Жүктің зақымдануы үшін бұлтартпас дәлелдер тізбегін қалай құруға болады: түбіртектен талапқа дейінгі толық құжаттама

Неліктен күшті дәлелдер тізбегі келіссөздер жүргізуге жатпайды

• Тасымалдаушылар «дәлел жеткіліксіз» деп мәлімдемелерді жоққа шығарады.
• Сақтандыру компаниялары төлемдерді кешіктіреді немесе қабылдамайды.
• Даулар бірнеше айға созылады.
• Сіз болдырмауға болатын қаржылық шығындарды өз мойныңызға аласыз.

1. Жүк қандай жағдайда болды жүктелген кезде?
2. Не болды жеткізу келісімшарты және қамту?
3. Жүк қандай жағдайда болды түсірілген/қабылданған кезде?
4. Бұл не? залалдың көлемі мен себебі?

Сіздің даусыз дәлелдер тізбегіңізді құрайтын негізгі құжаттар

1. Таза түбіртек / зақымдалмаған жүкқұжат (B/L)

• Жеткізушілер мен экспедиторлардан шығаруды талап ету таза, біліктілігі жоқ коносамент тауарлардың «көрініп тұрғандай жақсы тәртіпте және жағдайда» алынғанын мәлімдеді.
• «Құрамында бар делінген», «қаптама жағдайы белгісіз» немесе «тек жөнелтуші тексерген» сияқты белгілерден аулақ болыңыз.
• Құрамында: контейнер нөмірі, пломба нөмірі, жалпы салмағы, дана саны, жөнелтушінің мәліметтері, алушының мәліметтері, жеткізу шарттары.

2. Қол қою ережелері бар жеткізу туралы құжат (POD)

• Қол қою алдында ашық қорапты тексеруді талап ету жеткізу үшін. Ешқашан «алынғандай» немесе «тексерілмеген» деп қол қоймаңыз.
• Егер зақым көрінсе:
  • Зақымдануды ескеріңіз тікелей POD-та (мысалы, «қораптар жаншылған, 3 дана зақымдалған», «тығыздағыш сынған», «су дақтары»).
  • Жүргізушінің/тасымалдаушының өкілінің болуы қол және күн нотация.
• Егер сандық түрде қол қойсаңыз: ескерту өрісіне түсініктемелер қосып, скриншотты дереу сақтаңыз.

3. Орындықтағы көрнекі дәлелдер: фотосуреттер мен бейнелер

1. Түпнұсқа қаптама, жапсырмалар, штрих-кодтар, FBA жапсырмалары.
2. Контейнер тығыздағышының жағдайы (бүтін/сынған).
3. Сыртқы қораптың жағдайы (ойықтар, жыртылу, судың зақымдануы, тесіктер).
4. Ішкі қаптама, төсеніш, қорғаныс материалдары.
5. Зақымдануды көрсететін жеке блоктар (сызаттар, жарықтар, ойықтар, деформация, ылғал).
6. Тапсырысыңызға сәйкес келетін партия нөмірлері, сериялық нөмірлер, SKU.

• Мүмкіндігінше уақыт белгілерін және GPS пайдаланыңыз.
• Кең ауқымды кадрлар + жақыннан түсіріңіз.
• Суреттерді өзгертпеңіз, қиып алмаңыз немесе өңдемеңіз.
• Файлдарды жөнелту идентификаторы, күні, SKU белгісімен белгіленген бұлттық қалтада сақтаңыз.

4. Ресми залал туралы есеп

• Жөнелту идентификаторы, контейнер/пломбаның нөмірі, жеткізу күні.
• SKU, шамалар, бірлік мәні.
• Зақым түрі: жаншу, соққы, су, ұрлық, дұрыс пайдаланбау және т.б.
• Бір қораптағы зақым пайызы.
• Қаржылық шығынның болжамды мөлшері.
• Тексерген адамның және тасымалдаушы өкілінің қолдары (бар болса).

5. Үшінші тарап инспекциясы туралы есеп (қымбат тауарлар үшін маңызды)

• Зақымданудың сипаты мен көлемі.
• Зақым келген бе транзитта (өндіріс немесе сақтау кезінде емес).
• Қаптама стандарттарына сәйкестік.
  Бұл есеп көбінесе былай қарастырылады қорытынды дәлелдер сақтандырушылар мен тасымалдаушылар арқылы.

6. Коммерциялық шот-фактура және қаптама тізімі

• Тапсырысыңыздағы SKU, саны және бірлік бағалары сәйкес келуі керек.
• Нақты өтемақы мөлшерін есептеу үшін қолданылады.

7. Жеткізу келісімшарты және сақтандыру сертификаты

• Тасымалдау шарттарын қосыңыз (Incoterms®).
• Сақтандыру түрі, сақтандыру сомасы, франшиза.
• Тасымалдаушының жауапкершілігінің шектеулері.

8. Хат алмасу журналы

• Жеткізуші, экспедитор, тасымалдаушы, сақтандырушымен электрондық пошталар, чат журналдары, WhatsApp хабарламалары.
• Телефон қоңырауларының жазбалары (күні, уақыты, сөйлескен адам, негізгі ойлар).
  Бұл «ол айтты-ол айтты» деген даулардың алдын алады.

Стандартты жұмыс істеу тәртібі (SOP): қол қоюдан талап қоюға дейін

1-қадам: Түбіртек – қол қоймас бұрын тексеріңіз

1. Контейнердің тығыздағышын бұзылулардың бар-жоғын тексеріңіз.
2. Сыртқы қаптаманың айқын зақымдануын тексеріңіз.
3. жағдайын тексеру үшін қораптарды ашыңыз келісімшартқа қол қою алдында.
4. Жеткізу түбіртегінде зақымды анық көрсетіңіз.
5. Фотосуреттерді/бейнелерді бірден түсіріңіз.

2-қадам: Құжаттау – Дәлелдемелерді дереу жинақтау

1. Таза B/L, POD, фотосуреттерді, бейнелерді сақтаңыз.
2. Ішкі зақымдану туралы толық есеп.
3. Қажет болса, үшінші тарап тексеруін сұраңыз.
4. Шот-фактураны, орау тізімін, сақтандыру сертификатын жинаңыз.

3-қадам: Хабарлау – Мүдделі тараптарға жедел хабарлау

• Жүк тасымалдау серіктесіңізге хабарлаңыз талап етілетін ескерту мерзімі ішінде (көбінесе 3-7 күн).
• Алдын ала залал туралы хабарлама жіберіңіз.
• Ресми талап құжаттарымен танысыңыз.

4-қадам: Өтініш беру – Толық талап пакетін тапсыру

1. Зақым, саны, құны, жауапкершілік туралы өтініш көрсетілген ресми талап хаты.
2. Таза жүкқұжат.
3. Зақымдалғаны туралы белгісі бар қол қойылған POD.
4. Фото/бейне дәлелдемелер.
5. Зақым туралы есеп.
6. Үшінші тараптың тексеру есебі (қажет болған жағдайда).
7. Коммерциялық шот-фактура және орау тізімі.
8. Сақтандыру сертификаты.

5-қадам: Бақылау – Қамқоршылық тізбегін сақтау

• Тасымалдаушының/сақтандырушының сұраныстарына тез жауап беріңіз.
• Талап жабылғанға дейін зақымдалған тауарларды сақтаңыз.
• Қаптаманы немесе дәлелдемелерді мерзімінен бұрын тастамаңыз.

Талаптарыңызды бұзатын жиі кездесетін қателіктер

• Тексерусіз POD-қа қол қою.
• Зақым туралы хабарландыруды тасымалдаушының уақыт шегінен тыс кешіктіру.
• Жеткізу түбіртектерінде аннотациялар жоқ.
• Сапасы нашар немесе фотосуреттер/бейнелер жоқ.
• Бастапқы қаптаманы тастау.
• Құжаттардағы ақпараттың сәйкессіздігі.
• Өңделген немесе сүзілген кескіндерді пайдалану.

Brand Empower компаниясы сіздің залал туралы талап арыз беру процесін қалай қолдайды

• Жөнелту алдындағы сапаны бақылау және қаптаманы тексеру.
• FBA DDP және жаһандық жеткізілімдер үшін таза, сәйкес келетін тауар/жөнелту құжаттарын беру.
• Жеткізуді нақты уақыт режимінде бақылау, бұзушылықтарды ерте анықтау үшін.
• Жылдам шағымдар үшін дәлелдемелер жинауға бағыт береді.
• Шешімді жеңілдету үшін тасымалдаушылармен және сақтандырушылармен тікелей қолдау.

Қорытынды ойлар

• Көбірек талап арыздарын ұтып алыңыз.
• Шығындарды азайту.
• Өтемақыны жеделдету.
• Брендіңіздің беделін және пайда маржасын қорғаңыз.