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Nozioni di base sugli agenti di approvvigionamento: chi sono? Come lavorano? Come si fanno pagare?
27/12/2023
Al giorno d'oggi, Agente di approvvigionamentoLe agenzie di approvvigionamento svolgono un ruolo sempre più importante nella gestione delle catene di fornitura internazionali. Tuttavia, molte piccole imprese sono ancora confuse riguardo agli agenti di approvvigionamento, soprattutto a causa delle informazioni ambigue e obsolete che circolano online e che possono indurle in errore. Pertanto, ho individuato e analizzato le 8 domande più frequenti e fonte di confusione tra gli acquirenti in merito alle agenzie di approvvigionamento, fornendo risposte il più possibile obiettive.
1. Che cos'è un agente di approvvigionamento o Società di approvvigionamentoChe azienda? Di cosa si occupano?
Un agente di approvvigionamento è una persona o un'agenzia che rappresenta un acquirente per reperire merci e acquistare prodotti che altrimenti sarebbero fuori dalla portata dell'acquirente stesso. Gli agenti/le società di approvvigionamento sono spesso necessari nel commercio internazionale.
Nel senso tradizionale del termine, un agente di approvvigionamento si occupa esclusivamente di reperire fornitori per il proprio cliente. I servizi offerti dagli agenti di approvvigionamento possono includere la selezione del fornitore più adatto, la negoziazione dei prezzi, il monitoraggio della produzione, il controllo qualità, la verifica della conformità e dei test del prodotto, la spedizione e la logistica, ecc.
2. Confronto tra agente di approvvigionamento e società di approvvigionamento
Nel mercato globale, spesso queste due parole vengono confuse e usate come sinonimi. Ad esempio, se si desidera trovare qualcuno che si occupi di reperire risorse, si può dire: "Ho bisogno di un agente di reperimento risorse" o di un'azienda di reperimento risorse, non fa differenza. In realtà, si tratta di due concetti diversi.
1) Agente di approvvigionamento
Un'opzione per un agente di approvvigionamento è quella di assumerlo individualmente, in modo che lavori per voi a tempo pieno. In genere, questo agente di approvvigionamento unico lavora da casa o in un piccolo ufficio con solo uno o due dipendenti.
Alcuni di loro potrebbero aver lavorato per anni presso aziende commerciali o società di approvvigionamento. Questi agenti di approvvigionamento indipendenti si possono trovare su numerose piattaforme per freelance (come Upwork, Fiverr e altre) e alcuni potrebbero persino avere una propria pagina Google.
2) Società di approvvigionamento
Un altro nome per un'azienda di approvvigionamento è agenzia di approvvigionamento. È semplice da capire: un'organizzazione di approvvigionamento si avvale di un team di esperti in materia e di reparti ben organizzati come spedizioni, magazzino e sistemi di controllo qualità. Sono in grado di servire più acquirenti contemporaneamente e di integrare le risorse dei fornitori in modo più efficace.
La maggior parte delle aziende di approvvigionamento si trova nei distretti industriali. Ad esempio, Yiwu, Guangzhou e Shenzhen ospitano la maggior parte degli agenti e delle imprese di approvvigionamento in Cina.
In sintesi, gli agenti e le società di approvvigionamento fungono da intermediari tra acquirenti e fornitori; la scelta di chi utilizzare dipende dalle vostre preferenze.
3. Chi ha bisogno di un agente/azienda di approvvigionamento?
1) Persone che non hanno esperienza nell'importazione
L'importazione dall'estero comporta troppi aspetti complessi, come la ricerca dei fornitori giusti, il monitoraggio della produzione, i test e il controllo qualità dei prodotti, la gestione delle spedizioni, ecc.
Se non hai esperienza negli acquisti all'estero, puoi trovare un agente/un'azienda di approvvigionamento che ti aiuti a muovere i primi passi nel mondo delle importazioni.
2) Persone che hanno più categorie di prodotti da gestire
Selezionare 2 fornitori affidabili per un singolo prodotto potrebbe richiedere di contattare oltre 10 fornitori. Supponiamo che tu stia cercando 10 prodotti: in questo caso, dovresti contattare almeno 100 fornitori e verificarne l'affidabilità. Un agente/un'azienda di approvvigionamento non solo può svolgere questo compito in modo più efficiente, ma anche consolidare tutti i prodotti di cui hai bisogno.
3) Grandi rivenditori, supermercati
Significa forse che un grande importatore con ingenti capitali ed esperienza non ha bisogno di un agente di approvvigionamento? Assolutamente no! Anche le grandi imprese ne hanno bisogno per gestire al meglio le proprie catene di fornitura.
Prendiamo ad esempio le catene di supermercati: devono acquistare migliaia di categorie di prodotti. È pressoché impossibile per loro recarsi in ogni singola fabbrica e acquistare ogni singolo prodotto.
I colossi della vendita al dettaglio come Walmart e Target si riforniscono di prodotti tramite agenti di approvvigionamento o società commerciali.
4) Persone che si occupano di categorie di prodotti speciali
Oltretutto Necessità quotidianeEsistono alcune categorie di prodotti particolari, come materiali da costruzione, prodotti chimici, medicinali e così via. Prendiamo ad esempio l'industria chimica e farmaceutica cinese: è piuttosto difficile trovare fornitori, sia alle fiere che online. Pertanto, è necessario affidarsi a un'agenzia di approvvigionamento o a una società commerciale specializzata nel settore per ottenere supporto nella propria attività.
Tre vantaggi dell'affidarsi ad agenti/società di approvvigionamento
Un agente/azienda di approvvigionamento affidabile svolge un ruolo importante negli acquisti del commercio internazionale.
a. Possono trovare fornitori che offrono prezzi competitivi e buona qualità. Un buon agente di approvvigionamento può aiutarti a trovare produttori competenti e affidabili. Questo perché un buon agente/azienda ha già accumulato una vasta rete di fabbriche qualificate che potresti non trovare online.
b. Possono migliorare l'efficienza dell'approvvigionamento. Un agente/azienda di approvvigionamento locale può aiutarvi a superare le barriere culturali e linguistiche. Conosce esattamente ciò che desiderate, negozia con i fornitori i dettagli dei prodotti e, a sua volta, vi trasmette il messaggio in un inglese fluente, riducendo notevolmente i costi di comunicazione.
c. Riduci il rischio di importare dall'estero. Un buon agente/azienda di approvvigionamento deve avere esperienza nella gestione della produzione, del controllo qualità, delle certificazioni di conformità, delle normative sui processi di importazione ed esportazione e delle spedizioni internazionali.
4. Quali servizi offrono principalmente gli agenti di approvvigionamento?
Le tariffe dei servizi di approvvigionamento variano in base all'ambito di lavoro commissionato all'agenzia. Pertanto, è fondamentale chiarire l'ambito del servizio e i relativi costi prima di iniziare la collaborazione, per evitare potenziali controversie. Per questo motivo, ho dedicato un intero capitolo all'introduzione ai servizi offerti dalle agenzie/società di approvvigionamento.
Di seguito sono elencati i principali servizi offerti dalla maggior parte degli agenti di approvvigionamento:
1) Ricerca di fornitori di prodotti
Il servizio base di ogni agente di approvvigionamento consiste nel verificare e selezionare il fornitore che soddisfi i requisiti dei propri clienti. L'agente negozia con il fornitore per conto dell'acquirente al fine di ottenere il prezzo migliore e confermare i dettagli della produzione.
Tuttavia, alcuni acquirenti potrebbero avere dei dubbi sul fatto che l'agente/azienda di approvvigionamento debba o meno fornire loro le informazioni sul fornitore. Alcuni arrivano persino a pensare che l'agente li stia truffando o che stia guadagnando in modo illecito non fornendo loro tali informazioni.
Permettetemi di spiegarvi che la trasmissione delle informazioni sul fornitore all'acquirente dipende dal modello di servizio dell'agente di approvvigionamento.
Agente di approvvigionamento individuale
Alcuni agenti di sourcing individuali si possono trovare su Fiverr o Upwork, che di solito vengono pagati con uno stipendio fisso (a ore/al giorno) oppure con una commissione fissa per progetto. Questa modalità di collaborazione è simile a quella di trovare un assistente di sourcing in un paese straniero.
In sostanza, l'acquirente paga lo stipendio per ottenere le informazioni sul fornitore, quindi è obbligo dell'agente fornire i contatti del fornitore al suo capo: l'acquirente e gli acquirenti stessi comunicheranno con i fornitori per negoziare il prezzo.
Azienda/agenzia di approvvigionamento
Se si tratta di un'azienda/agenzia di approvvigionamento, non fornirà le informazioni sul fornitore direttamente all'acquirente. I due motivi principali sono i seguenti.
Innanzitutto, questi fornitori di qualità rappresentano le loro risorse accumulate (incluse quelle non reperibili sui siti web B2B), motivo per cui è possibile ottenere un prezzo competitivo dall'azienda di approvvigionamento.
In secondo luogo, applicano una commissione per i loro servizi calcolata in percentuale sul valore totale della merce; questo è, quindi, il loro modello di profitto.
2) Monitorare la produzione, ispezionare la qualità e organizzare la spedizione.
Una volta individuato un fornitore idoneo, può iniziare la produzione dei beni. L'agente/azienda di acquisto si occuperà del coordinamento per garantire che la fabbrica completi la produzione nei tempi previsti e nel rispetto di elevati standard qualitativi. Fornirà inoltre servizi di controllo qualità, collaborando con aziende specializzate per ispezionare i prodotti finiti e ridurre al minimo i difetti prima della spedizione. La fase finale consiste nell'organizzazione della spedizione, che richiede competenza nella negoziazione di prezzi competitivi e nell'ottenimento della documentazione e dei certificati di prodotto necessari per lo sdoganamento. Questi servizi sono generalmente offerti da agenti/aziende di acquisto, tra cui potrete scegliere quello più adatto alle vostre esigenze.
3) Altri servizi
Oltre ai servizi principali menzionati in precedenza, alcune grandi società di approvvigionamento professionale offrono anche soluzioni a marchio privato, che includono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, i seguenti aspetti:
•Personalizza il prodotto
•Personalizzare imballaggi/etichette
•Fotografia gratuita dei prodotti per l'e-commerce
In sintesi, in questo settore esistono agenti di approvvigionamento sia validi che meno validi. Ciò comporta che molti acquirenti siano restii a ricorrere a servizi di approvvigionamento. Pertanto, è fondamentale trovare un agente di approvvigionamento affidabile per una collaborazione a lungo termine e una catena di fornitura stabile.
5. Come vengono addebitati i costi da un agente di approvvigionamento o da una società di approvvigionamento?
Lo sai che è una domanda interessante: come si fa pagare un agente di approvvigionamento? Non esiste uno standard tariffario fisso, dato che ci sono migliaia di società di approvvigionamento e agenti individuali in tutto il mondo. Le tariffe degli agenti di approvvigionamento variano notevolmente in base all'ambito del servizio, alle modalità di collaborazione, alla categoria di prodotto e alla quantità dell'ordine.
Molti agenti/aziende di acquisto attraggono i clienti con commissioni di servizio basse, persino con un servizio gratuito per l'ordine di prova, ma l'acquirente scoprirà alla fine che il costo totale dell'approvvigionamento (costo del prodotto + costo di spedizione + costo del tempo) non è affatto basso. E l'acquirente potrebbe ricevere merce non soddisfacente, anche se l'agente dichiara di aver effettuato un controllo di qualità.
Per fornire un'idea generale sulle tariffe dei servizi di approvvigionamento, di seguito presento 4 metodi di addebito comuni utilizzati dagli agenti di approvvigionamento.
1) Stipendio fisso per ogni progetto o per un determinato periodo
Molti agenti di approvvigionamento individuali applicano una tariffa fissa per ogni prodotto o per un determinato periodo (settimanale/mensile). Solitamente chiedono meno di 50 dollari per prodotto. Abbastanza economico, vero? E in più, puoi parlare direttamente con i fornitori dei tuoi prodotti e instaurare un rapporto commerciale. Lo svantaggio è che questi agenti di solito non sono professionisti e i fornitori che trovano non sono generalmente i più convenienti.
Alcuni acquirenti esperti preferiscono assumere un agente di approvvigionamento a tempo pieno per settimane o mesi, per svolgere attività semplici come trovare fornitori, tradurre e comunicare con loro. Se si desidera importare dalla Cina, è possibile assumere un agente di acquisto cinese a tempo pieno per circa 800 dollari al mese, che lavorerà esclusivamente per voi.
2) Nessun costo aggiuntivo, ma guadagno dalla differenza di prezzo
Molti agenti di approvvigionamento individuali o società di approvvigionamento utilizzano questo metodo di tariffazione. Solitamente, in questo caso, l'agente di approvvigionamento può fornire fornitori di qualità superiore con prezzi più competitivi o prodotti di qualità migliore, che l'acquirente non sarebbe in grado di trovare attraverso i canali tradizionali, come alcuni siti web B2B.
A loro volta, se gli acquirenti potessero trovare autonomamente prezzi competitivi, non prenderebbero mai in considerazione l'intervento di agenzie di approvvigionamento.
3) Commissione di servizio percentuale basata sul valore del prodotto
L'approccio più comune prevede che gli agenti o le aziende di acquisto addebitino una percentuale sul valore totale dell'ordine per i servizi aggiuntivi forniti, come il monitoraggio della produzione, il controllo qualità, l'organizzazione delle spedizioni e il consolidamento. Pertanto, addebitano una certa percentuale del valore della merce a titolo di commissioni di servizio. In Cina, le commissioni di servizio tipiche si aggirano tra il 5% e il 10% del valore totale dell'ordine. Inoltre, le commissioni di servizio sono fortemente influenzate dalla categoria di prodotto e dalla dimensione dell'ordine. Ad esempio, per prodotti molto richiesti e competitivi come l'acciaio, o se l'importo dell'ordine supera i 500.000 dollari, la commissione di servizio può essere intorno al 3%, o anche inferiore. Le aziende di acquisto sono generalmente restie ad accettare commissioni di servizio inferiori al 5% per i beni di consumo di uso quotidiano. Sebbene alcune società di approvvigionamento possano attirare i clienti con commissioni di servizio pari o inferiori al 3%, i clienti spesso scoprono che i prezzi dei prodotti sono molto più alti rispetto a quelli della maggior parte dei fornitori online, come quelli di Alibaba. Oppure, anche se inizialmente ricevono un campione perfetto, potrebbero ricevere merce di bassa qualità.
6. Quali trucchi usa un agente di approvvigionamento disonesto? Tangenti, concussioni, ecc.
Ed ora, finalmente, veniamo alla parte che interessa a tutti. Avrete probabilmente sentito parlare del lato oscuro degli agenti/società di approvvigionamento, come l'accettazione di tangenti o mazzette dai fornitori, che inducono gli acquirenti a temere di affidarsi a loro. Di seguito, vi svelerò i trucchi più comuni utilizzati dagli agenti di approvvigionamento.
Tangenti e mazzette da parte dei fornitori
Innanzitutto, le tangenti o le mazzette possono essere versate a singoli agenti di approvvigionamento o ad aziende di approvvigionamento. Se l'acquirente e l'agente/azienda di approvvigionamento hanno concordato, all'inizio della collaborazione, il prezzo del prodotto e la trasparenza delle informazioni sul fornitore, ma l'agente chiede comunque una tangente al fornitore, si tratta di un atto illegale/non etico.
Ad esempio, supponiamo di ricevere due prezzi uguali dal fornitore A e dal fornitore B. Se il fornitore B offre una tangente all'agente di approvvigionamento, quest'ultimo probabilmente sceglierà il fornitore B, indipendentemente dalla qualità del prodotto offerto. Se il vostro agente di approvvigionamento accetta tangenti, potreste trovarvi nelle seguenti situazioni:
•La merce ricevuta non soddisfa i requisiti di qualità richiesti, oppure si tratta di un prodotto non conforme ai requisiti di certificazione del vostro mercato e pertanto illegale da importare e vendere.
•In caso di controversia sulla qualità del prodotto, il vostro responsabile acquisti non si schiererà dalla vostra parte né cercherà di difendere i vostri interessi, ma piuttosto cercherà di giustificare il fornitore adducendo diverse motivazioni.
Un buon agente/azienda di approvvigionamento gioca quindi un ruolo fondamentale nella gestione della catena di fornitura. Oltre ad aiutarvi a ottenere prezzi competitivi, si dedica anche alla gestione dei processi successivi, poiché un servizio di qualità è il fulcro della competitività del loro modello di business. Per quanto riguarda alcuni agenti di approvvigionamento individuali che potrebbero occuparsi di un singolo incarico, non posso garantire la qualità del servizio.
7. Dove trovare un agente di approvvigionamento per diverse tipologie di attività
Potreste chiedermi: dove posso trovare un agente di acquisto affidabile? Non preoccupatevi, vi mostrerò tre posti dove trovare un agente/un'azienda di approvvigionamento.
1) Google
Quando si incontrano dei problemi, la prima cosa che viene in mente alla maggior parte delle persone è cercare su Google. In effetti, Google si rivela utile nella maggior parte dei casi, fornendo informazioni preziose. Se, ad esempio, si desidera trovare un agente di approvvigionamento in un determinato Paese, come la Cina, è sufficiente digitare "agente di approvvigionamento Cina" e nei risultati di ricerca verrà visualizzato un elenco di aziende cinesi specializzate in questo settore.
Quando consulti un sito web di approvvigionamento, presta attenzione ai contenuti, agli anni di attività, alle foto aziendali, alle informazioni di contatto, alle dimensioni del team, all'infrastruttura, alle recensioni e testimonianze dei clienti, ai blog, ecc. Solo un team di professionisti investirà tempo ed energie sufficienti per ottimizzare i propri siti web su Google.
2) Upwork / Fiverr
Upwork e Fiverr sono piattaforme per freelance dove è possibile trovare agenti di approvvigionamento individuali. Alcuni di loro svolgono questa attività part-time: vi aiuteranno a trovare un fornitore e vi forniranno un report dettagliato. Dovrete poi contattare il fornitore e occuparvi autonomamente delle fasi successive.
Poiché questi agenti di approvvigionamento individuali possono comparire e scomparire altrettanto rapidamente, è necessario prestare particolare attenzione ai pagamenti relativi ai servizi offerti.
3) Fiere
Oltre a cercare agenti di approvvigionamento online, puoi anche visitare le fiere commerciali. Ad esempio, se desideri importare dalla Cina e trovare un agente di importazione cinese, puoi visitare la Fiera di Canton, la Fiera di Hong Kong, la Fiera Internazionale di Yiwu, ecc.
Tuttavia, la ricerca di un'azienda di approvvigionamento in fiera è più adatta ai grandi importatori, che con maggiore probabilità spendono milioni di dollari in acquisti ogni anno e hanno bisogno di importare centinaia o migliaia di diversi tipi di prodotti.
Se siete un importatore di piccole o medie dimensioni con un budget di acquisto di poche decine di migliaia di dollari all'anno, i fornitori presenti alle fiere potrebbero non accettare il vostro ordine, oppure potrebbero incaricare un agente di approvvigionamento non professionale.
8. Consigli pratici per trovare un agente di approvvigionamento o un'azienda di approvvigionamento affidabile
Suggerimento 1: scegli un agente di approvvigionamento cinese anziché uno con sede in altri paesi (USA, Regno Unito, India, ecc.).
Poiché la Cina è il più grande paese esportatore di beni di consumo, gli agenti di approvvigionamento cinesi rappresentano la maggior parte degli agenti a livello mondiale. Pertanto, dividerò gli agenti di approvvigionamento in due tipologie: agenti di approvvigionamento cinesi e agenti di approvvigionamento non cinesi. Quali sono le differenze tra loro? Quale scegliere? Analizziamo separatamente i pro e i contro di ciascuna tipologia.
I pro e i contro degli agenti di approvvigionamento non cinesi
Come operano gli agenti di approvvigionamento con sede in altri paesi? Generalmente, sono nativi di un determinato paese e aiutano gli acquirenti del loro paese ad acquistare da altri paesi asiatici o del sud-est asiatico, come Cina, Vietnam, India, Malesia, ecc.
Solitamente possiedono uffici sia nel paese acquirente che nel proprio. Il team è generalmente composto da diverse persone e si occupa principalmente di fornire servizi a grandi acquirenti.
Se ti trovi negli Stati Uniti, scegli un agente di approvvigionamento locale: in questo modo non dovrai preoccuparti delle barriere linguistiche e culturali tra te e l'agente e l'efficienza della comunicazione risulterà migliorata.
Se effettuate un ordine consistente, potreste valutare la possibilità di rivolgervi a un agente di approvvigionamento nel vostro paese. Tuttavia, questi agenti non sono sempre ben disposti nei confronti delle piccole imprese, a causa delle elevate commissioni che applicano o del loro margine di profitto.
I pro e i contro degli agenti di approvvigionamento in Cina
Rispetto agli agenti di approvvigionamento non cinesi, è ovvio che le commissioni di servizio o i profitti degli agenti di approvvigionamento cinesi sono molto inferiori. Inoltre, dispongono di team di approvvigionamento più professionali e di una rete di fornitori cinesi più ampia rispetto agli agenti di approvvigionamento non cinesi.
Tuttavia, a causa delle differenze linguistiche, potrebbero non essere in grado di comunicare con te con la stessa fluidità dei tuoi agenti madrelingua. Inoltre, il settore cinese del sourcing è un mix di agenti validi e meno validi, il che rende difficile distinguere i primi.
Suggerimento 2: scegliete gli agenti di approvvigionamento specializzati in un determinato articolo
Se desideri importare molti tipi diversi di prodotti di consumo quotidiano, scegli un'azienda di approvvigionamento che abbia già reperito una grande quantità di beni di consumo quotidiano per clienti precedenti.
Se la tua attività è specializzata nell'importazione di determinati prodotti industriali, rivolgiti a un agente di approvvigionamento specializzato in quel settore, come ad esempio materiali edili o prodotti medicali. Questi agenti, infatti, dispongono di una vasta rete di fornitori affidabili e possono offrirti una consulenza mirata in materia di acquisti e produzione.
Suggerimento 3: scegliete l'agente di approvvigionamento situato vicino al distretto industriale.
Ogni paese possiede i propri cluster industriali, ovvero gruppi di imprese simili e correlate all'interno di una determinata area geografica.
Ad esempio, se si desidera acquistare beni di prima necessità dalla Cina, l'agente di approvvigionamento di Yiwu è una buona scelta. Per l'abbigliamento, invece, l'agente di approvvigionamento di Guangzhou offrirà maggiori vantaggi.
Essere situati vicino al distretto industriale è comodo per entrare in contatto con le fabbriche e ridurre i costi intermedi, come le spese di trasporto, le commissioni per il controllo qualità e così via. Ad esempio, se si desidera acquistare prodotti elettronici, gli agenti di approvvigionamento a Yiwu non avranno un vantaggio di prezzo maggiore rispetto agli agenti di approvvigionamento a Shenzhen.
Se desideri reperire prodotti dalla Cina, ecco una tabella di riferimento che illustra i distretti industriali per alcune categorie di settori in Cina.
Categoria industriale Regali a grappolo Yiwu Prodotti digitali ed elettronici Shenzhen Abbigliamento per bambini Zhili, Jimo, Guangdong Ferramenta Yongkang Cosmetici Guangzhou Tessuti per la casa Tongxiang, Nantong Articoli da cucina Tongxiang, Chaozhou Decorazioni per la casa Foshan Prodotti primari/materie prime sfuse Yuyao (prodotti in plastica), Dongguan (rivestimenti) Tessile Guangzhou, Shaoxing Imballaggi Cangnan, Wenzhou.
Suggerimento 4: Chiedete all'agente/azienda di approvvigionamento se può fornirvi referenze di clienti soddisfatti.
Un buon agente di approvvigionamento che offre valore aggiunto avrà molti clienti soddisfatti e sarà lieto e orgoglioso di fornirvi i contatti di questi clienti. Quindi, verificate in cosa l'agente di approvvigionamento eccelle: è bravo a trovare il prezzo migliore o a ispezionare il prodotto? È in grado di fornire un buon servizio?
Suggerimento 5: scegli l'agente di approvvigionamento con maggiore esperienza nel settore.
L'esperienza nel reperimento di clienti è un fattore cruciale da tenere in considerazione. Un agente immobiliare con 10 anni di esperienza può essere molto più competente e affidabile di un'agenzia di reperimento clienti che opera solo da pochi mesi.
Gli anni di esperienza nel settore testimoniano la sua comprovata competenza. Ciò significa che ha sempre fornito ai suoi clienti servizi di alta qualità. Oltre a essere esperto nella selezione dei fornitori, dovrebbe possedere anche notevoli capacità nei settori del controllo qualità, della logistica e dell'audit.