ข้อดีและศักยภาพของตัวแทนจัดซื้อ

กุญแจสำคัญสู่ความอยู่รอดในระยะยาวของผู้ซื้อ ตัวแทน ขึ้นอยู่กับว่า ตัวแทนจัดซื้อ บริษัทสามารถจัดซื้อวัสดุราคาถูกและคุณภาพสูงให้กับลูกค้าได้ ดังนั้น การดำเนินงานต้นทุนต่ำจึงเป็นกลยุทธ์ที่บริษัทจัดหาจัดซื้อนิยมใช้กันทั่วไป ที่จริงแล้ว บริษัทจัดหาจัดซื้อมีข้อได้เปรียบและความสามารถดังกล่าว จึงยังมีโอกาสที่จะลดต้นทุนได้อีกมาก

จากข้อมูลที่เกี่ยวข้อง พบว่าในรูปแบบการจัดซื้อจัดหาวัสดุแบบดั้งเดิมของประเทศ ต้นทุนการจัดซื้อจัดหาคิดเป็น 60% ถึง 65% ของต้นทุนการลงทุนทั้งหมดขององค์กร ในขณะที่ในต่างประเทศ สัดส่วนนี้ต่ำกว่า 40% กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ ยังมีโอกาสที่จะลดต้นทุนการจัดซื้อจัดหาวัสดุในประเทศได้อีกอย่างน้อย 20% หากองค์กรต้องการเพิ่มประสิทธิภาพทางเศรษฐกิจ การลดต้นทุนการจัดซื้อจัดหาวัสดุจึงเป็นทางเลือกที่สมเหตุสมผลมาก

ประหยัดต้นทุนการจัดซื้อจัดจ้างได้อย่างแท้จริง

บริษัทตัวแทนจัดซื้อมีความเชี่ยวชาญในการจัดหาและจัดจำหน่ายวัสดุ พวกเขาแยกหน้าที่การจัดหาวัสดุออกจากองค์กรการผลิตและตระหนักถึงการแบ่งงานทางสังคม ตามทฤษฎีการแบ่งงานและความเชี่ยวชาญ การแบ่งงานมีส่วนช่วยในการพัฒนาความเชี่ยวชาญ และผลกระทบโดยตรงของความเชี่ยวชาญคือการประหยัดต้นทุน บริษัทตัวแทนจัดซื้อเป็นบริษัทที่เชี่ยวชาญด้านการจัดหาวัสดุ พวกเขามีทีมจัดหาและจัดจำหน่ายวัสดุมืออาชีพที่สามารถลดต้นทุนการจัดซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประการแรก พวกเขามีความเชี่ยวชาญในการจัดซื้อวัสดุประเภทใดประเภทหนึ่งหรือหลายประเภท และสามารถให้บริการแก่ลูกค้าหลายรายพร้อมกันได้ ดังนั้น พวกเขามักจะซื้อในปริมาณมากในระหว่างการดำเนินงาน การซื้อในปริมาณมากมักได้รับส่วนลดราคาที่มากกว่าและได้รับประโยชน์มากกว่าลูกค้าทั่วไปเนื่องจากส่วนลดที่เหมาะสม ประการที่สอง บริษัทตัวแทนจัดซื้อจะดำเนินการจัดหาวัสดุประเภทใดประเภทหนึ่งหรือหลายประเภทเท่านั้น พวกเขามีข้อมูลที่มากกว่าบริษัททั่วไป คุ้นเคยกับสภาวะตลาดในสาขานี้ และสามารถดำเนินการจัดซื้อให้เสร็จสิ้นได้อย่างรวดเร็วเมื่อลูกค้าออกคำสั่งจัดซื้อ ซึ่งสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการทำธุรกรรม เช่น การตรวจสอบและการเจรจาต่อรองได้มาก สำหรับลูกค้า นอกจากการประหยัดค่าใช้จ่ายประจำวันของแผนกจัดซื้อ ค่าจ้างพนักงานจัดซื้อ ต้นทุนสินค้าคงคลัง และค่าใช้จ่ายในการทำธุรกรรมในการจัดซื้อแล้ว พวกเขายังสามารถจัดซื้อวัสดุที่ต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและในราคาที่ต่ำลง กระบวนการจัดซื้อทั้งหมดขององค์กรมีแนวโน้มที่จะง่ายขึ้นและคล่องตัวขึ้น และต้นทุนการจัดซื้อลดลงอย่างมาก

ตรวจสอบคุณภาพของวัสดุ

บริษัทตัวแทนจัดซื้อสามารถอยู่รอดและเติบโตได้เพราะอยู่ภายใต้ข้อจำกัดที่มองไม่เห็น นั่นคือความรับผิดชอบต่อลูกค้า บริษัทตัวแทนจัดซื้อจะอยู่รอดและเติบโตได้ก็ต่อเมื่อลูกค้าไว้วางใจและเต็มใจที่จะมอบหมายธุรกิจจัดซื้อวัสดุให้เท่านั้น ดังนั้น บริษัทตัวแทนจัดซื้อจึงต้องเข้าใจมุมมองของลูกค้า คิดถึงสิ่งที่ลูกค้าคิด และกังวลในสิ่งที่ลูกค้ากังวล ต้องตื่นตัวอยู่เสมอ เพราะในสังคมที่มีการหมุนเวียนข้อมูลสูง ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยหรือการทุจริต (เช่น สินค้าคุณภาพต่ำ) ไม่เพียงแต่จะทำให้สูญเสียลูกค้าไปตลอดกาล แต่ยังอาจนำมาซึ่งหายนะอย่างร้ายแรงต่อบริษัทเองด้วย ในแง่นี้ บริษัทตัวแทนจัดซื้อจึงมีความรับผิดชอบและตระหนักถึงวิกฤตมากกว่าแผนกจัดซื้อของลูกค้าเอง และมีแรงจูงใจมากกว่าในการแสวงหาวัสดุคุณภาพสูงและราคาต่ำ นอกจากนี้ บริษัทตัวแทนจัดซื้อยังเชี่ยวชาญในการจัดซื้อวัสดุประเภทใดประเภทหนึ่งหรือหลายประเภท มีบุคลากรจัดซื้อที่มีความเชี่ยวชาญมากกว่า เข้าใจสภาวะตลาดได้แม่นยำกว่า และมีความสามารถในการระบุคุณภาพของวัสดุที่เกี่ยวข้องได้ดีกว่า ดังนั้น หน่วยงานจัดซื้อจึงสามารถจัดหาวัสดุที่ตรงตามความต้องการของลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น ความสามารถเฉพาะด้านในการจัดหาวัสดุประเภทใดประเภทหนึ่งหรือหลายประเภทนี้ เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการอยู่รอดและการพัฒนาของหน่วยงานจัดซื้อ และสำหรับลูกค้าแล้ว ก็ช่วยประหยัดต้นทุนในการจัดซื้อได้อย่างมาก

ให้บริการที่รวดเร็ว

บริษัทตัวแทนจัดซื้อมีทีมงานจัดจำหน่ายวัสดุมืออาชีพ ซึ่งสามารถจัดส่งวัสดุที่ลูกค้าต้องการไปยังสถานที่ที่ลูกค้ากำหนดได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว ยิ่งไปกว่านั้น ผู้ที่มีประสบการณ์ในการจัดจำหน่ายวัสดุประเภทใดประเภทหนึ่งหรือหลายประเภทมาเป็นเวลานาน จะมีความเข้าใจในประสิทธิภาพและข้อกำหนดด้านการขนส่งของวัสดุที่จัดจำหน่ายได้ดีกว่า จึงช่วยลดการสูญเสียวัสดุระหว่างการขนถ่ายและการขนส่ง และประหยัดค่าใช้จ่าย สำหรับบริษัทลูกค้า ตราบใดที่ออกใบสั่งซื้อล่วงหน้าในเวลาที่เหมาะสมตามความคืบหน้าของการผลิต วัสดุที่ต้องการก็สามารถจัดหาได้ทันเวลา ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องสำรองวัสดุจำนวนมาก เพียงแค่มีสินค้าคงคลังจำนวนเล็กน้อยหรือไม่มีเลยก็เพียงพอแล้ว เพื่อป้องกันการขาดแคลนวัตถุดิบและวัสดุ ซึ่งจะช่วยลดต้นทุนสินค้าคงคลังได้

ป้องกันการทุจริตในการจัดซื้อจัดจ้าง

ในรูปแบบการจัดซื้อวัสดุแบบดั้งเดิม เจ้าหน้าที่จัดซื้อจำเป็นต้องไปตรวจสอบสถานที่จริงของซัพพลายเออร์เพื่อคัดเลือกซัพพลายเออร์ ซึ่งโดยปกติแล้วเป็นขั้นตอนที่เสี่ยงต่อการทุจริต ในความเป็นจริง เพื่อให้ได้คุณสมบัติในการจัดหาวัสดุ ซัพพลายเออร์บางรายใช้เงินจำนวนมากเพื่อเอาใจเจ้าหน้าที่จัดซื้อ หรือสัญญาว่าจะให้ส่วนลดลับๆ แต่ผลที่ตามมาจากการโลภของเจ้าหน้าที่จัดซื้อเพื่อผลกำไรเล็กน้อยก็คือ บริษัทต้องจ่ายต้นทุนที่สูงขึ้น เพื่อป้องกันการทุจริตในกระบวนการจัดซื้อ บริษัทต่างๆ จึงได้จัดตั้งกลไกการกำกับดูแลต่างๆ ขึ้นมา อย่างไรก็ตาม เมื่อพิจารณาจากผลลัพธ์ของการดำเนินการจริง บริษัทต่างๆ ไม่เพียงแต่เสียค่าใช้จ่ายสูงเท่านั้น แต่ผลลัพธ์ก็ไม่ชัดเจน รูปแบบหน่วยงานจัดซื้อแยกฟังก์ชันการจัดซื้อวัสดุออกจากภายในองค์กร ทำให้ความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานจัดซื้อกับลูกค้ามีความเปิดเผยและโปร่งใส สำหรับบริษัทลูกค้า การใช้บริการหน่วยงานจัดซื้อจะช่วยลดขั้นตอนในการจัดหาวัสดุ ทำให้ลดโอกาสการทุจริตในการจัดหาวัสดุจากแหล่งผลิต และลดต้นทุนการกำกับดูแลในการจัดหาวัสดุได้อย่างมาก ในฐานะที่เป็นรูปแบบการจัดหาวัสดุแบบใหม่ หน่วยงานจัดซื้อจะได้รับการยอมรับจากองค์กรต่างๆ มากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากมีราคาถูก มีประสิทธิภาพ และรวดเร็ว และจะกลายเป็นทางเลือกใหม่สำหรับหลายองค์กรในการลดต้นทุนการจัดซื้อ