ለጭነት ጉዳት የማይታለፍ የማስረጃ ሰንሰለት መገንባት፡ ከደረሰኝ እስከ የይገባኛል ጥያቄ የተሟላ ሰነድ

ዋና መርህ፡- ጉዳት ከመድረሱ በፊት ማስረጃ ይገነባል

1. ጭነቱ ሲጫን/ሲቀበል በምን ሁኔታ ላይ ነበር?
2. ጉዳቱ መቼ እና የት ተከሰተ?
3. የኪሳራው አይነት፣ ወሰን እና ዋጋ ምንድን ነው?
4. ለጉዳቱ በህግ ተጠያቂው ማነው?

ደረጃ 1፡ በመኪና እና በደረሰኝ ላይ ጉዳት የማያደርስ መከላከያን ይጠብቁ

ቁልፍ ሰነዶች

• የጽዳት ቢል ኦፍ ላዲንግ (ቢ/ሊ) / የክሊን ኤር ዌይቢል (ኤደብሊውቢ)
  በግልጽ መግለጽ አለበት፡- “ጭነቱ በጥሩ ቅደም ተከተል እና ሁኔታ የተቀበለ” ምንም አይነት የጉዳት፣ የማፍሰስ፣ የመበላሸት ወይም የጠፉ እቃዎች ሳይመዘገቡ። ማንኛውም ብቃት የይገባኛል ጥያቄዎን ያዳክማል።
• የተፈረመ የማድረሻ ደረሰኝ / POD (የማድረስ ማረጋገጫ)
  እርስዎ ወይም አቅራቢዎ ለዕቃዎች ከፈረሙ ያለ ልዩ ሁኔታጥሩ ሁኔታ እንዳለህ አረጋግጠሃል። ከመፈረምህ በፊት አጣራ።
• የቅድመ-ጭነት ምርመራ ሪፖርት
  በአቅራቢዎ ወይም በQC ቡድንዎ የተጠናቀቁ፡ ፎቶዎች፣ ብዛት፣ የማሸጊያ ትክክለኛነት፣ የምርት ሁኔታ፣ የማኅተም ቁጥሮች።
• የኮንቴይነር/ፓርሴል ማህተም መዝገብ
  የማኅተም ቁጥር፣ ያልተነኩ ማኅተሞች ፎቶዎች፣ ከመክፈታቸው በፊት ማኅተሞቹ እንዳልተነካኩ ማረጋገጥ።

ደረጃውን የጠበቀ እርምጃ

• ካርቶኖችን፣ ፓሌቶችን እና ኮንቴይነሮችን ይመርምሩ ማንኛውንም ደረሰኝ ከመፈረምዎ በፊት.
• መዝገብ ቀን፣ ሰዓት፣ ቦታ እና ሰራተኞች ለእያንዳንዱ ርክክብ።
• የተበላሹ እቃዎችን ለመፈረም ወይም በሁሉም ቅጂዎች ላይ ልዩ ሁኔታዎችን በግልጽ ለመጻፍ ፈቃደኛ አለመሆን።

ደረጃ 2፡ ወዲያውኑ በቦታው ላይ ማስረጃ መሰብሰብ (ጉዳት ሲገኝ)

ለድርድር የማይቀርቡ ማስረጃዎች

1. በጊዜ የተለጠፉ ፎቶዎች እና ቪዲዮዎች
   • ጭነትን፣ ማሸጊያን፣ መለያዎችን እና አካባቢውን የሚያሳዩ ሰፊ ፎቶግራፎች።
   • የጉዳት ቅርበት፡- ቁስሎች፣ እንባዎች፣ የውሃ እድፍ፣ የተሰበሩ ማኅተሞች፣ ሻጋታ፣ መበስበስ።
   • መለያ መስጠት፣ ባርኮዶች፣ SKUዎች እና የመከታተያ ቁጥሮች መታየት አለባቸው።
   • አይንቀሳቀሱ ወይም እንደገና አያሽጉ ሙሉውን ትዕይንት ከመቅዳትዎ በፊት።
2. ኦፊሴላዊ የጉዳት ሪፖርት

   ወዲያውኑ ተዘጋጅቷል፣ የሚከተሉትን ጨምሮ፡
   • የማጓጓዣ ማጣቀሻ፣ የመከታተያ ቁጥር፣ የኮንቴይነር ቁጥር።
   • የደረሰው ጉዳት ቀን እና ቦታ ተገኝቷል።
   • ዝርዝር መግለጫ፡ የትኞቹ እቃዎች፣ ብዛት፣ መቶኛ እንደተጎዱ።
   • የምክንያት ግምገማ፡- ተጽዕኖ፣ ውሃ፣ መጨፍለቅ፣ በአግባቡ አለመያዝ፣ ተገቢ ያልሆነ ጭነት።
   • ጉዳት የደረሰበት ሰው ፊርማ።
3. የማሸጊያ ሁኔታ ማስረጃ

   የውጪ ካርቶኖች፣ ፓሌቶች፣ ማሰሪያ፣ ትራስ እና መለያ ፎቶዎች። በቂ ያልሆነ ማሸጊያ በእርስዎ ላይ ጥቅም ላይ ሊውል ይችላል - ማሸጊያዎ የኢንዱስትሪ ደረጃዎችን ማሟላቱን ያረጋግጡ።

ደረጃ 3፡ የሶስተኛ ወገን ምርመራ እና ሙያዊ ግምገማ

አስፈላጊ ሰነዶች

• ገለልተኛ የቅየሳ ሪፖርት
  ፈቃድ ባለው የቁጥጥር ኩባንያ የተሰጠ። ክፍለ ሀገራት፡
  • የጉዳት መጠን
  • ሊሆን የሚችል ምክንያት
  • በመጓጓዣ ወቅት ጉዳት ደርሶ እንደሆነ
  • የሚገመተው የጥገና ወይም የመተካት ወጪ
• የጉዳት ግምገማ ሪፖርት
  ጉዳትን ከእውነተኛ የገንዘብ ኪሳራ ጋር ያገናኛል፡ የአሃድ ዋጋ፣ የFOB ዋጋ፣ የዳግም ሽያጭ ዋጋ፣ የጠፋ ትርፍ።
• የላብራቶሪ ምርመራ ሪፖርት (ተገቢ ከሆነ)
  ለእርጥበት፣ ለብክለት፣ ለመዋቅራዊ ውድቀት ወይም ለተገዢነት ችግሮች።

ይህ ለምን አስፈላጊ ነው

ደረጃ 4፡ የይገባኛል ጥያቄ ማቅረቢያ ሰነዶችን ይሙሉ

ሙሉ የይገባኛል ጥያቄ መዝገብ

1. የይገባኛል ጥያቄ ደብዳቤ
   ግልጽ፣ አጭር፣ መደበኛ፡- ማን እንደሆንክ፣ ምን እንደተጎዳ፣ ምን ያህል እንደጠየቅክ፣ ማን ተጠያቂ እንደሆነ።
2. ኦሪጅናል የንግድ ደረሰኝ እና የማሸጊያ ዝርዝር
   የእቃዎችን ዋጋ፣ ብዛት እና መግለጫ ያረጋግጣል።
3. የንፁህ ትራንስፖርት ሰነዶች (ቢ/ኤል፣ AWB፣ የፖስታ ደረሰኝ)
4. ልዩ ሁኔታዎች (POD) (ለተበላሹ እቃዎች ከተፈረመ)
5. የጣቢያ ላይ ፎቶዎች እና የቪዲዮ ምዝግብ ማስታወሻ
6. የውስጥ ጉዳት ሪፖርት
7. የሶስተኛ ወገን የፍተሻ ሪፖርት
8. የጥገና ዋጋዎች ወይም የመተካት ደረሰኞች
9. ከአገልግሎት አቅራቢ/መጋዘን ጋር የግንኙነት ምዝግብ ማስታወሻ
   ኢሜይሎች፣ የውይይት መዝገቦች፣ ወቅታዊ ሪፖርት ማድረጊያ የሚያሳዩ የጥሪ ማስታወሻዎች።

ምርጥ ልምምድ

ደረጃ 5፡ ለጉዳት ምላሽ የሚሆን መደበኛ የአሠራር ሂደት (SOP)

የSOP የማረጋገጫ ዝርዝር

1. የተበላሹ እቃዎችን በጽሑፍ ሳይገልጹ አይፈርሙ።
2. አያያዝን አቁም; መጀመሪያ ፎቶዎችን/ቪዲዮዎችን አንሳ።
3. ወዲያውኑ የአገልግሎት አቅራቢውን/አቅራቢውን/ሎጂስቲክስ አጋሩን ያሳውቁ።
4. የውስጥ ጉዳት ሪፖርት በ24 ሰዓታት ውስጥ ያስገቡ።
5. ከፍተኛ ዋጋ ያላቸውን እቃዎች ለማግኘት የሶስተኛ ወገን ፍተሻ ያዘጋጁ።
6. ሁሉንም ማሸጊያዎች እና የተበላሹ እቃዎችን ያስቀምጡ የይገባኛል ጥያቄው እስኪጠናቀቅ ድረስ።
7. ማስረጃዎችን በጊዜ ቅደም ተከተል አደራጅ ለቀላል ግምገማ።
8. የይገባኛል ጥያቄውን በጽሑፍ ከሙሉ ሰነዶች ጋር ያቅርቡ።

የምርት ስም ኢምፓየር የጉዳት መከላከያዎን የሚደግፈው ለምንድን ነው?

• ከጫፍ እስከ ጫፍ የሚላክ ጭነት ታይነት በእውነተኛ ጊዜ ክትትል
• ጥብቅ የቅድመ-ጭነት ጥራት ቁጥጥር
• የመጓጓዣ ጉዳትን ለመቀነስ የማሸጊያ መስፈርቶችን ደህንነቱ የተጠበቀ
• የዲዲፒ ማጽጃ ከሙሉ የሰነድ ቁጥጥር ጋር
• በማስረጃ አሰባሰብ እና የይገባኛል ጥያቄ ቅንጅት ውስጥ የባለሙያዎች ድጋፍ

የመጨረሻ መውሰጃ