Жүктің зақымдануы үшін бұлтартпас дәлелдер тізбегін құру: түбіртектен талап арызға дейінгі толық құжаттама

Негізгі қағида: Дәлелдер зиян келтірілмес бұрын жасалады

1. Жүк тиелген/қабылданған кезде қандай жағдайда болды?
2. Зақым қашан және қай жерде болды?
3. Шығынның түрі, көлемі және құны қандай?
4. Заң бойынша келтірілген залал үшін кім жауапты?

1-қадам: Алып кету және қабылдау кезінде зақымдалмағанын растайтын құжат алыңыз

Негізгі құжаттар

• Таза жүкқұжат (B/L) / Таза ауа жүкқұжаты (AWB)
  Зақымдану, ағып кету, деформация немесе жоғалған заттар туралы белгілерсіз «Жүк жақсы тәртіпте және жағдайда қабылданды» деп анық көрсетілуі тиіс. Кез келген біліктілік сіздің талап арызыңызды әлсіретеді.
• Қол қойылған жеткізу түбіртегі / жеткізу құжаты (жеткізуді растайтын құжат)
  Егер сіз немесе сіздің жеткізушіңіз тауарларға қол қойса ерекшеліксіз, сіз жақсы жағдайды растайсыз. Қол қоймас бұрын тексеріңіз.
• Жөнелту алдындағы тексеру есебі
  Жеткізушіңіз немесе сапаны бақылау тобы толтырған: фотосуреттер, саны, қаптаманың тұтастығы, өнімнің жағдайы, пломба нөмірлері.
• Контейнер/сәлемдеме мөрінің жазбасы
  Мөр нөмірі, бүтін мөрлердің фотосуреттері, мөрлерді ашпас бұрын олардың бұзылмағанын растау.

Стандартталған әрекет

• Қораптарды, паллеттерді және контейнерлерді тексеріңіз кез келген түбіртекке қол қоймас бұрын.
• Жазба күні, уақыты, орны және персонал әрбір тапсыру үшін.
• Зақымдалған тауарларға қол қоюдан бас тартыңыз немесе барлық көшірмелерге ерекшеліктерді анық көрсетіңіз.

2-қадам: Оқиға орнында дереу дәлелдемелерді жинау (зақым табылған кезде)

Келіссөздер жүргізуге болмайтын дәлелдемелер

1. Уақыт белгісі бар фотосуреттер мен бейнелер
   • Жеткізуді, қаптаманы, жапсырмаларды және қоршаған ортаны көрсететін кең кадрлар.
   • Зақымның жақыннан түсірілген суреттері: ойықтар, жыртықтар, су дақтары, сынған тығыздағыштар, зең, деформация.
   • Таңбалау, штрих-кодтар, SKU және бақылау нөмірлері көрінуі керек.
   • Жылжытпаңыз немесе қайта орамаңыз толық көріністі жазбас бұрын.
2. Ресми залал туралы есеп

   Дереу дайындалады, оның ішінде:
   • Жөнелту сілтемесі, бақылау нөмірі, контейнер нөмірі.
   • Зақым анықталған күні мен орны.
   • Толық сипаттамасы: қандай заттар, саны, зақымдалған пайызы.
   • Себебін бағалау: соққы, су, жаншу, дұрыс пайдаланбау, дұрыс емес тиеу.
   • Зақымдануды анықтаған адамның қолы.
3. Қаптама жағдайының дәлелдері

   Сыртқы қораптардың, паллеттердің, баулардың, жастықшалардың және заттаңбалардың фотосуреттері. Қаптаманың жеткіліксіздігі сізге қарсы қолданылуы мүмкін — қаптамаңыздың салалық стандарттарға сәйкес келетінін дәлелдеңіз.

3-қадам: Үшінші тарап тексеруі және кәсіби бағалау

Маңызды құжаттар

• Тәуелсіз зерттеуші есебі
  Лицензияланған инспекциялық компания шығарған. Мемлекеттер:
  • Зақымдану көлемі
  • Ықтимал себеп
  • Тасымалдау кезінде зақым келді ме
  • Жөндеу немесе ауыстырудың болжамды құны
• Залалды бағалау туралы есеп
  Залалды нақты қаржылық шығынмен байланыстырады: бірлік құны, FOB бағасы, қайта сату құны, жоғалған пайда.
• Зертханалық сынақ есебі (қажет болған жағдайда)
  Ылғал, ластану, құрылымдық ақаулар немесе сәйкестік мәселелері үшін.

Неліктен бұл маңызды

4-қадам: Талап арыз беру құжаттамасын толтырыңыз

Толық талап арызы

1. Талап хаты
   Анық, қысқа, ресми: сіз кімсіз, не зақымдалды, қанша талап қоясыз, кім жауапты.
2. Түпнұсқа коммерциялық шот-фактура және қаптама тізімі
   Тауарлардың құнын, санын және сипаттамасын дәлелдейді.
3. Таза тасымалдау құжаттары (B/L, AWB, курьерлік түбіртек)
4. Ерекшеліктері бар POD (егер зақымдалған тауарларға қол қойылған болса)
5. Сайттағы фотосуреттер мен бейнежазбалар
6. Ішкі зақымдану туралы есеп
7. Үшінші тараптың тексеру есебі
8. Жөндеу бағалары немесе ауыстыру шот-фактуралары
9. Тасымалдаушымен/қоймамен байланыс журналы
   Уақтылы есеп беруді көрсететін электрондық пошталар, чат жазбалары, қоңырау жазбалары.

Ең жақсы тәжірибе

5-қадам: Зақымға жауап берудің стандартты жұмыс тәртібі (SOP)

SOP тексеру тізімі

1. Жазбаша ерекшеліксіз зақымдалған тауарларға ҚОЛ ҚОЙМАҢЫЗ.
2. Өңдеуді тоқтату; алдымен фотосуреттер/бейнелер түсіріңіз.
3. Тасымалдаушыға/жеткізушіге/логистикалық серіктеске дереу хабарлаңыз.
4. Ішкі зақымдану туралы есепті 24 сағат ішінде беріңіз.
5. Бағасы жоғары тауарларға үшінші тарап тексеруін ұйымдастырыңыз.
6. Барлық қаптаманы және зақымдалған заттарды сақтаңыз талап арыз жабылғанға дейін.
7. Дәлелдемелерді хронологиялық тәртіппен орналастырыңыз оңай шолу үшін.
8. Толық құжаттармен бірге жазбаша түрде талап арыз беріңіз.

Неліктен Brand Empower сіздің зияннан қорғануыңызды қолдайды

• Нақты уақыт режимінде бақылау арқылы толықтай жөнелтілімдерді көру мүмкіндігі
• Жеткізу алдындағы сапаны қатаң бақылау
• Тасымалдау кезіндегі залалды азайту үшін қаптама стандарттарын сақтаңыз
• Толық құжаттаманы бақылаумен DDP тазартуы
• Дәлелдемелерді жинау және талап арыздарды үйлестіру бойынша сараптамалық қолдау

Қорытынды қорытынды