12 žingsnių nepriekaištingam tarptautiniam paėmimui nuo durų iki durų

Tarptautinis siuntų atsiėmimas nuo durų iki durų: atskleisti 12 standartinių žingsnių – nuo ​​užsakymo gamykloje iki pasirašymo ir dokumentacijos, nulinės klaidos visame procese

Tarpvalstybinės prekybos ir tarptautinės logistikos grandinėje „prekių atsiėmimas nuo durų iki durų“ yra pirmasis esminis mazgas, jungiantis gamyklas ir pasaulinę rinką. Tai, ar prekės iš gamybos vietos gali būti išsiųstos laiku ir geros būklės, ar procesas yra skaidrus ir kontroliuojamas, tiesiogiai veikia vėlesnių muitinės formalumų, transportavimo ir pristatymo efektyvumą, taip pat yra susiję su prekės ženklo reputacija ir pelno maržomis.

Kaip paslaugų teikėja, turinti ilgametę patirtį tarptautinės logistikos srityje, Prekės ženklo įgalintojasRemdamasi patirtimi su daugiau nei 100 000 tiekėjų ir praktine daugiau nei tūkstančio projektų patirtimi, bendrovė sukūrė 12 standartinių atsiėmimo procedūrų rinkinį, apimantį „nuo gamyklos paskyrimo iki pasirašymo ir fotografavimo“. Kiekvienas žingsnis nustato aiškias veiklos procedūras ir uždaro ciklo atsakomybės sistemą, naudojant standartizuotus veiksmus, siekiant išvengti žmogiškųjų klaidų, ir visą grandinės atsekamumą, siekiant užtikrinti visišką kontrolę, kad tarpvalstybiniams pardavėjams ir platintojams nereikėtų nerimauti dėl praleidimų ir rizikos atsiėmimo procese.

1. Tikslus poreikių suderinimas: trigubas informacijos patikrinimo užraktas pagrindiniuose elementuose

Tikslus bendravimas prieš atsiimant prekes yra pagrindas, užtikrinantis, kad nebus klaidų. Su klientais ir partnerių gamyklomis atliksime trijų pakopų kryžminį patikrinimo procesą per specialų kanalą: patvirtinsime pagrindinius parametrus, tokius kaip prekių SKU, kiekis, svoris ir tūris; patvirtinsime konkretų gamyklos adresą (įskaitant sandėliavimo zonas ir atsiėmimo įėjimą), kontaktinį asmenį ir kontaktinę informaciją nelaimės atveju; ir užfiksuosime atsiėmimo laiko langą (pusės dienos tikslumu). Tuo pačiu metu užregistruosime visus specialius prekių reikalavimus (pvz., trapius daiktus, temperatūros kontroliuojamas prekes, negabaritinius daiktus ir kt.), kad sukurtume „Atsiėmimo prašymo patvirtinimo formą“, kurią pasirašys visos trys šalys, kad būtų išvengta tokių problemų kaip nesutampantys atsiėmimo maršrutai ir laukimo laikas dėl informacijos neatitikimų.

2. Antrinis gamyklos atitikties patikrinimas: saugos šaltinio stiprinimas

Ne visos gamyklos prekės gali tiesiogiai patekti į tarptautinę logistikos grandinę. Remdamiesi savo ilgamete gamyklų audito patirtimi, atliksime antrinį surinkimo gamyklos atitikties patikrinimą: patikrinsime gamyklos gamybos kvalifikaciją ir tai, ar prekių patikrinimo ataskaitos atitinka paskirties rinkos standartus (pvz., ES CE, JAV FDA ir kt.), ir patvirtinsime, ar prekių pakuotė iš pradžių atitinka tarptautinius gabenimo reikalavimus. Jei bus nustatyta kokių nors atitikties rizikų ar pakuotės defektų, nedelsdami suderinsime informaciją su klientu ir gamykla, pateiksime ištaisymo pasiūlymus ir optimizuosime sekimą, kad prekės nebūtų sulaikytos ar sugadintos dėl neatitikties šaltinio reikalavimams.

3. Individualūs paėmimo sprendimai: prisitaikymas prie skirtingų krovinių savybių

Skirtingų prekių surinkimo reikalavimai labai skiriasi – trapiems daiktams reikalinga smūgiams atspari pakuotė, dideliems – profesionali kėlimo įranga, o mažiems – efektyvus rūšiavimas. Mes pritaikysime specialų surinkimo sprendimą pagal prekių tipą, kiekį ir transportavimo reikalavimus: parinksime tinkamas transporto priemones (mikroautobusus, šaldytuvus, bortinius sunkvežimius ir kt.), aprūpinsime jas atitinkamomis apsaugos priemonėmis (burbuline plėvele, tampria plėvele, tvirtinimo diržais ir kt.) ir suplanuosime optimalų surinkimo maršrutą (vengiant perpildytų vietų ir atsižvelgiant į pakrovimo bei iškrovimo patogumą), kad užtikrintume efektyvų surinkimo procesą ir prekių saugumą.

4. Dokumentų išankstinis patikrinimas ir standartizuotas tvarkymas: sklandus ryšys su vėlesniu muitinės formalumų atlikimu

Vienas iš pagrindinių tarptautinės logistikos problemų yra muitinės formalumų vėlavimai, atsirandantys dėl nenuoseklios dokumentacijos. Prieš paimant prekes, mes surinksime ir iš anksto patikrinsime visus reikalingus dokumentus: komercines sąskaitas faktūras, pakuočių sąrašus, kilmės sertifikatus, produkto atitikties sertifikatus ir kt., patikrinsime, ar dokumentų informacija atitinka faktinę prekių situaciją (pvz., ar sutampa produkto pavadinimas, kiekis ir HS kodas). Tuo tarpu, laikantis paskirties muitinės reikalavimų, dokumentai yra standartizuojami ir archyvuojami, generuojant unikalius dokumentų kodus, kad būtų užtikrintas greitas paieška vėlesniuose muitinės formalumų etapuose, pasiekiant sklandų „paėmimo-išforminimo“ procesą.

5. Specializuoti paėmimo komandos mokymai: pareigų ir veiklos procedūrų paaiškinimas

Kiekvienai surinkimo užduočiai priskiriama speciali komanda, ir visi komandos nariai prieš pradėdami darbą privalo baigti specializuotus mokymus: susipažinti su surinktų prekių savybėmis ir atsargumo priemonėmis (pvz., trapių daiktų negalima apversti, elektronikos gaminių atsparumo drėgmei reikalavimai), įsisavinti standartizuotas darbo procedūras (prekių skaičiavimas, pakuočių tikrinimas, pakrovimo ir iškrovimo procedūros) ir išsiaiškinti darbo pasidalijimą tarp komandos narių (vairuotojai, krovikai ir dokumentų tvarkytojai turi savo pareigas). Tuo pačiu metu komanda privalo įsiminti avarinių situacijų valdymo planus (procedūras, kaip elgtis tokiose situacijose kaip prekių kiekio neatitikimas ar pažeista pakuotė), kad būtų užtikrintas profesionalus ir standartizuotas darbas objekte.

6. Galutinis patvirtinimas 24 valandas prieš paėmimą: galimų neaiškumų pašalinimas

24 valandas prieš atsiėmimą, specialus klientų aptarnavimo atstovas atliks galutinį trišalį patvirtinimą su klientu ir gamykla: dar kartą patvirtins atsiėmimo laiką, gamyklos sandėlio būseną (ar prekės paruoštos), eismo sąlygas (ar yra laikinų eismo apribojimų) ir patvirtins, kad visi dokumentai yra išsamūs ir tikslūs. Nenumatytų aplinkybių atveju (pvz., gamyklos vėlavimai ar transportavimą paveikiantys orai) bus nedelsiant aktyvuoti atsarginiai planai, pakoreguotas atsiėmimo laikas arba maršrutas, ir visos susijusios šalys bus nedelsiant informuotos, siekiant užtikrinti kontroliuojamą ir nepertraukiamą procesą.

7. Visapusiška profesionali įranga: standartizuotų operacijų užtikrinimas

Prieš išvykimą visa paėmimo įranga bus kruopščiai patikrinta ir aprūpinta: transporto priemonės būklė (padangos, stabdžiai, šaldymo/šildymo sistemos), pakrovimo ir iškrovimo įrankių (krautuvų, hidraulinių padėklų krautuvų, rankinio tvarkymo įrankių) ir būtinos pagalbinės įrangos (matavimo juostos, elektroninės svarstyklės, fotografijos įranga, sandarinimo juosta, atsarginės pakavimo medžiagos) saugumas. Didelės raiškos fotografijos įranga ir mobilūs biuro terminalai bus specialiai aprūpinti, kad būtų užtikrintas realiuoju laiku vykdomų operacijų įrašymas ir neatidėliotinas duomenų įkėlimas.

8. Prekių patikra vietoje: kiekybės ir kokybės tikslumo užtikrinimas

Atvykus į gamyklą, atsiėmimo komanda griežtai patikrins kiekvieną prekę pagal „Atsiėmimo prašymo patvirtinimo formą“:
1. Kiekio patikrinimas (kiekvienos dėžės suskaičiavimas ir SKU kodų patikrinimas siekiant užtikrinti atitiktį dokumentams);
2. Specifikacijos patikrinimas (faktinių prekių matmenų ir svorio matavimas ir jų palyginimas su iš anksto pateiktais duomenimis, siekiant išvengti ginčų dėl vėlesnių transportavimo išlaidų);
3. Pakuotės patikrinimas (tikrinamas, ar išorinė pakuotė nepažeista, nedeformuota ir ar sandarūs sandarikliai; trapūs daiktai bus atidaryti ir atsitiktine tvarka patikrinti dėl vidinės apsaugos). Visi patikrinimo duomenys bus įvesti į sistemą realiuoju laiku. Jei bus aptikta kokių nors nukrypimų, nedelsiant bus padarytos nuotraukos ir pasidalyta su klientų aptarnavimo tarnyba ir klientu. Tolesni veiksmai bus atliekami tik gavus patvirtinimą.

9. Standartizuotas pakuočių sutvirtinimas: transportavimo rizikos mažinimas

Siekdama užtikrinti, kad prekės nebūtų pažeistos vėlesnio tolimojo susisiekimo metu (sausumos–jūros/oro transportu), surinkimo komanda įgyvendins standartizuotą pakuočių sutvirtinimą: pakartotinai užsandarins palaidas pakuotes, pridės papildomos amortizacinės medžiagos trapiems daiktams, didelius daiktus pritvirtins tampria plėvele ir pridės apsaugines kampų apsaugas, o specialioms prekėms (pvz., skysčiams ir elektronikos gaminiams) suteiks atsparumą drėgmei ir antistatinį apdorojimą. Visos sutvirtinimo operacijos atitinka tarptautinius transportavimo pakuočių standartus, siekiant užtikrinti, kad prekės atlaikytų smūgius, suspaudimą ir aplinkos pokyčius transportavimo metu.

10. Vietos nustatymas ir sekimas realiuoju laiku: visapusis vaizdinis sekimas

Po pakrovimo transporto priemonė įjungs realaus laiko buvimo vietos stebėjimą. Klientai per specialią sekimo nuorodą galės stebėti savo prekių gabenimo trajektoriją realiuoju laiku (nuo gamyklos iki paskirstymo centro / uosto / oro uosto). Tuo pačiu metu komanda reguliariai įkels gabenimo būsenos nuotraukas (pvz., transporto priemonės vairavimo būseną ir prekių pritvirtinimą sunkvežimyje), leisdama klientams bet kuriuo metu stebėti prekių judėjimą ir visiškai pašalindama nerimą dėl „jokių naujienų po prekių išsiuntimo“.

11. Gavimo patvirtinimas ir kelių kampų fotografija: išsamūs įrodymai

Atvykus į paskirstymo centrą / nurodytą perdavimo punktą, atliekamas gavimo patvirtinimas ir išsami fotografavimas: 1. Su gavėju patikrinamas prekių kiekis ir būklė bei pasirašoma „Prekių perdavimo patvirtinimo forma“; 2. Nufotografuojama iš kelių kampų (bendra prekių išvaizda, pakuotės detalės, gavimo dokumentai, perdavimo vieta), siekiant užtikrinti aiškias ir atpažįstamas nuotraukas su visa informacija; 3. Nuskaitytos gavimo dokumentų ir nuotraukų kopijos įkeliamos į kliento specialų failą kaip tinkamo prekių perdavimo įrodymas, siekiant išvengti vėlesnių ginčų.

12. Dokumentų archyvavimas ir procesų sinchronizavimas: uždaro ciklo valdymas be jokių praleidimų

Užbaigus paėmimo procesą, komanda užbaigs visų dokumentų archyvavimą: „Paėmimo prašymo patvirtinimo formą“, „Prekių patikrinimo registracijos formą“, „Pakuotės sutvirtinimo patvirtinimo formą“, „Prekių perdavimo patvirtinimo formą“, vietoje darytas nuotraukas, transportavimo trajektorijų duomenis ir kt., kurie visi bus sutvarkyti ir archyvuoti sistemoje, sudarant visą proceso atsekamumo grandinę. Tuo pačiu metu klientų aptarnavimo skyrius klientui išsiųs „Paėmimo užbaigimo ataskaitą“, sinchronizuodamas vėlesnius logistikos susitarimus (pvz., numatomą išvykimo laiką ir muitinės formalumų atlikimo punktus), užtikrindamas visapusišką informacijos sinchronizavimą nuo „paėmimo iki transportavimo ir muitinės formalumų“.

Už standartinio proceso: kaip pasiekti „nulio klaidų“?

12 standartinių „Brand Empowerer“ prekių paėmimo žingsnių yra pagrįsti „standartizavimu“ ir „kontroliuojamumu“: kiekvienas žingsnis turi aiškias veiklos procedūras, atsakingas šalis ir vertinimo standartus, vengiant žmogiškųjų klaidų sukeltos savivalės; kiekviena grandis turi duomenų įrašus, nuotraukų įrodymus ir sistemos sekimą, užtikrinant visišką atsekamumą ir patikrinamumą; remdamiesi ilgamete tarptautine logistikos patirtimi ir daugiau nei 100 000 tiekėjų ištekliais, galime numatyti galimas rizikas (pvz., gamyklų atitikties problemas, pakuočių pavojus ir transportavimo maršrutų spūstis) ir sukurti tikslinius sprendimus.

Tarptautiniams pardavėjams ir platintojams stabilus ir kontroliuojamas prekių paėmimo procesas ne tik padeda išvengti nuostolių dėl prekių klaidų ar vėlavimų, bet ir leidžia sutelkti energiją į prekės ženklo veiklą ir rinkos plėtrą. „Brand Empowerer“ yra įsipareigojusi siekti nulinės klaidos, naudodama standartizuotus procesus, kad sukurtų tvirtą pirmąją gynybos liniją jūsų tarptautinei logistikos grandinei, užtikrindama, kad kiekviena siunta saugiai ir efektyviai pasiektų savo pasaulinę kelionę.

Jei ieškote kontroliuojamo ir patikimo tarptautinio logistikos partnerio, susisiekite su mumis, kad atrakintume labiau individualizuotus logistikos sprendimus, kurie užtikrins, kad tarpvalstybinė prekyba būtų be rūpesčių ir saugesnė...