Ưu điểm và khả năng của đại lý mua hàng

Chìa khóa để tồn tại cuối cùng của một hoạt động mua sắm đại lý nằm ở chỗ liệu Nhân viên mua hàng Công ty có thể mua nguyên vật liệu giá rẻ và chất lượng cao cho khách hàng của mình. Do đó, vận hành chi phí thấp là một chiến lược thường được các công ty đại lý mua sắm áp dụng. Trên thực tế, các công ty đại lý mua sắm có những lợi thế và khả năng như vậy. Có thể tiết kiệm chi phí.

Theo số liệu liên quan, trong mô hình mua sắm nguyên vật liệu truyền thống ở nước ta, chi phí mua sắm chiếm từ 60% đến 65% tổng chi phí đầu tư của doanh nghiệp, trong khi ở nước ngoài, tỷ lệ này dưới 40%. Nói cách khác, chi phí mua sắm nguyên vật liệu ở nước ta vẫn còn ít nhất 20% có thể giảm bớt. Nếu doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả kinh tế, giảm chi phí mua sắm nguyên vật liệu là một lựa chọn rất khả thi.

Tiết kiệm chi phí mua sắm

Các công ty môi giới mua sắm chuyên về thu mua và phân phối vật tư. Họ tách biệt chức năng thu mua vật tư khỏi các doanh nghiệp sản xuất và thực hiện phân công lao động trong xã hội. Theo lý thuyết phân công lao động và chuyên môn hóa, phân công lao động góp phần phát triển chuyên môn hóa, và tác động trực tiếp của chuyên môn hóa là tiết kiệm chi phí. Các công ty môi giới mua sắm là các công ty chuyên về thu mua vật tư. Họ có các đội ngũ thu mua và phân phối vật tư chuyên nghiệp, có thể giảm chi phí thu mua một cách hiệu quả. Trước hết, họ chuyên mua một loại vật tư nhất định hoặc nhiều loại vật tư và có thể cung cấp dịch vụ cho nhiều khách hàng cùng một lúc. Do đó, họ thường mua hàng số lượng lớn trong quá trình hoạt động. Mua hàng số lượng lớn thường được hưởng chiết khấu giá lớn hơn và có thể hưởng nhiều ưu đãi hơn so với khách hàng thông thường. Thứ hai, các công ty môi giới mua sắm chỉ tham gia vào việc thu mua một loại vật tư nhất định hoặc một số loại vật tư. Họ có nhiều thông tin hơn các công ty thông thường, quen thuộc với điều kiện thị trường trong lĩnh vực này và có thể nhanh chóng hoàn thành nhiệm vụ thu mua khi khách hàng đưa ra chỉ thị thu mua, điều này có thể tiết kiệm được rất nhiều chi phí giao dịch như kiểm tra và đàm phán. Đối với khách hàng, ngoài việc tiết kiệm chi phí hoạt động hàng ngày của bộ phận mua hàng, tiền lương nhân viên mua hàng, chi phí tồn kho nguyên vật liệu và chi phí giao dịch trong quá trình mua hàng, họ còn có thể mua được các nguyên vật liệu cần thiết với hiệu quả cao hơn và giá thấp hơn. Toàn bộ quy trình mua sắm của doanh nghiệp có xu hướng được đơn giản hóa và tinh gọn, đồng thời chi phí mua sắm được giảm đáng kể.

Đảm bảo chất lượng vật liệu

Các công ty dịch vụ mua sắm có thể tồn tại và phát triển bởi vì họ phải tuân thủ một ràng buộc vô hình, đó là trách nhiệm đối với khách hàng. Chỉ khi khách hàng tin tưởng và sẵn lòng giao phó việc mua sắm vật tư cho họ thì họ mới có thể tồn tại và phát triển. Do đó, họ phải đặt mình vào vị trí của khách hàng, suy nghĩ về những gì khách hàng nghĩ và lo lắng về những gì khách hàng lo lắng. Họ phải luôn tỉnh táo, bởi vì trong một xã hội có mức độ lưu thông thông tin cao, một sơ suất hoặc gian lận nhỏ (như hàng kém chất lượng) không chỉ khiến họ mất khách hàng vĩnh viễn mà còn có thể gây ra thảm họa nghiêm trọng cho chính họ. Theo nghĩa này, các công ty dịch vụ mua sắm có ý thức trách nhiệm và khả năng ứng phó khủng hoảng cao hơn so với bộ phận mua sắm của khách hàng, và có động lực hơn trong việc tìm kiếm vật tư chất lượng cao với giá cả phải chăng. Ngoài ra, các công ty dịch vụ mua sắm chuyên về mua sắm một hoặc nhiều loại vật tư, có đội ngũ nhân viên mua sắm chuyên nghiệp hơn, nắm bắt chính xác hơn tình hình thị trường và có khả năng xác định chất lượng vật tư liên quan tốt hơn. Do đó, các đại lý mua sắm có khả năng mua được vật tư đáp ứng yêu cầu của khách hàng tốt hơn. Khả năng chuyên môn hóa cao hơn đối với một loại vật liệu nhất định hoặc nhiều loại vật liệu là một phương tiện cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của các cơ quan thu mua; và đối với khách hàng, điều này giúp tiết kiệm chi phí thu mua một cách hiệu quả.

Cung cấp dịch vụ nhanh chóng

Các công ty đại lý thu mua có đội ngũ phân phối vật tư chuyên nghiệp, có khả năng giao chính xác các vật tư mà khách hàng yêu cầu đến địa điểm được chỉ định trong thời gian ngắn. Hơn nữa, những người đã tham gia phân phối một loại vật tư nhất định hoặc nhiều loại vật tư trong thời gian dài sẽ hiểu rõ hơn về hiệu suất và yêu cầu vận chuyển của vật tư được phân phối, từ đó giảm thiểu tổn thất vật tư trong quá trình bốc dỡ và vận chuyển, tiết kiệm chi phí. Đối với các công ty khách hàng, chỉ cần đơn đặt hàng được phát hành trước thời gian hợp lý theo tiến độ sản xuất, các vật tư cần thiết có thể được cung cấp kịp thời. Do đó, không cần phải dự trữ một lượng lớn vật tư. Chỉ cần một lượng hàng tồn kho nhỏ hoặc bằng không là đủ để tránh tình trạng tồn đọng nguyên vật tư, từ đó giảm chi phí tồn kho.

Ngăn chặn tham nhũng trong hoạt động mua sắm

Trong mô hình mua sắm vật tư truyền thống, nhân viên thu mua thường phải tiến hành kiểm tra tại chỗ các nhà cung cấp để xác định nhà cung cấp, và đây thường là khâu dễ xảy ra tham nhũng trong quy trình mua sắm. Trên thực tế, để có được tư cách cung cấp vật tư, một số nhà cung cấp đã chi rất nhiều tiền để lấy lòng nhân viên thu mua, hoặc hứa hẹn những khoản giảm giá bí mật. Nhưng "lông cừu làm ra lông cừu", và hậu quả của lòng tham lợi nhuận nhỏ của nhân viên thu mua là doanh nghiệp phải trả chi phí cao hơn. Để ngăn chặn gian lận trong quá trình mua sắm, các công ty đã thiết lập một loạt các cơ chế giám sát. Tuy nhiên, xét từ kết quả thực hiện thực tế, các công ty không chỉ tốn chi phí cao mà hiệu quả cũng không rõ ràng. Mô hình đại lý thu mua tách biệt chức năng mua sắm vật tư khỏi nội bộ doanh nghiệp, làm cho mối quan hệ giữa doanh nghiệp đại lý thu mua và khách hàng của họ trở nên cởi mở và minh bạch. Đối với các công ty khách hàng, mô hình này giúp giảm số bước trong quy trình mua sắm vật tư, từ đó giảm thiểu khả năng tham nhũng trong khâu cung ứng vật tư tại nguồn và giảm đáng kể chi phí giám sát. Là một mô hình mua sắm vật tư mới, dịch vụ đại lý mua sắm sẽ được ngày càng nhiều doanh nghiệp công nhận nhờ đặc điểm tiết kiệm chi phí, hiệu quả và nhanh chóng, trở thành lựa chọn mới giúp nhiều doanh nghiệp giảm chi phí mua sắm.