ለጭነት ጉዳት የማይታለፍ የማስረጃ ሰንሰለት እንዴት መገንባት እንደሚቻል፡ ከደረሰኝ እስከ የይገባኛል ጥያቄ ድረስ ከመጨረሻ እስከ መጨረሻ ሰነዶች

ጠንካራ የማስረጃ ሰንሰለት ለምን ለድርድር የማይቀርብ ነው

• አገልግሎት አቅራቢዎች “በቂ ማስረጃ የለም” በማለት የቀረቡትን ክሶች ውድቅ ያደርጋሉ።
• የኢንሹራንስ አቅራቢዎች ክፍያዎችን ያዘገያሉ ወይም ውድቅ ያደርጋሉ።
• ክርክሮች ለወራት ይቀጥላሉ።
• ሊወገዱ የሚችሉ የገንዘብ ኪሳራዎችን ትቀበላለህ።

1. ጭነቱ በምን ሁኔታ ላይ ነበር ሲጫን?
2. ምን ነበር? የመላኪያ ውል እና ሽፋን?
3. ጭነቱ በምን ሁኔታ ላይ ነበር ሲጫን/ሲቀበል?
4. ምንድን ነው? የጉዳቱ መጠን እና መንስኤ?

የማይካድ የማስረጃ ሰንሰለትዎን የሚመሰርቱ ዋና ሰነዶች

1. ንፁህ ደረሰኝ / ከጉዳት ነፃ የሆነ የጭነት ደረሰኝ (ቢ/ሊ)

• አቅራቢዎች እና አስተላላፊዎች አንድ እንዲያወጡ ይጠይቃል ንፁህ፣ ብቁ ያልሆነ የጭነት ደረሰኝ እቃዎቹ “በጥሩ ሁኔታ እና በጥሩ ሁኔታ” መቀበላቸውን በመግለጽ።
• እንደ “ይዘዋል”፣ “የማሸጊያ ሁኔታ አይታወቅም” ወይም “በላኪው ብቻ የተፈተሸ” ያሉ ማንኛውንም ኖቶች ያስወግዱ።
• የሚከተሉትን ያካትታል፡ የኮንቴይነር ቁጥር፣ የማኅተም ቁጥር፣ ጠቅላላ ክብደት፣ የቁሳቁስ ብዛት፣ የላኪው ዝርዝሮች፣ የተቀባዩ ዝርዝሮች፣ የመላኪያ ውሎች።

2. የማድረስ ማረጋገጫ (POD) ግልጽ የሆኑ የመፈረሚያ ደንቦችን የያዘ

• ከመፈረምዎ በፊት የክፍት ሳጥን ፍተሻን ያካሂዱ ለማድረስ። “እንደተቀበሉት” ወይም “ያልተመረመሩ” የሚለውን ምልክት በፍፁም አይፈርሙ።
• ጉዳት ከታየ፦
  • የማስታወሻ ጉዳት በቀጥታ በPOD ላይ (ለምሳሌ፣ “ካርቶኖቹ የተፈጩ፣ 3 ክፍሎች የተበላሹ”፣ “የተሰበሩ ማኅተሞች”፣ “የውሃ እድፍ”)።
  • የአሽከርካሪ/የአገልግሎት አቅራቢ ተወካይ ይኑርዎት ፊርማ እና ቀን ማስታወሻው
• በዲጂታል መንገድ የሚፈርሙ ከሆነ፡ በአስተያየት መስኩ ላይ አስተያየቶችን ያክሉ እና ወዲያውኑ የቅጽበታዊ ገጽ እይታ ያስቀምጡ።

3. በቦታው ላይ የሚታይ ምስላዊ ማስረጃ፡ ፎቶዎች እና ቪዲዮዎች

1. ኦሪጅናል ማሸጊያዎች፣ መለያዎች፣ ባርኮዶች፣ የኤፍቢኤ መለያዎች።
2. የኮንቴይነር ማኅተም ሁኔታ (ያልተበላሸ/የተሰበረ)።
3. የውጪ ካርቶን ሁኔታ (ጥርሶች፣ እንባዎች፣ የውሃ ጉዳት፣ ቀዳዳዎች)።
4. የውስጥ ማሸጊያ፣ ፓዲንግ፣ የመከላከያ ቁሳቁሶች።
5. ጉዳት የሚያሳዩ የግለሰብ ክፍሎች (ጭረቶች፣ ስንጥቆች፣ ጥርሶች፣ መበስበስ፣ እርጥበት)።
6. የቡድን ቁጥሮች፣ ተከታታይ ቁጥሮች፣ ከትዕዛዝዎ ጋር የሚዛመዱ SKUዎች።

• ከተቻለ የጊዜ ማህተሞችን እና ጂፒኤስ ይጠቀሙ።
• ሰፊ ተኩሶችን + ቅርብ ተኩሶችን ይተኩሱ።
• ምስሎችን አይቀይሩ፣ አይከርክሙ ወይም አያርትዑ።
• ፋይሎችን በጭነት መለያ፣ ቀን፣ SKU በተለጠፈበት የደመና አቃፊ ውስጥ ያስቀምጡ።

4. ኦፊሴላዊ የጉዳት ሪፖርት

• የመላኪያ መታወቂያ፣ የእቃ መያዣ/ማህተም ቁጥር፣ የመላኪያ ቀን።
• SKUዎች፣ መጠኖች፣ የአሃድ እሴት።
• የጉዳቱ አይነት፡ መጨፍለቅ፣ መተኮስ፣ ውሃ፣ ስርቆት፣ በአግባቡ አለመያዝ፣ ወዘተ።
• በአንድ ካርቶን የጉዳት መቶኛ።
• የሚገመተው የገንዘብ ኪሳራ።
• የመረመረው ሰው እና የአገልግሎት አቅራቢው ተወካይ (ካለ) ፊርማዎች።

5. የሶስተኛ ወገን የፍተሻ ሪፖርት (ለከፍተኛ ዋጋ ላላቸው እቃዎች ወሳኝ)

• የጉዳቱ ተፈጥሮ እና መጠን።
• ጉዳት ቢደርስስ? በመጓጓዣ ላይ (በምርት ወይም በማከማቻ ጊዜ አይደለም)።
• የማሸጊያ መስፈርቶችን ማክበር።
  ይህ ሪፖርት ብዙውን ጊዜ እንደሚከተሉት ይቆጠራል አሳማኝ ማስረጃ በኢንሹራንስ ሰጪዎች እና አጓጓዦች።

6. የንግድ ደረሰኝ እና የማሸጊያ ዝርዝር

• በትዕዛዝዎ ላይ SKUs፣ መጠኖች እና የአሃድ ዋጋዎችን ማዛመድ አለበት።
• ትክክለኛውን የካሳ መጠን ለማስላት ጥቅም ላይ ይውላል።

7. የማጓጓዣ ውል እና የኢንሹራንስ የምስክር ወረቀት

• የማጓጓዣ ውሎችን (Incoterms®) ያካትቱ።
• የኢንሹራንስ አይነት፣ የሽፋን መጠን፣ ተቀናሽ።
• የአጓጓዥ ተጠያቂነት ገደቦች።

8. የደብዳቤ ልውውጥ ምዝግብ ማስታወሻ

• ኢሜይሎች፣ የውይይት ምዝግብ ማስታወሻዎች፣ ከአቅራቢው ጋር የዋትስአፕ መልዕክቶች፣ አስተላላፊ፣ አገልግሎት አቅራቢ፣ ኢንሹራንስ ሰጪ።
• የስልክ ጥሪዎች ማስታወሻዎች (ቀን፣ ሰዓት፣ የተነጋገሩበት ሰው፣ ቁልፍ ነጥቦች)።
  ይህ "እሱ እንዳለው" አለመግባባቶችን ይከላከላል።

መደበኛ የአሠራር ሂደት (SOP): ከመግቢያ እስከ የይገባኛል ጥያቄ

ደረጃ 1፡ ደረሰኝ - ከመፈረምዎ በፊት ያረጋግጡ

1. የመያዣውን ማኅተም ለማበላሸት ያረጋግጡ።
2. ግልጽ የሆነ ጉዳት እንዳይደርስበት የውጭውን ማሸጊያ ይመርምሩ።
3. ሁኔታውን ለማረጋገጥ ካርቶኖችን ይክፈቱ የPOD ፊርማ ከመፈረምዎ በፊት.
4. የደረሰውን ጉዳት በማድረሻ ደረሰኙ ላይ በግልጽ ያብራሩ።
5. ፎቶዎችን/ቪዲዮዎችን ወዲያውኑ ይቅረጹ።

ደረጃ 2፡ ሰነድ - ማስረጃውን ወዲያውኑ ማጠናቀር

1. ንጹህ B/L፣ POD፣ ፎቶዎችን እና ቪዲዮዎችን ያስቀምጡ።
2. የውስጥ ጉዳት ሪፖርት ያጠናቅቁ።
3. አስፈላጊ ከሆነ የሶስተኛ ወገን ምርመራ ይጠይቁ።
4. የክፍያ መጠየቂያ ደረሰኝ፣ የማሸጊያ ዝርዝር፣ የኢንሹራንስ የምስክር ወረቀት ይሰብስቡ።

ደረጃ 3፡ አሳውቁ - ባለድርሻ አካላትን ወዲያውኑ ያሳውቁ

• የጭነት አጋሮቻችሁን አሳውቁ በሚፈለገው የማሳወቂያ ጊዜ ውስጥ (ብዙውን ጊዜ ከ3-7 ቀናት)።
• የመጀመሪያ ደረጃ የጉዳት ማስታወቂያ ያስገቡ።
• ኦፊሴላዊ የይገባኛል ጥያቄዎችን ይከታተሉ።

ደረጃ 4፡ ፋይል ያድርጉ - የተሟላ የይገባኛል ጥያቄ ፓኬጅ ያስገቡ

1. የጉዳት፣ የብዛት፣ የዋጋ፣ የኃላፊነት ጥያቄን የሚገልጽ መደበኛ የይገባኛል ጥያቄ ደብዳቤ።
2. የጭነት ደረሰኝ ንፁህ።
3. የተፈረመ የPOD ምልክት ከጉዳት ማስታወሻ ጋር።
4. የፎቶ/ቪዲዮ ማስረጃ።
5. የጉዳት ሪፖርት።
6. የሶስተኛ ወገን የፍተሻ ሪፖርት (ካለ)።
7. የንግድ ደረሰኝ እና የማሸጊያ ዝርዝር።
8. የኢንሹራንስ የምስክር ወረቀት።

ደረጃ 5፡ ክትትል - የጥበቃ ሰንሰለትን መጠበቅ

• ለአቅራቢ/ኢንሹራንስ ሰጪ ጥያቄዎች በፍጥነት ምላሽ ይስጡ።
• የተበላሹ እቃዎችን የይገባኛል ጥያቄ እስኪዘጋ ድረስ ያስቀምጡ።
• ማሸጊያውን ወይም ማስረጃውን ቀደም ብለው አይጣሉ።

የይገባኛል ጥያቄዎን የሚያበላሹ የተለመዱ ስህተቶች

• ያለ ፍተሻ የPOD ፊርማ።
• የጉዳት ማስታወቂያን ከአገልግሎት አቅራቢው የጊዜ ገደብ በላይ ማዘግየት።
• በማድረሻ ደረሰኞች ላይ ማብራሪያዎች ይጎድላሉ።
• ደካማ ጥራት ወይም የጎደሉ ፎቶዎች/ቪዲዮዎች።
• የመጀመሪያውን ማሸጊያ ማስወገድ።
• በሰነዶች ውስጥ ወጥነት የሌለው መረጃ።
• የተስተካከሉ ወይም የተጣሩ ምስሎችን በመጠቀም።

የምርት ስም አብቃይ የጉዳት ጥያቄ ሂደትዎን እንዴት እንደሚደግፍ

• የቅድመ-ጭነት ጥራት ቁጥጥር እና የማሸጊያ ማረጋገጫ።
• ለኤፍቢኤ ዲዲፒ እና ለአለም አቀፍ ጭነት ንፁህ እና ተገዢ የሆኑ B/Lዎችን መስጠት።
• ጉድለቶችን ቀደም ብሎ ለመለየት በእውነተኛ ጊዜ የማጓጓዣ ክትትል።
• ለፈጣን የይገባኛል ጥያቄዎች በማስረጃ ስብስብ ውስጥ እርስዎን መምራት።
• መፍትሄውን ለማቀላጠፍ ከአቅራቢዎች እና ከኢንሹራንስ ኩባንያዎች ጋር ቀጥተኛ ድጋፍ።

የመጨረሻ ሀሳቦች

• ተጨማሪ የይገባኛል ጥያቄዎችን ያሸንፉ።
• ኪሳራዎችን ይቀንሱ።
• ማካካሻውን ያፋጥኑ።
• የምርት ስምዎን እና የትርፍ ህዳጎችዎን ይጠብቁ።