de opvolging, omdat goede service de kern van hun concurrentievermogen vormt. Wat betreft individuele inkoopagenten die mogelijk eenmalig zaken doen, kan ik de kwaliteit van hun dienstverlening niet garanderen.
7. Waar vind ik inkoopagenten voor verschillende soorten bedrijven?
Je vraagt je misschien af: waar vind ik een betrouwbare inkoopagent? Geen zorgen, ik laat je drie plekken zien waar je een inkoopagent/bedrijf kunt vinden.
1) Google
Zoeken op Google is voor de meeste mensen het eerste waar ze aan denken als ze een probleem tegenkomen. En inderdaad, Google helpt in de meeste gevallen, het geeft nuttige informatie. Als je bijvoorbeeld een sourcing agent in een bepaald land wilt vinden, zoals China, kun je gewoon "China sourcing agent" intypen en je krijgt een lijst met Chinese sourcingbedrijven in de zoekresultaten.
Wanneer je een van de sourcingwebsites bekijkt, let dan op de inhoud, het aantal jaren dat het bedrijf bestaat, bedrijfsfoto's, contactgegevens, teamgrootte, infrastructuur, klantrecensies en -getuigenissen, blogs, enzovoort. Alleen een professioneel team investeert voldoende geld en energie in het optimaliseren van hun websites voor Google.
2) Upwork / Fiverr
Upwork en Fiverr zijn freelanceplatforms waar je individuele leveranciers kunt vinden. Sommigen doen dit als bijbaan; zij helpen je bij het vinden van een leverancier en leveren een leveranciersrapport. Je moet vervolgens zelf contact opnemen met de leverancier en de vervolgstappen afhandelen.
Omdat een individuele sourcingagent snel kan opduiken, kan hij ook snel weer verdwijnen. Wees daarom extra voorzichtig met individuele agenten als het gaat om het betalen van servicekosten.
3) Beurzen
Naast het online zoeken naar inkoopagenten, kunt u ook beurzen bezoeken. Als u bijvoorbeeld uit China wilt importeren en een Chinese importagent nodig hebt, kunt u de Canton Fair, de Hong Kong Fair of de Yiwu International Fair bezoeken.
Maar het zoeken naar een inkoopbedrijf op een beurs is meer geschikt voor grote importeurs, die doorgaans miljoenen dollars per jaar uitgeven aan inkoop en honderden of duizenden verschillende soorten producten moeten importeren.
Als u een kleine of middelgrote importeur bent met een jaarlijks inkoopbudget van slechts tienduizenden dollars, is de kans groot dat leveranciers op beurzen uw bestelling niet accepteren, of dat ze een onprofessionele inkoopagent voor u inschakelen.
8. Praktische tips voor het vinden van een betrouwbare sourcingagent of sourcingbedrijf
Tip 1: Kies voor een Chinese inkoopagent in plaats van een inkoopagent gevestigd in andere landen (VS, VK, India, enz.).
Aangezien China het grootste exportland van consumptiegoederen is, vormen Chinese inkoopagenten het grootste deel van alle agenten wereldwijd. Daarom zal ik inkoopagenten onderverdelen in twee typen: Chinese inkoopagenten en niet-Chinese inkoopagenten. Wat zijn de verschillen tussen beide? Welke moet je kiezen? Laten we de voor- en nadelen van beide afzonderlijk bekijken.
De voor- en nadelen van niet-Chinese inkoopagenten
Hoe werken inkoopagenten in andere landen? Over het algemeen zijn het inwoners van een bepaald land die kopers in hun eigen land helpen bij de aankoop van producten uit andere Aziatische of Zuidoost-Aziatische landen, zoals China, Vietnam, India, Maleisië, enzovoort.
Ze hebben doorgaans eigen kantoren in zowel het land van aankoop als in hun eigen land. Het team bestaat meestal uit meerdere personen en ze bedienen voornamelijk grote afnemers.
Als u zich in de VS bevindt, kies dan voor een lokale inkoopagent. Zo hoeft u zich geen zorgen te maken over taal- en cultuurbarrières tussen u en de inkoopagent, en verloopt de communicatie efficiënter.
Bij grote bestellingen kunt u overwegen een inkoopagent in uw eigen land in te schakelen. Deze agenten zijn echter niet altijd even behulpzaam voor kleine bedrijven, omdat hun commissies of eigen winstmarges hoog zijn.
De voor- en nadelen van inkoopagenten in China
Vergeleken met niet-Chinese inkoopagenten is de servicecommissie of winstmarge van Chinese inkoopagenten aanzienlijk lager. Bovendien beschikken ze over professionelere inkoopteams en een uitgebreider netwerk van Chinese leveranciers dan niet-Chinese inkoopagenten.
Het kan echter zijn dat ze door taalverschillen niet zo soepel met u kunnen communiceren als uw lokale vertegenwoordigers. Bovendien is de Chinese inkoopsector een mengeling van goede en slechte vertegenwoordigers, waardoor het moeilijk is om de goede te onderscheiden.
Tip 2: Kies inkoopagenten die gespecialiseerd zijn in een bepaald artikel.
Als u veel verschillende soorten dagelijkse consumentenproducten wilt importeren, kies dan een inkoopbedrijf dat al veel dagelijkse consumentengoederen voor eerdere klanten heeft ingekocht.
Als u gespecialiseerd bent in de import van bepaalde industriële producten, zoek dan een inkoopagent die gespecialiseerd is in die branche, zoals bouwmaterialen of medische producten. Deze inkoopagenten hebben doorgaans een groot netwerk van goede leveranciers in die sector en kunnen u gedegen advies geven over inkoop en productie.
Tip 3: Kies een inkoopagent die zich in de buurt van het industriecluster bevindt.
Elk land heeft zijn eigen industriële clusters, dit zijn groepen van soortgelijke en verwante bedrijven in een bepaald geografisch gebied.
Als u bijvoorbeeld dagelijkse benodigdheden uit China wilt importeren, is een inkoopagent in Yiwu een goede keuze. Voor kleding biedt een inkoopagent in Guangzhou meer voordelen.
Vestiging dicht bij het industriecluster is handig om contact te leggen met fabrieken en tussenliggende kosten, zoals vrachtkosten, kwaliteitscontrolekosten, enzovoort, te verlagen. Als u bijvoorbeeld elektronische producten wilt kopen, zullen inkoopagenten in Yiwu geen beter prijsvoordeel hebben dan inkoopagenten in Shenzhen.
Als u producten uit China wilt importeren, vindt u hier een tabel met industriële clusters voor enkele industriecategorieën in China ter referentie.
IndustriecategorieCluster CadeauYiwuDigitale en elektronische productenShenzhenKinderkledingZhili, Jimo, GuangdongIJzerwarenYongkangCosmeticaGuangzhouHuishoudtextielTongxiang, NantongKeukenartikelenTongxiang, ChaozhouWoondecoratieFoshanPrimaire producten/grondstoffenYuyao (plastic producten), Dongguan (coating)TextielGuangzhou, ShaoxingVerpakkingenCangnan, Wenzhou.
Tip 4: Vraag de sourcingagent/het sourcingbedrijf of hij referenties van tevreden klanten kan overleggen.
Een goede inkoopagent die waarde levert, heeft veel tevreden klanten en zal er trots op zijn om u de contactgegevens van die tevreden klanten te verstrekken. U kunt dus nagaan waar de inkoopagent het beste in is: zijn ze goed in het vinden van de beste prijs of in het inspecteren van het product? Kunnen ze een goede service leveren?
Tip 5: Kies voor een sourcingagent met meer ervaring in sourcing.
Ervaring in het vinden van geschikte kandidaten is een cruciale factor om rekening mee te houden. Een individuele agent met 10 jaar ervaring kan veel meer expertise en betrouwbaarheid bieden dan een sourcingbureau dat pas een paar maanden bestaat.
Het aantal jaren dat hij al in de branche actief is, is een bewijs van zijn staat van dienst. Dit betekent dat hij zijn klanten consequent hoogwaardige diensten heeft geleverd. Naast zijn expertise in het selecteren van leveranciers, moet hij ook uitermate bekwaam zijn op het gebied van kwaliteitscontrole, logistiek en audits.