5,5% người bán gặp khó khăn với vận chuyển không ổn định: 3 bí quyết không liên quan đến kỹ thuật để xây dựng hệ thống hậu cần chặng đầu ổn định

5,5% người bán gặp khó khăn với vận chuyển không ổn định: 3 bí quyết không liên quan đến kỹ thuật để xây dựng hệ thống hậu cần chặng đầu ổn định

Trong chuỗi thương mại toàn cầu, khâu vận chuyển đầu tiên giống như "chặng đường đầu tiên" kết nối sản xuất và thị trường nước ngoài; sự ổn định của nó quyết định trực tiếp đến sự thông suốt của chuỗi cung ứng tiếp theo. Dữ liệu gần đây từ một viện nghiên cứu logistics quốc tế cho thấy 5,5% người bán hàng thương mại toàn cầu thường xuyên gặp phải các vấn đề như chậm trễ vận chuyển chặng đầu, biến động chi phí và hư hỏng hàng hóa. Những sự cố tưởng chừng như riêng lẻ này cuối cùng có thể dẫn đến mất đơn hàng, mất lòng tin của khách hàng và thậm chí gây áp lực lên dòng tiền. Điều đáng chú ý là việc giải quyết những vấn đề này không chỉ dựa vào nâng cấp công nghệ hay đầu tư lớn. Ba bí quyết phi kỹ thuật sau đây phù hợp hơn để người mua và nhà phân phối toàn cầu áp dụng, xây dựng "tuyến phòng thủ ổn định" cho khâu vận chuyển đầu tiên từ góc độ hợp tác và quản lý.

Bí quyết 1: Xây dựng mạng lưới hợp tác hậu cần "linh hoạt", loại bỏ sự phụ thuộc vào một bên duy nhất.

Nhiều người mua gặp khủng hoảng trong khâu hậu cần chặng đầu do quá phụ thuộc vào một nguồn duy nhất. Dịch vụ hậu cần Khi nhà cung cấp dịch vụ đó đối mặt với tình trạng tắc nghẽn cảng, thay đổi chính sách hoặc thiếu hụt năng lực vận chuyển, kế hoạch vận chuyển của chính họ sẽ hoàn toàn bị đình trệ. Một mô hình hợp tác thực sự ổn định bao gồm việc thiết lập một mạng lưới hậu cần năng động với cấu trúc "cốt lõi + dự phòng", cho phép phân bổ nguồn lực linh hoạt hơn.

Trước hết, việc lựa chọn đối tác cốt lõi cần vượt ra khỏi quan niệm sai lầm "giá cả là trên hết" và tập trung vào các nguồn lực đã được thiết lập của họ trên các tuyến đường mục tiêu. Ví dụ, đối với các tuyến đường châu Âu, nên ưu tiên các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần có quan hệ đối tác lâu dài với các cảng như Hamburg và Rotterdam, vì họ thường có quyền truy cập nhanh hơn vào thông tin hoạt động của cảng và được ưu tiên trong việc phân bổ bến. Đối với các tuyến đường Đông Nam Á, cần xem xét thế mạnh của các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần trong việc hiểu rõ các chính sách thông quan và mạng lưới giao hàng địa phương của họ. Trước khi hợp tác, điều cần thiết là phải xác minh tỷ lệ giao hàng đúng hạn, dữ liệu về tỷ lệ hư hỏng hàng hóa trong ba năm qua và kinh nghiệm xử lý các trường hợp khẩn cấp (như bão hoặc đình công tại cảng). Thông tin này phản ánh sự ổn định dịch vụ hiệu quả hơn so với báo giá đơn thuần.

Thứ hai, việc lựa chọn đối tác dự phòng cần nhấn mạnh vào "sự bổ sung khác biệt". Nếu đối tác chính mạnh về vận chuyển hàng nguyên container (FCL), các đối tác dự phòng có thể được lựa chọn từ những đối tác có thế mạnh về vận chuyển hàng lẻ (LCL) và vận tải hàng không để xử lý các đơn hàng nhỏ khẩn cấp hoặc các tình huống gián đoạn vận chuyển. Nếu đối tác chính phụ trách các cảng lớn ở châu Âu và châu Mỹ, các đối tác dự phòng có thể tập trung vào các tuyến đường đến các thị trường mới nổi như Trung Đông và Nam Mỹ để đáp ứng nhu cầu mở rộng kinh doanh. Đồng thời, việc duy trì liên lạc thường xuyên với các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần dự phòng, chẳng hạn như cập nhật kế hoạch hợp tác hàng quý, đảm bảo việc nhanh chóng bắt đầu hợp tác khi cần thiết, tránh các rủi ro liên quan đến việc vội vàng tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ hậu cần.

Hơn nữa, việc thiết lập cơ chế đánh giá hợp tác là rất quan trọng. Tất cả các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần hợp tác đều được đánh giá toàn diện hàng quý, với các đánh giá định lượng dựa trên các chỉ số như hiệu suất đúng giờ, hiệu quả giao tiếp và khả năng giải quyết vấn đề. Các nhà cung cấp có điểm số thấp liên tục trong hai quý liên tiếp sẽ bị loại bỏ, trong khi các nguồn lực mới, chất lượng cao được bổ sung vào mạng lưới hợp tác. Cơ chế quản lý năng động theo nguyên tắc "kẻ mạnh thắng thế" này đảm bảo sự hợp tác hậu cần chất lượng cao ổn định.

Bí quyết thứ hai: Kiểm soát chi tiết với tư duy "Nút liên kết đầy đủ" để chủ động cảnh báo rủi ro.

Tính ổn định của khâu vận chuyển đầu tiên nằm ở việc kiểm soát mọi chi tiết. Nhiều người mua chỉ tập trung vào điểm cuối "vận chuyển" và "nhận hàng", bỏ qua các khâu quan trọng như bốc xếp, thông quan và hoạt động cảng, dẫn đến những rủi ro không thể khắc phục khi chúng được phát hiện. Phát triển tư duy "kiểm soát toàn diện", làm rõ trách nhiệm và minh bạch hóa quy trình ở mỗi giai đoạn là chìa khóa để giảm thiểu các sự cố bất ngờ.

Ở giai đoạn xếp hàng, cần phải xác nhận lại các tiêu chuẩn đóng gói và thông số kỹ thuật xếp hàng với nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển và nhà sản xuất. Ví dụ, các mặt hàng dễ vỡ phải được đánh dấu rõ ràng bằng nhãn chống va đập và sử dụng vật liệu đệm chuyên dụng. Thứ tự xếp hàng của hàng nặng và hàng nhẹ phải đáp ứng các yêu cầu vận chuyển để tránh xê dịch và hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Đồng thời, cần yêu cầu các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển bố trí nhân viên chuyên trách giám sát toàn bộ quá trình xếp hàng, gửi ảnh và video trực tiếp để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn đã thỏa thuận và tránh tranh chấp phát sinh do trách nhiệm không rõ ràng sau này.

Thủ tục hải quan là một "rào cản vô hình" trong khâu vận chuyển hàng hóa đầu tiên, đặc biệt là trong bối cảnh chính sách thương mại toàn cầu thay đổi thường xuyên hiện nay. Tính đầy đủ và chính xác của các chứng từ khai báo hải quan ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả thông quan. Nên phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ logistics để xem xét các yêu cầu hải quan của các quốc gia mục tiêu, chẳng hạn như chứng nhận CE cho thị trường EU, đăng ký FDA cho thị trường Mỹ và chứng nhận SASO cho các nước Trung Đông. Các yêu cầu này cần được đưa vào quy trình xem xét đơn hàng để đảm bảo tất cả các chứng từ cần thiết được chuẩn bị trước khi vận chuyển. Hơn nữa, các nhà cung cấp dịch vụ logistics cần cung cấp số tờ khai hải quan và cập nhật tiến độ ngay sau khi khai báo để dễ dàng theo dõi và kịp thời khắc phục mọi vấn đề về chứng từ.

Hoạt động tại cảng biển có tính chất rất không chắc chắn, đòi hỏi phải thiết lập một "cơ chế cảnh báo sớm tại các điểm nút". Một thỏa thuận đã đạt được với các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần để chủ động cung cấp thông tin tiến độ tại các mốc quan trọng như hàng hóa đến cảng, bắt đầu bốc dỡ và hoàn tất việc bốc dỡ lên tàu. Nếu thời gian thực hiện tại bất kỳ mốc nào vượt quá phạm vi bình thường (ví dụ: thời gian chờ đợi tại cảng dài hơn 24 giờ so với ước tính), một cảnh báo ngay lập tức sẽ được kích hoạt và các giải pháp tương ứng sẽ được thông báo đồng thời, chẳng hạn như liệu có nên thay đổi cảng hoặc điều chỉnh phương thức vận chuyển hay không. Cách tiếp cận "nhận thức trước và phản ứng chủ động" này biến việc chờ đợi thụ động thành quản lý chủ động, giảm thiểu tác động của sự chậm trễ.

Bí quyết thứ ba: Thiết lập cơ chế giao tiếp "tin tưởng hai chiều" để nâng cao hiệu quả giải quyết vấn đề.

Những sự cố bất ngờ là điều không thể tránh khỏi trong lĩnh vực hậu cần và vận tải. Trong những trường hợp như vậy, giao tiếp hiệu quả quan trọng hơn nhiều so với các thỏa thuận đã có từ trước trong việc giải quyết vấn đề. Nhiều xung đột giữa người mua và nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bắt nguồn từ việc giao tiếp kém hiệu quả—hoặc là sự chậm trễ trong việc truyền đạt thông tin hoặc là việc đổ lỗi cho nhau. Việc thiết lập cơ chế giao tiếp "tin tưởng hai chiều, hợp tác hiệu quả" cho phép cả hai bên cùng nhau làm việc thay vì đối đầu với nhau khi gặp vấn đề.

Trước tiên, cần xác định rõ người chịu trách nhiệm liên lạc và tần suất liên lạc. Trong giai đoạn đầu hợp tác, cả hai bên cần chỉ định một người liên lạc cố định để tránh tình trạng hỗn loạn thông tin do nhiều lần liên lạc gây ra. Đối với các đơn hàng thông thường, có thể thống nhất việc đồng bộ hóa tiến độ vận chuyển hàng ngày, trong khi các đơn hàng đặc biệt (như hàng hóa khẩn cấp hoặc có giá trị cao) cần liên lạc theo thời gian thực để đảm bảo mọi bất thường được chuyển ngay lập tức đến những người ra quyết định quan trọng. Người liên lạc nên được lựa chọn dựa trên tính chuyên nghiệp, sự am hiểu về quy trình logistics và các quy tắc thương mại quốc tế, cũng như khả năng nhanh chóng đánh giá bản chất vấn đề và đưa ra các giải pháp sơ bộ.

Thứ hai, điều quan trọng là phải học cách "đặt mình vào vị trí của nhà cung cấp dịch vụ hậu cần" và hiểu những hạn chế khách quan của họ. Ví dụ, không gian kho bãi hạn chế và chi phí vận chuyển tăng cao là điều thường gặp trong mùa cao điểm. Người mua có thể thương lượng trước với các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần để đặt trước không gian kho bãi, thay vì cố gắng giảm giá vào phút cuối trong mùa cao điểm. Khi đối mặt với các sự kiện bất khả kháng như đình công tại cảng, các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần cũng có khả năng ứng phó hạn chế. Trong những trường hợp như vậy, cả hai bên nên tập trung vào cách cùng nhau giảm thiểu thiệt hại, chẳng hạn như điều chỉnh thời gian giao hàng hoặc thay đổi tuyến đường vận chuyển. Sự hợp tác dựa trên sự hiểu biết này khuyến khích các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần chủ động chia sẻ nguồn lực và thông tin, tăng cường sự ổn định của mối quan hệ đối tác.

Cuối cùng, cần thiết lập một cơ chế "xem xét vấn đề". Sau mỗi sự cố vận chuyển, bất kể lỗi thuộc về ai, cần tổ chức một cuộc họp đánh giá chung với nhà cung cấp dịch vụ logistics để phân tích nguyên nhân vấn đề, những thiếu sót trong quá trình giải quyết và các biện pháp cải thiện tiếp theo. Ví dụ, nếu sự chậm trễ là do khai báo hải quan không chính xác, cần làm rõ thêm các thủ tục kiểm tra chứng từ; nếu sự chậm trễ vận chuyển là do thời tiết, cần xây dựng kế hoạch dự phòng cho thời tiết khắc nghiệt. Thông qua việc đánh giá và tối ưu hóa liên tục, các vấn đề trong hợp tác sẽ giảm thiểu và sự ổn định của logistics sẽ tăng lên.

Kết luận: Sự ổn định của khâu hậu cần chặng đầu tiên bắt nguồn từ sự quản lý "chu đáo".

Đối với người mua và nhà phân phối toàn cầu, việc đảm bảo logistics chặng đầu ổn định không phải là mục tiêu bất khả thi, cũng không đòi hỏi những khoản đầu tư công nghệ đắt đỏ. Cốt lõi của ba bí quyết phi kỹ thuật này—xây dựng mạng lưới hợp tác năng động, kiểm soát chi tiết toàn bộ chuỗi cung ứng và thiết lập cơ chế liên lạc hiệu quả—về cơ bản là "quản lý chu đáo"—lựa chọn đối tác bằng con mắt chuyên nghiệp, giảm thiểu rủi ro bằng tư duy tỉ mỉ và thúc đẩy hợp tác với thái độ thấu hiểu.