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Introducción al mundo de los agentes de compras: ¿Quiénes son? ¿Cómo trabajan? ¿Cuánto cobran?
27/12/2023
Hoy en día, Agente de abastecimientoLas pequeñas empresas desempeñan un papel cada vez más importante en la gestión de las cadenas de suministro internacionales. Sin embargo, muchas aún tienen dudas sobre los agentes de abastecimiento, especialmente debido a la información ambigua y desactualizada que circula en internet. Por ello, he recopilado las 8 preguntas más frecuentes y confusas de los compradores sobre las agencias de abastecimiento y les ofrezco las respuestas más objetivas.
1. ¿Qué es un agente de abastecimiento o Compañía de abastecimiento¿Empresa? ¿A qué se dedican?
Un agente de abastecimiento es una persona o agencia que representa a un comprador para obtener materias primas, es decir, comprar productos que están fuera de su alcance. Los agentes o empresas de abastecimiento suelen ser necesarios en el comercio internacional.
En el sentido tradicional del término, un agente de abastecimiento se dedica exclusivamente a buscar proveedores para su cliente. De hecho, los servicios que presta pueden incluir la selección del proveedor adecuado, la negociación de precios, el seguimiento de la producción, el control de calidad, el cumplimiento y las pruebas del producto, el envío y la logística, etc.
2. Comparación entre agente de abastecimiento y empresa de abastecimiento.
En el mercado global, a menudo se confunden estos dos términos. Por ejemplo, si buscas a alguien que te ayude con el abastecimiento, puedes decir: «Necesito un agente de abastecimiento» o una «empresa de abastecimiento», da igual. Pero en realidad, son dos conceptos distintos.
1) Agente de abastecimiento
Una opción para un agente de compras es contratarlo de forma individual, para que trabaje a tiempo completo. Normalmente, este agente trabaja desde casa o en una oficina pequeña con solo uno o dos empleados.
Algunos de ellos podrían haber trabajado durante años para empresas comerciales o de abastecimiento. Estos agentes de abastecimiento independientes se pueden encontrar en numerosas plataformas de trabajo freelance (como Upwork, Fiverr y otras), e incluso algunos podrían tener su propia página de Google.
2) Empresa de abastecimiento
Otro nombre para una empresa de abastecimiento es agencia de abastecimiento. Es fácil de entender: una organización de abastecimiento cuenta con el apoyo de un equipo de representantes de abastecimiento expertos y una infraestructura bien organizada, como sistemas de envío, almacenamiento e inspección de calidad. Pueden atender a numerosos compradores simultáneamente e integrar los recursos de los proveedores de manera más eficaz.
La mayoría de las empresas de abastecimiento se encuentran en clústeres industriales. Por ejemplo, Yiwu, Guangzhou y Shenzhen albergan a la mayoría de los agentes y empresas de abastecimiento de China.
En resumen, los agentes y las empresas de abastecimiento funcionan como intermediarios entre compradores y proveedores; la elección de a quién utilizar depende de sus preferencias.
3. ¿Quién necesita un agente/empresa de abastecimiento?
1) Personas que no tienen experiencia en importación
Importar desde el extranjero implica demasiados aspectos complicados, como encontrar a los proveedores adecuados, hacer el seguimiento de la producción, las pruebas del producto y el control de calidad, y gestionar el envío, etc.
Si no tienes experiencia en compras internacionales, puedes encontrar un agente o empresa de abastecimiento que te ayude a iniciar tu primera experiencia de importación.
2) Personas que tienen que lidiar con múltiples categorías de productos
Seleccionar dos proveedores confiables para un solo producto puede requerir contactar a más de diez. Si busca diez productos, deberá contactar a al menos cien proveedores y verificar su información. En este caso, una agencia o empresa de abastecimiento no solo puede realizar esta tarea tediosa de manera más eficiente, sino también consolidar todos los productos que necesita.
3) Grandes minoristas, supermercados
¿Acaso esto significa que un gran importador con abundantes recursos y experiencia no necesita un agente de compras? ¡Por supuesto que no! Las grandes empresas también los necesitan para gestionar mejor sus cadenas de suministro.
Tomemos como ejemplo las cadenas de supermercados: necesitan comprar miles de categorías de productos. Les resulta prácticamente imposible ir a cada fábrica y comprar cada producto por sí mismos.
Gigantes minoristas como Walmart y Target obtienen sus productos a través de agentes de abastecimiento o empresas comerciales.
4) Personas que trabajan con categorías de productos especiales
Además Artículos de primera necesidadExisten algunas categorías de productos especiales, como materiales de construcción, productos químicos, medicamentos, etc. Por ejemplo, en la industria química y farmacéutica china, es bastante difícil encontrar proveedores, tanto en ferias como en línea. Por lo tanto, es necesario recurrir a una agencia de abastecimiento o empresa comercial especializada en el sector para que le ayude con su negocio.
Tres ventajas de los agentes/empresas de abastecimiento
Un agente/empresa de abastecimiento fiable desempeña un papel importante en las compras de comercio internacional.
a. Pueden encontrar proveedores que ofrezcan precios competitivos y buena calidad. Un buen agente de abastecimiento puede ayudarle a encontrar fabricantes capaces y confiables. Esto se debe a que un buen agente o empresa ya cuenta con una amplia base de datos de fábricas calificadas que usted podría no encontrar en línea.
b. Pueden mejorar la eficiencia del abastecimiento. Un agente o empresa de abastecimiento local puede ayudarle a superar las barreras culturales y lingüísticas. Conoce a la perfección sus necesidades, negocia con los proveedores los detalles de los productos y, a su vez, le transmite la información en inglés con fluidez, lo que reduce considerablemente los costes de comunicación.
c. Reduzca el riesgo de importar desde el extranjero. Un buen agente/empresa de abastecimiento debe tener experiencia en la producción de productos, el control de calidad, las certificaciones de cumplimiento, las normas de los procesos de importación y exportación, y el transporte marítimo internacional.
4. ¿Qué servicios ofrecen principalmente los agentes de abastecimiento?
Las tarifas de los servicios de abastecimiento varían según el alcance del trabajo que solicite al agente. Por lo tanto, asegúrese de haber aclarado el alcance del servicio y los costos antes de iniciar la colaboración, para evitar posibles disputas. Por eso, dedico un capítulo a presentar los servicios de los agentes/empresas de abastecimiento.
A continuación se detallan los principales servicios que ofrecen la mayoría de los agentes de abastecimiento:
1) Búsqueda de proveedores de productos
El servicio básico de todo agente de compras consiste en verificar y seleccionar al proveedor que cumpla con los requisitos de sus clientes. Además, negociarán con el proveedor en nombre del comprador para obtener el mejor precio y confirmar los detalles de la producción.
Sin embargo, algunos compradores pueden tener dudas sobre si el agente o la empresa de abastecimiento debe proporcionarles la información del proveedor. Algunos incluso piensan que el agente los está engañando o ganando dinero de forma ilícita al no facilitarles dicha información.
Permítanme explicarles que el hecho de que se proporcione o no la información del proveedor al comprador depende del modelo de servicio del agente de compras.
Agente de abastecimiento individual
Algunos agentes de abastecimiento independientes se pueden encontrar en Fiverr o Upwork, quienes generalmente reciben un salario fijo (por hora/día) o una comisión fija por proyecto. Esta modalidad de colaboración es similar a encontrar un asistente de abastecimiento en el extranjero.
Básicamente, el comprador paga el salario para obtener la información del proveedor, por lo que es obligación del agente proporcionar los datos de contacto del proveedor a su jefe; el comprador y los propios compradores se comunicarán con los proveedores para negociar el precio.
Empresa/agencia de abastecimiento
Si se trata de una empresa/agencia de abastecimiento, no proporcionarán la información del proveedor directamente al comprador. A continuación, se presentan las dos razones principales.
En primer lugar, estos proveedores de calidad son sus recursos acumulados (incluidos aquellos que no se pueden encontrar en sitios web B2B), razón por la cual puede obtener un precio competitivo de la empresa de abastecimiento.
En segundo lugar, cobran sus honorarios por servicio como un porcentaje del valor total de los bienes; es decir, este es su modelo de ganancias.
2) Realizar el seguimiento de la producción, inspeccionar la calidad y organizar el envío.
Una vez encontrado un proveedor adecuado, puede comenzar la producción. El agente o la empresa de compras se encargará de coordinar para garantizar que la fábrica complete la producción a tiempo y cumpla con los más altos estándares de calidad. También ofrecen servicios de control de calidad, colaborando con empresas especializadas para inspeccionar los productos terminados y minimizar los defectos antes del envío. El último paso es la organización del envío, que requiere experiencia en la negociación de precios competitivos y la obtención de la documentación y los certificados necesarios para el despacho de aduanas. Estos servicios suelen ser proporcionados por agentes o empresas de compras, y usted puede elegir el que mejor se adapte a sus necesidades.
3) Otros servicios
Además de los servicios convencionales mencionados anteriormente, algunas grandes empresas de abastecimiento profesional también ofrecen soluciones de marca blanca, que incluyen, entre otros, los siguientes aspectos:
• Personaliza el producto
• Personalización de envases/etiquetas
• Fotografía de productos gratuita para comercio electrónico
En resumen, en este sector existen agentes de abastecimiento buenos y malos. Esto provoca que muchos compradores teman recurrir a este servicio. Por lo tanto, es importante encontrar un agente de abastecimiento confiable para una cooperación a largo plazo y una cadena de suministro estable.
5. ¿Cómo cobra el agente o la empresa de abastecimiento?
¿Sabías que esta es una pregunta interesante: ¿cómo cobra un agente de abastecimiento? No existe un estándar de precios fijo, ya que hay miles de empresas de abastecimiento y agentes de abastecimiento independientes en todo el mundo. Las tarifas de los agentes de abastecimiento varían considerablemente según el alcance del servicio, los métodos de colaboración, la categoría del producto y el importe del pedido.
Muchas agencias/empresas de compras atraen clientes con tarifas de servicio bajas, incluso con servicio gratuito para pedidos de prueba, pero el comprador finalmente descubrirá que el costo total de adquisición (costo del producto + costo de envío + costo de tiempo) no es bajo en absoluto. Además, el comprador puede recibir productos insatisfactorios, incluso si la agencia afirma haber realizado una inspección de calidad.
Para dar una idea general sobre las tarifas de los servicios de abastecimiento, a continuación presento 4 métodos de cobro comunes de los agentes de abastecimiento.
1) Salario fijo por cada proyecto o por un período determinado
Muchos agentes de abastecimiento independientes cobran un salario fijo por producto o por un período determinado (semana/mes). Suelen cobrar menos de 50 dólares por producto. Bastante económico, ¿verdad? Además, puedes hablar directamente con tus proveedores sobre tus productos y establecer una relación comercial. La desventaja es que estos agentes no suelen ser profesionales y los proveedores que encuentran no suelen ser los más económicos.
Algunos compradores experimentados prefieren contratar a un agente de compras a tiempo completo durante semanas o meses para que realice tareas sencillas de búsqueda de proveedores, como encontrar proveedores, traducir y comunicarse con ellos. Si desea importar desde China, puede contratar a un agente de compras a tiempo completo en China por unos 800 dólares al mes para que trabaje exclusivamente para usted.
2) Sin cargo adicional, pero con la ventaja de la diferencia de precio.
Muchos agentes de compras individuales o empresas de abastecimiento utilizan este método de cobro. Generalmente, en estos casos, el agente de compras puede proporcionar buenos proveedores con precios más competitivos o mejor calidad de producto, que el comprador no podría encontrar a través de los canales habituales, como algunos sitios web B2B.
A su vez, si los compradores pudieran encontrar precios competitivos por sí mismos, jamás considerarían recurrir a este tipo de agentes de búsqueda.
3) Comisión por servicio porcentual basada en el valor del producto.
El enfoque más común es que los agentes o empresas de compras cobren un porcentaje del valor total del pedido por los servicios adicionales que ofrecen, como la supervisión de la producción, el control de calidad, la organización del envío y la consolidación. Por lo tanto, cobran un porcentaje del valor de los productos como honorarios por servicio. En China, los honorarios típicos oscilan entre el 5 % y el 10 % del valor total del pedido. Además, estos honorarios se ven muy afectados por la categoría del producto y el tamaño del pedido. Por ejemplo, para productos muy competitivos y populares como el acero, o si el importe del pedido supera los 500 000 dólares estadounidenses, el honorario puede rondar el 3 %, o incluso menos. Las empresas de compras suelen ser reacias a aceptar honorarios inferiores al 5 % para bienes de consumo diario. Si bien algunas empresas de abastecimiento pueden atraer a los clientes con honorarios del 3 % o menos, estos a menudo descubren que los precios de los productos son mucho más altos que los de la mayoría de los proveedores en línea, como los de Alibaba. O, incluso si inicialmente reciben una muestra perfecta, pueden recibir mercancía de baja calidad.
6. ¿Qué trucos utiliza un mal agente de compras? Sobornos, comisiones ilegales, etc.
Ahora, por fin, llegamos a la parte que a todos les interesa. Quizás hayan oído hablar mucho del lado oscuro de las agencias de abastecimiento, como aceptar sobornos o comisiones ilegales de los proveedores, lo que provoca que los compradores teman utilizarlas. A continuación, revelaré las tácticas más comunes de las agencias de abastecimiento.
Sobornos y comisiones ilegales de los proveedores
En primer lugar, los sobornos o comisiones ilegales pueden afectar tanto a agentes de compras individuales como a empresas de abastecimiento. Si el comprador y el agente/empresa de abastecimiento acordaron el precio del producto y la transparencia en la información del proveedor al inicio de la colaboración, y aun así el agente solicita una comisión ilegal al proveedor, esto constituye un acto ilegal o poco ético.
Por ejemplo, supongamos que ahora recibe dos precios iguales del proveedor A y del proveedor B. Si el proveedor B ofrece una comisión al agente de compras, es probable que este elija a B, independientemente de la calidad del producto de B. Si su agente de compras acepta la comisión, podría encontrarse con las siguientes situaciones:
•Los productos que recibió no cumplen con sus requisitos de calidad, o son productos que no cumplen con los requisitos de certificación en su mercado y, por lo tanto, son ilegales para importar y vender.
•Si surge una disputa sobre la calidad del producto, su agente de compras no se pondrá de su lado ni intentará defender sus intereses, sino que probablemente excusará al proveedor por diversas razones.
Por lo tanto, un buen agente/empresa de abastecimiento desempeña un papel fundamental en la gestión de su cadena de suministro. Además de ayudarle a obtener precios competitivos, también se encargan del seguimiento, ya que un buen servicio es la clave de la competitividad de su modelo de negocio. En cuanto a algunos agentes de abastecimiento individuales que solo realizan negocios puntuales, no puedo garantizar la calidad del servicio.
7. Dónde encontrar un agente de abastecimiento para diferentes tipos de negocios.
Quizás te preguntes: ¿dónde puedo encontrar un agente de compras confiable? No te preocupes, te mostraré tres lugares donde encontrar un agente o empresa de abastecimiento.
1) Google
La mayoría de las personas recurren a Google como primera opción cuando tienen problemas. De hecho, Google suele ser útil, ya que proporciona información valiosa. Si desea encontrar un agente de abastecimiento en un país como China, simplemente escriba "agente de abastecimiento en China" y obtendrá una lista de empresas chinas en los resultados de búsqueda.
Al consultar un sitio web de abastecimiento, preste atención al contenido, los años de antigüedad, las fotos de la empresa, la información de contacto, el tamaño del equipo, la infraestructura, las reseñas y testimonios de clientes, los blogs, etc. Solo un equipo profesional invertirá el tiempo y el dinero necesarios para optimizar sus sitios web en Google.
2) Upwork / Fiverr
Upwork y Fiverr son plataformas para freelancers donde puedes encontrar agentes de abastecimiento independientes. Algunos lo hacen a tiempo parcial; te ayudarán a encontrar un proveedor y te proporcionarán un informe. Luego, tendrás que contactar al proveedor y gestionar el seguimiento por tu cuenta.
Dado que estos agentes de abastecimiento individuales pueden aparecer y desaparecer rápidamente, conviene tener especial cuidado con ellos en lo que respecta al pago de comisiones.
3) Ferias
Además de buscar agentes de abastecimiento en línea, también puedes visitar ferias comerciales. Por ejemplo, si deseas importar desde China y encontrar un agente de importación chino, puedes visitar la Feria de Cantón, la Feria de Hong Kong y la Feria Internacional de Yiwu, entre otras.
Sin embargo, buscar una empresa de abastecimiento en una feria es más adecuado para los grandes importadores, que suelen gastar millones de dólares en compras cada año y necesitan importar cientos o miles de tipos diferentes de productos.
Si usted es un importador pequeño o mediano con un presupuesto de compras de tan solo decenas de miles de dólares al año, es posible que los proveedores en las ferias no acepten su pedido o que le asignen un agente de compras poco profesional.
8. Consejos prácticos para encontrar un agente o empresa de abastecimiento confiable.
Consejo 1: Elija un agente de compras chino frente a un agente de compras con sede en otros países (EE. UU., Reino Unido, India, etc.).
Dado que China es el mayor exportador de bienes de consumo, los agentes de abastecimiento chinos representan la mayoría del mundo. Por lo tanto, los dividiré en dos tipos: agentes de abastecimiento chinos y agentes de abastecimiento no chinos. ¿Cuáles son las diferencias entre ellos? ¿Cuál elegir? Analicemos las ventajas y desventajas de cada uno por separado.
Ventajas e inconvenientes de los agentes de abastecimiento no chinos
¿Cómo operan los agentes de abastecimiento radicados en otros países? Generalmente, son nativos de un país determinado y ayudan a los compradores de su país a adquirir productos de otros países de Asia o del sudeste asiático, como China, Vietnam, India, Malasia, etc.
Por lo general, tienen oficinas propias tanto en el país comprador como en su propio país. El equipo suele estar formado por varias personas y presta servicios principalmente a grandes compradores.
Si te encuentras en Estados Unidos, elige un agente de compras local y no tendrás que preocuparte por las barreras lingüísticas y culturales entre tú y el agente, lo que mejorará la eficiencia de la comunicación.
Si realiza un pedido grande, puede considerar la posibilidad de buscar un agente de compras en su país. Sin embargo, estos agentes no suelen ser muy favorables para las pequeñas empresas, ya que sus comisiones o sus propios márgenes de beneficio son elevados.
Ventajas e inconvenientes de los agentes de abastecimiento en China
En comparación con los agentes de abastecimiento no chinos, es evidente que la comisión o el beneficio de los agentes de abastecimiento chinos es mucho menor. Además, cuentan con equipos de abastecimiento más profesionales y una mayor disponibilidad de proveedores chinos que los agentes de abastecimiento no chinos.
Sin embargo, debido a las diferencias lingüísticas, es posible que no puedan comunicarse con usted con la misma fluidez que sus agentes locales. Además, el sector de abastecimiento chino cuenta con agentes de diversa índole, lo que dificulta distinguir a los buenos.
Consejo 2: Elija agentes de abastecimiento especializados en un artículo determinado.
Si desea importar muchos tipos diferentes de productos de consumo diario, elija una empresa de abastecimiento que ya haya suministrado una gran cantidad de productos de consumo diario a compradores anteriores.
Si te especializas en la importación de ciertos productos industriales, busca un agente de abastecimiento especializado en este sector, como materiales de construcción o productos médicos. Estos agentes suelen tener una amplia red de proveedores de confianza y pueden ofrecerte un asesoramiento experto en compras y producción.
Consejo 3: Elija el agente de abastecimiento ubicado cerca del clúster industrial.
Cada país tiene sus propios clústeres industriales, que son grupos de empresas similares y relacionadas en un área geográfica definida.
Por ejemplo, si desea comprar artículos de uso diario en China, el agente de compras de Yiwu es una buena opción. Y para ropa, el agente de compras de Guangzhou le ofrecerá más ventajas.
Ubicarse cerca del clúster industrial facilita el contacto con las fábricas y reduce los costos intermedios, como el flete, los gastos de supervisión de calidad, etc. Por ejemplo, si desea comprar productos electrónicos, los agentes de compras en Yiwu no ofrecerán mejores precios que los de Shenzhen.
Si desea adquirir productos de China, aquí tiene una tabla con clústeres industriales para algunas categorías de industria en China, a modo de referencia.
Categoría de industria Cluster Regalos Yiwu Productos digitales y electrónicos Shenzhen Ropa infantil Zhili, Jimo, Guangdong Ferretería Yongkang Cosméticos Guangzhou Textiles para el hogar Tongxiang, Nantong Utensilios de cocina Tongxiang, Chaozhou Decoración del hogar Foshan Productos primarios/materia prima a granel Yuyao (productos plásticos), Dongguan (recubrimientos) Textiles Guangzhou, Shaoxing Embalaje Cangnan, Wenzhou.
Consejo 4: Pregunte al agente/empresa de abastecimiento si puede proporcionar referencias de clientes satisfechos.
Un buen agente de compras que aporte valor tendrá muchos clientes satisfechos, y estará encantado y orgulloso de facilitarte sus contactos. Así que puedes comprobar en qué destaca el agente: ¿es bueno encontrando el mejor precio o inspeccionando el producto? ¿Ofrece un buen servicio?
Consejo 5: Elija al agente de abastecimiento con mayor experiencia en el sector.
La experiencia en abastecimiento es un factor vital que debes tener en cuenta. Un agente individual con 10 años de experiencia puede ser mucho más ingenioso y confiable que una empresa de abastecimiento con tan solo unos meses de trayectoria.
Su larga trayectoria empresarial avala su experiencia. Esto significa que ha brindado a sus clientes un servicio de alta calidad de forma constante. Además de su conocimiento en la selección de proveedores, también debe ser sumamente competente en control de calidad, logística y auditoría.