مزايا وقدرات وكلاء الشراء

مفتاح البقاء النهائي لعملية الشراء عامل يكمن الأمر في ما إذا كان وكيل المشتريات تستطيع الشركة شراء مواد رخيصة وعالية الجودة لعملائها. لذا، تُعدّ العمليات منخفضة التكلفة استراتيجية شائعة لدى شركات وكالات الشراء. في الواقع، تتمتع شركات وكالات الشراء بهذه المزايا والقدرات، مما يتيح مجالاً لخفض التكاليف.

تشير البيانات ذات الصلة إلى أن تكاليف شراء المواد في نموذج التوريد التقليدي في بلدي تُشكّل ما بين 60% و65% من إجمالي تكاليف الاستثمار للشركات، بينما تقل هذه النسبة عن 40% في الدول الأخرى. بعبارة أخرى، لا يزال هناك مجال لخفض تكاليف شراء المواد في بلدي بنسبة لا تقل عن 20%. إذا أرادت الشركات تحسين كفاءتها الاقتصادية، فإن خفض تكاليف شراء المواد يُعد خيارًا واقعيًا للغاية.

حقق وفورات في تكاليف الشراء

تتخصص وكالات التوريد في شراء وتوزيع المواد. وهي تفصل وظيفة شراء المواد عن شركات الإنتاج، محققةً بذلك تقسيمًا اجتماعيًا للعمل. ووفقًا لنظرية تقسيم العمل والتخصص، يُسهم تقسيم العمل في تطوير التخصص، ويؤدي التخصص بشكل مباشر إلى توفير التكاليف. تُعد شركات وكالات التوريد شركات متخصصة في شراء المواد، حيث تمتلك فرقًا محترفة في هذا المجال، قادرة على خفض تكاليف الشراء بفعالية. أولًا، تتخصص هذه الشركات في شراء نوع أو عدة أنواع من المواد، ويمكنها تقديم خدماتها لعدة عملاء في آن واحد. ولذلك، عادةً ما تشتري بكميات كبيرة. غالبًا ما تتمتع عمليات الشراء بالجملة بخصومات أكبر، ما يتيح للعملاء الاستفادة من مزايا أكثر من العملاء العاديين. ثانيًا، نظرًا لأن شركات وكالات التوريد تقتصر على شراء نوع أو عدة أنواع من المواد، فإنها تمتلك معلومات أكثر ثراءً من الشركات العادية، وتُلمّ بظروف السوق في هذا المجال، ما يُمكنها من إنجاز مهام الشراء بسرعة فور تلقيها تعليمات الشراء من العملاء، وهو ما يوفر الكثير من تكاليف المعاملات، مثل الفحص والتفاوض. بالنسبة للعملاء، بالإضافة إلى توفير النفقات اليومية لقسم المشتريات، ورواتب موظفي المشتريات، وتكاليف مخزون المواد، وتكاليف المعاملات في عملية الشراء، يمكنهم أيضًا شراء المواد المطلوبة بكفاءة أعلى وأسعار أقل. وبذلك، تميل عملية الشراء بأكملها في الشركات إلى التبسيط والكفاءة، مما يقلل تكاليف الشراء بشكل كبير.

ضمان جودة المواد

تستطيع شركات وكالات الشراء البقاء والنمو لأنها تخضع لقيد غير مرئي، ألا وهو مسؤولياتها تجاه عملائها. فبقاءها ونموها مرهونان بثقة العملاء بها واستعدادهم لتوكيلها بتوريد موادهم. لذا، يجب عليها أن تضع نفسها مكان العميل، وأن تفكر في مخاوفه، وأن تهتم بشؤونه. عليها أن تبقى متيقظة باستمرار، ففي مجتمع يتميز بتداول المعلومات على نطاق واسع، قد يؤدي أي خطأ أو غش (مثل بيع سلع رديئة) إلى خسارة العميل للأبد، بل وقد يتسبب في كارثة حقيقية لها. من هذا المنطلق، تتمتع شركات وكالات الشراء بحس أعلى بالمسؤولية والتعامل مع الأزمات مقارنةً بقسم المشتريات لدى العميل، ولديها حافز أكبر للبحث عن مواد عالية الجودة وبأسعار مناسبة. إضافةً إلى ذلك، تتخصص شركات وكالات الشراء في توريد نوع أو أكثر من المواد، وتضم كوادر شراء أكثر احترافية، ولديها فهم أدق لظروف السوق، وقدرة أكبر على تحديد جودة المواد ذات الصلة. لذلك، فإن وكلاء الشراء أكثر قدرة على شراء مواد تلبي متطلبات العملاء. تُعد هذه القدرة الأكثر تخصصًا لنوع معين أو عدة أنواع من المواد وسيلة ضرورية لبقاء وتطوير وكالات المشتريات؛ وبالنسبة للعملاء، فإنها توفر تكاليف الشراء بشكل فعلي.

تقديم خدمة سريعة

تمتلك شركات وكالات الشراء فرق توزيع مواد محترفة، قادرة على توصيل المواد المطلوبة بدقة إلى الموقع المحدد من قبل العملاء في وقت قصير. علاوة على ذلك، فإن خبرة هذه الشركات الطويلة في توزيع نوع معين من المواد أو عدة أنواع منها تُتيح لها فهمًا أفضل لأداء المواد ومتطلبات نقلها، مما يقلل من فقدان المواد أثناء التحميل والتفريغ والنقل، وبالتالي يوفر التكاليف. بالنسبة للشركات العميلة، يكفي إصدار أمر الشراء في وقت مناسب وفقًا لتقدم الإنتاج، ليتم توفير المواد المطلوبة في الوقت المحدد. لذا، لا حاجة لتخزين كميات كبيرة من المواد، بل يكفي الاحتفاظ بمخزون صغير أو حتى انعدام المخزون، لتجنب تراكم المواد الخام، وبالتالي خفض تكاليف المخزون.

منع الفساد في عمليات الشراء

في نموذج التوريد التقليدي للمواد، غالبًا ما يحتاج موظفو المشتريات إلى إجراء عمليات تفتيش ميدانية للموردين لتحديد مدى جدارتهم، وهذه عادةً ما تكون حلقةً في عملية الشراء عُرضةً للفساد. في الواقع، وللحصول على مؤهلات توريد المواد، ينفق بعض الموردين مبالغ طائلة لكسب ودّ موظفي المشتريات، أو يعدونهم بخصومات سرية. لكنّ الحقيقة تبقى غامضة، ونتيجةً لجشع موظفي المشتريات لتحقيق أرباح ضئيلة، تتحمّل الشركات تكاليف باهظة. ولمنع حدوث الاحتيال في عملية الشراء، أنشأت الشركات سلسلةً من آليات الرقابة. ومع ذلك، وبالنظر إلى نتائج التطبيق الفعلي، لم تقتصر الشركات على إنفاق مبالغ طائلة فحسب، بل كان الأثر غير واضح. يفصل نموذج وكالة المشتريات وظيفة توريد المواد داخل الشركة، مما يجعل العلاقة بين وكالة المشتريات وعملائها شفافةً ومفتوحةً. بالنسبة للشركات العميلة، يقلل هذا النموذج من عدد خطوات شراء المواد، مما يحد من احتمالية الفساد في عملية الشراء من المصدر، ويخفض بشكل كبير تكلفة الإشراف عليها. وباعتباره نموذجًا جديدًا لشراء المواد، سيحظى هذا النموذج باعتراف متزايد من قبل الشركات نظرًا لخصائصه من حيث التكلفة المنخفضة والكفاءة والسرعة، وسيصبح خيارًا جديدًا للعديد من الشركات لخفض تكاليف الشراء.