Procesul de achiziții și analiza lanțului de aprovizionare

Agent de achiziții analiza proceselor și a lanțului de aprovizionare

1. Prezentare generală a procesului agentului de achiziții

1.1 Definiția și valoarea agentului de achiziții
Agentul de achiziții se referă la o metodă de cumpărare prin care consumatorii încredințează furnizorilor de servicii de agenți de achiziții profesioniști sau persoanelor fizice pentru a achiziționa bunuri din străinătate și a le transporta în China. Acesta oferă consumatorilor o modalitate convenabilă de a obține bunuri din străinătate, în special pe cele care sunt dificil de achiziționat pe plan intern. Valoarea agentului de achiziții constă în:
Bogăția mărfurilor: Agentul de achiziții poate satisface cererea consumatorilor pentru mărfuri din străinătate, cum ar fi Produse de înfrumusețare, îmbrăcăminte, produse digitale etc., care pot fi dificil de obținut pe piața internă din cauza restricțiilor de pe piață sau a lipsei de intrare pe piața chineză.
Avantaj de preț: Produsele agenților de achiziții pot beneficia uneori de promoții externe sau de politici fiscale mai mici, economisind astfel costuri pentru consumatori. De exemplu, prețul produselor de înfrumusețare ale unor mărci străine în promoțiile din țara de origine poate fi cu 30% - 50% mai mic decât cel al magazinelor autohtone.
Serviciu personalizat: Agentul de achiziții poate oferi servicii personalizate în funcție de nevoile specifice ale consumatorilor, cum ar fi bunuri de stiluri, culori sau dimensiuni specifice, pentru a satisface nevoile personalizate ale consumatorilor.

1.2 Verigări cheie în procesul de achiziție
Procesul de cumpărare implică mai multe verigi cheie, fiecare dintre acestea fiind crucială pentru a asigura buna desfășurare a întregului proces de cumpărare.
Căutare și selecție de produse: Consumatorii caută produse țintă pe site-uri web de comerț electronic străine, site-uri web oficiale ale mărcilor și alte canale cu ajutorul platformelor de achiziții sau al agenților de achiziții. Agenții de achiziții vor oferi informații detaliate despre produse, inclusiv marca, specificațiile, prețul, stocul etc., în funcție de nevoile consumatorilor. De exemplu, dacă un consumator dorește să cumpere o marcă japoneză de produse de îngrijire a pielii, agenții de achiziții pot căuta produsul pe platformele japoneze de comerț electronic și pot oferi comparații de prețuri de la mai mulți vânzători pentru a ajuta consumatorii să facă alegeri.
Generarea și confirmarea comenzii: După ce consumatorul decide să achiziționeze produsul, agentul de achiziții va genera o comandă, va înregistra informațiile detaliate, cantitatea achiziționată, prețul etc. ale produsului și va confirma conținutul comenzii cu consumatorul. După generarea comenzii, agentul de achiziții va calcula prețul, inclusiv prețul inițial al produsului, costurile de transport internațional, taxele pentru serviciile de achiziție, tarifele etc. și va informa consumatorul cu privire la costul total. După ce consumatorul confirmă că este corect, comanda va intra oficial în vigoare.
Decontarea plăților: Există diverse metode de plată pentru agenții de achiziții, iar cele mai comune sunt cardurile de credit, PayPal, transferurile bancare etc. Consumatorii aleg metoda de plată adecvată pentru a plăti în funcție de cerințele platformei de achiziții sau ale agentului de achiziții. După primirea plății, agentul de achiziții va trece la următoarea operațiune de achiziție. În timpul procesului de plată, este necesar să se asigure securitatea tranzacției pentru a evita probleme precum eșecul plății sau furtul de fonduri. Conform statisticilor, aproximativ 80% din tranzacțiile de achiziții sunt finalizate prin plată online, iar rata de succes a plăților depășește 95%.
Urmărirea logistică și livrarea: Procesul logistic de achiziționare a bunurilor include expedierea de la furnizori străini, transportul internațional, vămuirea, livrarea internă și alte legături. Agentul de achiziții va furniza numărul comenzii logistice, iar consumatorii pot urmări starea transportului coletului în timp real prin intermediul platformei de achiziții sau al site-ului oficial al companiei de logistică. Timpul logistic variază în funcție de sursa și metoda de transport a bunurilor. În general, durează 7-20 de zile de la expedierea externă până la recepția internă. În timpul procesului logistic, agentul de achiziții trebuie să se ocupe de posibilele întârzieri logistice, articolele pierdute și alte probleme în timp util pentru a se asigura că consumatorii pot primi bunurile fără probleme.

2. Căutare și selecție de produse

2.1 Determinați cererea de produs
În procesul de cumpărare, clarificarea nevoilor consumatorilor este primul pas. Consumatorii trebuie să informeze în mod clar agenții de achiziții cu privire la informațiile detaliate ale bunurilor pe care doresc să le cumpere, inclusiv marca, modelul, specificațiile, culoarea, mărimea etc. De exemplu, atunci când achiziționează produse electronice, consumatorii trebuie să furnizeze modelul specific al produsului; atunci când achiziționează îmbrăcăminte, trebuie să indice mărimea, culoarea și stilul preferat. Numai atunci când agenții de achiziții înțeleg cu exactitate nevoile consumatorilor pot căuta bunuri mai eficient și pot evita erorile de cumpărare cauzate de informații inexacte.

2.2 Canale și metode de căutare
După determinarea nevoilor consumatorilor, agenții de achiziții trebuie să caute bunuri prin mai multe canale. Canalele de căutare comune includ:
Platforme de comerț electronic străine: cum ar fi Amazon, eBay, Rakuten etc. Aceste platforme oferă o gamă bogată de produse, prețuri transparente și, de obicei, au recenzii și evaluări detaliate ale utilizatorilor, care ajută agenții de achiziții să evalueze calitatea și popularitatea bunurilor.
Site-ul oficial al mărcii: Pentru unele mărci de lux sau de nișă, site-ul lor oficial este un canal fiabil pentru obținerea de produse autentice. Agenții de achiziții pot căuta direct produsele țintă prin intermediul site-ului oficial al mărcii pentru a afla despre cele mai noi stiluri și informații promoționale ale produselor. De exemplu, atunci când achiziționează genți de la anumite mărci de lux, site-ul oficial al mărcii este o sursă importantă de produse autentice.
Platforme de socializare: cum ar fi Facebook, Instagram etc. Există numeroase conturi oficiale de brand sau conturi de dealeri pe aceste platforme, prin intermediul cărora agenții de achiziții pot afla despre cele mai recente evoluții și feedback-ul utilizatorilor privind produsele. În plus, unele branduri mici independente sau branduri de designer pot vinde în principal prin intermediul rețelelor de socializare.
Magazine fizice offline: Pentru unele produse care trebuie încercate sau experimentate personal, cum ar fi cosmeticele, îmbrăcămintea etc., agenții de achiziții pot merge la magazine fizice din străinătate pentru a le achiziționa. Acest lucru nu numai că asigură calitatea și autenticitatea produselor, dar vă permite și să beneficiați de serviciile post-vânzare ale magazinelor fizice, cum ar fi retururile și schimburile.
Atunci când caută produse, agenții de achiziții trebuie să stăpânească anumite abilități de căutare, cum ar fi utilizarea căutărilor prin cuvinte cheie și a funcțiilor de filtrare, pentru a găsi rapid produse care satisfac nevoile consumatorilor. În același timp, agenții de achiziții trebuie să acorde atenție și stocului de produse pentru a evita imposibilitatea de a achiziționa din cauza stocului insuficient.

2.3 Criterii de selecție a produselor
După ce au căutat mai multe produse care să satisfacă nevoile consumatorilor, agenții de achiziții trebuie să efectueze o selecție conform anumitor criterii pentru a se asigura că produsele achiziționate sunt rentabile și de calitate. Criteriile de selecție includ de obicei:
Preț: Comparați prețurile produselor de la diferite canale sau vânzători și selectați produse cu prețuri rezonabile și competitive. În același timp, agenții de achiziții trebuie să ia în considerare și factori precum costurile de transport internațional și tarifele pentru a se asigura că prețul total final se încadrează în bugetul consumatorului.
Calitate: Verificați recenziile și evaluările produsului pentru a înțelege experiența și feedback-ul altor consumatori. Pentru unele mărci cunoscute, calitatea produsului este de obicei garantată; pentru unele mărci necunoscute, ar trebui acordată o atenție deosebită aspectelor legate de calitate în recenziile utilizatorilor.
Reputație: Alegeți vânzători sau furnizori de renume pentru achiziții. În platformele de comerț electronic, scorul de reputație al vânzătorului, rata de laudă etc. sunt indicatori de referință importanți. Pentru site-urile web oficiale ale mărcii sau magazinele fizice offline, reputația mărcii și serviciile post-vânzare sunt, de asemenea, factori importanți în măsurarea reputației.
Stoc: Asigurați-vă că produsele selectate au un stoc suficient pentru a evita imposibilitatea de a fi livrate la timp din cauza stocului insuficient. Agenții de achiziții trebuie să comunice cu vânzătorii sau furnizorii în timp util pentru a confirma starea stocului produselor și a informa consumatorii înainte de generarea comenzii.
Logistică: Luați în considerare locul de expediere și metoda de transport a mărfurilor și alegeți vânzători sau furnizori care pot oferi servicii rapide și fiabile. Serviciu Logistics. Diferitele metode de transport vor afecta timpul și costurile logistice. Agenții de achiziții trebuie să ia în considerare în mod cuprinzător acești factori și să aleagă cel mai potrivit plan logistic pentru consumatori.
Prin verificarea standardelor de mai sus, agenții de achiziții pot oferi consumatorilor produse de cumpărare rentabile și fiabile, îmbunătățind astfel satisfacția și încrederea consumatorilor.

3. Generarea și confirmarea comenzii
3.1 Trimiterea cererilor de achiziție
Trimiterea cererilor de achiziție este un pas esențial în procesul de achiziție. După clarificarea nevoilor produsului, consumatorii trebuie să furnizeze informații detaliate agentului de achiziții. Aceste informații includ marca, modelul, specificațiile, culoarea, dimensiunea etc. ale produsului, precum și intervalul de preț de achiziție așteptat. De exemplu, pentru a achiziționa o anumită marcă de produse cosmetice, consumatorii trebuie să furnizeze denumirea specifică, numărul culorii și cantitatea așteptată de achiziție a produsului. Pe baza acestor informații, agentul de achiziții ajută consumatorii să caute produse pe platforma sau magazinul țintă și oferă link-uri către produse sau descrieri detaliate pentru a se asigura că agentul de achiziții înțelege cu exactitate nevoile consumatorilor și evită erorile de achiziție cauzate de informații inexacte. Conform statisticilor, aproximativ 70% din comenzile de achiziție necesită o confirmare secundară din cauza descrierilor inexacte ale nevoilor consumatorilor, așadar acest pas este crucial.

3.2 Negocierea taxelor și confirmarea metodei de plată
Negocierea comisioanelor este o parte importantă a procesului de achiziție. Agentul de achiziții va calcula costul total pe baza prețului inițial al mărfurilor, a costurilor de transport internațional, a comisioanelor de servicii ale agentului de achiziții, a tarifelor etc. și va negocia cu consumatorul. Costurile de transport internațional variază în funcție de greutatea, volumul și metoda de transport a mărfurilor și reprezintă de obicei 10% - 30% din costul total; comisionul de servicii al agentului de achiziții este în general de 5% - 15% din prețul inițial al mărfurilor; iar tariful variază în funcție de tipul de mărfuri și de locul de origine. De exemplu, tariful poate fi mai mic la achiziționarea de produse electronice din Statele Unite, dar poate fi mai mare la achiziționarea de bunuri de lux din Europa. Există diverse metode de plată, iar cele mai comune sunt cardurile de credit, PayPal, transferurile bancare etc. Conform statisticilor, aproximativ 80% din tranzacțiile de achiziție sunt finalizate prin plată online, iar rata de succes a plății depășește 95%. Agentul de achiziții trebuie să asigure securitatea procesului de plată pentru a evita probleme precum eșecul plății sau furtul de fonduri. Atunci când aleg o metodă de plată, consumatorii trebuie să ia în considerare confortul și securitatea plății și, în același timp, să se asigure că platforma de plată sau agentul de cumpărare are o bună reputație.

3.3 Verificarea informațiilor comenzii
Verificarea informațiilor comenzii este un pas esențial pentru a asigura buna desfășurare a achiziției. După primirea cererii de achiziție transmise de consumator, agentul de achiziții va genera o comandă și va înregistra în detaliu toate detaliile costurilor, cum ar fi informațiile despre produs, cantitatea achiziționată, prețul, taxa de livrare, taxa de serviciu, tariful etc. Consumatorii trebuie să verifice cu atenție informațiile comenzii pentru a se asigura că toate informațiile sunt corecte. Dacă se constată probleme, cum ar fi informații incorecte despre produs, calcul incorect al costurilor etc., aceștia trebuie să comunice agentului de achiziții în timp util și să facă corecțiile necesare. După ce informațiile comenzii sunt verificate și consumatorul confirmă comanda, agentul de achiziții va trece la pasul următor al operațiunii de achiziție. Conform statisticilor, aproximativ 20% din comenzile de achiziție prezintă erori de informații în timpul procesului de verificare, așadar acest pas este crucial pentru a evita problemele ulterioare.

4. Procesul de plată și decontare

4.1 Selectarea metodei de plată
În procesul de cumpărare, alegerea metodei de plată este crucială, aceasta fiind direct legată de securitatea, confortul și rata de succes a tranzacției. Metodele de plată comune includ carduri de credit, PayPal, transferuri bancare etc. Fiecare metodă de plată are propriile caracteristici și scenarii aplicabile.
Plata cu cardul de credit: Plata cu cardul de credit este una dintre cele mai utilizate metode de plată la achiziții, reprezentând aproximativ 40%. Avantajele sale sunt comoditatea de plată, suportul pentru tranzacții online și anumite măsuri de securitate, cum ar fi protecția rambursărilor și mecanismul de gestionare a litigiilor tranzacțiilor. În plus, plata cu cardul de credit poate acumula limite de credit și puncte, aducând beneficii suplimentare consumatorilor. Cu toate acestea, există și unele riscuri în plata cu cardul de credit, cum ar fi scurgerea informațiilor despre cardul de credit care poate duce la utilizare frauduloasă, așa că consumatorii trebuie să aleagă o platformă de plată reputată și să asigure siguranța mediului tranzacțional.
Plată PayPal: PayPal este o platformă de plată terță parte de renume internațional, utilizată pe scară largă în tranzacțiile transfrontaliere, reprezentând aproximativ 30%. Oferă servicii convenabile de plată și colectare atât pentru cumpărători, cât și pentru vânzători și are un nivel ridicat de securitate și credibilitate. PayPal oferă o politică de protecție a cumpărătorului; dacă produsul nu corespunde descrierii sau produsul nu este primit, cumpărătorul poate solicita o rambursare sau o compensație. Pentru achizițiile în numele altor persoane, PayPal este o metodă de plată relativ sigură și fiabilă, dar trebuie remarcat faptul că PayPal poate avea restricții de utilizare în anumite țări și regiuni și poate percepe o anumită taxă de tranzacție.
Transfer bancar: Transferul bancar este o metodă de plată relativ tradițională, reprezentând aproximativ 20%. Este potrivit pentru tranzacții mari sau scenarii de tranzacții care necesită o securitate sporită. Avantajele transferului bancar sunt fluxul clar de capital, înregistrările tranzacțiilor trasabile și securitatea ridicată. Cu toate acestea, dezavantajele transferului bancar sunt că operațiunea este relativ greoaie, necesitând procesarea la ghișeul băncii sau prin intermediul serviciilor bancare online, iar timpul de transfer este lung, putând dura 1-3 zile lucrătoare. În plus, transferurile bancare pot necesita o anumită taxă, iar impactul fluctuațiilor cursului de schimb trebuie luat în considerare la transferurile transfrontaliere.

4.2 Securitatea plăților și prevenirea riscurilor
Securitatea plăților este o verigă importantă ce nu poate fi ignorată în procesul de cumpărare. Consumatorii și agenții de achiziții trebuie să ia o serie de măsuri pentru a preveni riscurile legate de plăți și a asigura securitatea tranzacțiilor.
Consumatori:
Alegeți o platformă de plată reputată: Consumatorii ar trebui să acorde prioritate platformelor de plată cu o reputație bună și o reputație bună pentru tranzacții, cum ar fi alegerea canalului de plată oficial al băncii atunci când plătesc cu cardul de credit și asigurarea siguranței și fiabilității conturilor lor atunci când utilizează PayPal. Aceste platforme au de obicei măsuri complete de securitate și sisteme de monitorizare a riscurilor, care pot reduce eficient riscurile de plată.
Protejarea informațiilor personale: În timpul procesului de plată, consumatorii trebuie să își protejeze informațiile personale, cum ar fi numărul cardului de credit, parola, numărul de identificare etc. Evitați efectuarea operațiunilor de plată într-un mediu de rețea publică pentru a preveni furtul informațiilor personale. În același timp, schimbarea regulată a parolelor și creșterea complexității acestora pot îmbunătăți eficient securitatea conturilor.
Verificați cu atenție informațiile tranzacției: Înainte de plată, consumatorii trebuie să verifice cu atenție informațiile tranzacției, inclusiv numele produsului, prețul, cantitatea, adresa de livrare etc., pentru a se asigura că informațiile tranzacției sunt corecte. Dacă se constată probleme, aceștia trebuie să comunice în timp util agentul de achiziții și să facă modificări pentru a evita eșecul plății sau eșecul livrării corecte a bunurilor din cauza informațiilor incorecte.
Agent de achiziții:
Consolidarea gestionării securității contului: Agenții de achiziții trebuie să actualizeze periodic parolele conturilor de plăți și să evite utilizarea combinațiilor de parole prea simple. În același timp, activați funcțiile de protecție a securității contului, cum ar fi codul de verificare prin SMS, recunoașterea amprentei digitale etc., pentru a crește securitatea contului. În plus, agentul de achiziții trebuie să verifice periodic înregistrările tranzacțiilor contului, să detecteze prompt tranzacțiile anormale și să ia măsurile corespunzătoare.
Alegeți un canal de plată sigur: Atunci când încasează plăți, agentul de achiziții trebuie să aleagă un canal de plată sigur și fiabil și să evite utilizarea platformelor de plată terțe nesigure. Pentru plățile cu cardul de credit, trebuie asigurată securitatea mediului tranzacțional pentru a preveni scurgerea informațiilor despre cardul de credit. Pentru transferurile bancare, trebuie asigurată acuratețea informațiilor contului receptor pentru a evita incapacitatea de a ajunge la fonduri din cauza erorilor contului.
Stabilirea unui mecanism de avertizare privind riscurile: Agentul de achiziții poate stabili un mecanism de avertizare privind riscurile pentru a monitoriza suma tranzacției, frecvența tranzacțiilor, durata tranzacției etc. Dacă se constată o tranzacție anormală, trebuie luate măsuri prompte pentru a o remedia, cum ar fi suspendarea tranzacției, contactarea consumatorului pentru confirmare etc., pentru a preveni riscurile de plată.

4.3 Confirmarea plății și emiterea facturii
Confirmarea plății este o verigă importantă în procesul de cumpărare, care marchează finalizarea formală a tranzacției. În același timp, emiterea facturilor este, de asemenea, o bază importantă pentru protejarea drepturilor consumatorilor.
Confirmarea plății: După primirea plății de la consumator, agentul de achiziții trebuie să confirme prompt plata și să notifice consumatorul că plata a fost efectuată cu succes. Metodele de confirmare a plății includ de obicei notificări prin SMS, notificări prin e-mail sau notificări la fața locului pe platforma de achiziții. După confirmarea plății, agentul de achiziții trebuie să aranjeze achiziția și livrarea cât mai curând posibil pentru a se asigura că consumatorii pot primi bunurile la timp. Conform statisticilor, promptitudinea confirmării plății are un impact mare asupra satisfacției consumatorilor. Aproximativ 80% dintre consumatori speră să primească informații de confirmare a plății în termen de 24 de ore de la efectuarea plății.
Emiterea facturilor: Facturile reprezintă o bază importantă pentru protejarea drepturilor consumatorilor. Agenții de achiziții ar trebui să emită facturi în conformitate cu cerințele consumatorilor. Conținutul facturii ar trebui să includă informații detaliate, cum ar fi denumirea produsului, prețul, cantitatea, data achiziției etc., pentru a asigura autenticitatea și exactitatea facturii. Pentru unii consumatori care au nevoie de rambursare, emiterea facturilor este deosebit de importantă. Agenții de achiziții ar trebui să ofere o varietate de metode de emitere a facturilor, cum ar fi facturi electronice, facturi pe hârtie etc., pentru a satisface nevoile diferiților consumatori. În același timp, agenții de achiziții ar trebui să asigure, de asemenea, legalitatea și conformitatea facturilor pentru a evita disputele cauzate de problemele legate de facturi.

5. Urmărirea logisticii și livrarea

5.1 Selectarea metodelor logistice
În procesul de achiziție, alegerea metodelor logistice are un impact important asupra eficienței transportului, costului și siguranței mărfurilor. Agentul de achiziții trebuie să analizeze în mod cuprinzător și să selecteze metoda logistică adecvată pe baza unor factori precum natura, greutatea, volumul mărfurilor și cerințele consumatorului privind timpul de livrare.
Curierat internațional: Curierat internațional este una dintre metodele logistice utilizate în mod obișnuit de agenții de achiziții, având avantajele vitezei de transport rapide, gamei largi de servicii și informațiilor detaliate despre urmărirea coletelor. De exemplu, companiile de curierat internațional precum DHL, FedEx și UPS pot transporta de obicei mărfuri din străinătate către orașele mari din țară în termen de 3-7 zile. Costul său este relativ ridicat, dar poate oferi consumatorilor garanții de transport mai fiabile. Conform statisticilor, aproximativ 60% din mărfurile achiziționate aleg cursa internațională pentru transport, cu un timp mediu de transport de aproximativ 5 zile și o rată de succes a transportului de peste 98%.
Colet poștal: Coletul poștal (cum ar fi China Post, US Postal Service etc.) este o opțiune logistică mai economică și mai accesibilă, potrivită pentru transportul de mărfuri mai ușoare și mai mici. Costul său este relativ scăzut, dar timpul de transport este mai lung, în general 7-20 de zile. Avantajul coletelor poștale este că au o acoperire largă a rețelei, pot ajunge în zone îndepărtate și există un mecanism de asigurare mai complet în timpul transportului, ceea ce reduce riscul de pierdere sau deteriorare a coletului. Aproximativ 30% din mărfurile achiziționate în numele altora sunt expediate prin colete poștale, cu un timp mediu de livrare de aproximativ 12 zile și o rată de succes a livrării de aproximativ 95%.
Logistică dedicată: Logistica dedicată se referă la o rută logistică deschisă special pentru o anumită țară sau regiune, de obicei operată de o companie de logistică profesionistă. Logistica dedicată are avantaje de preț și o eficiență ridicată a transportului atunci când transportă mărfuri dintr-o anumită țară sau regiune. De exemplu, logistica dedicată pentru țările asiatice, cum ar fi Japonia și Coreea de Sud, are timpi de livrare relativ scurți și poate fi livrată, în general, în termen de 5-10 zile. Costul logisticii dedicate se compară cu coletele poștale internaționale și cele expres internaționale, iar rata de succes a livrării este de aproximativ 97%.

5.2 Urmărirea informațiilor logistice
Urmărirea informațiilor logistice este o parte indispensabilă a procesului de achiziție. Aceasta permite consumatorilor să înțeleagă starea de transport a mărfurilor în timp real și îmbunătățește experiența de cumpărături și încrederea consumatorilor. După expedierea achiziției, partea cumpărătoare va furniza un număr de comandă logistică. Consumatorii pot verifica locația în timp real, starea de transport și ora estimată de sosire a coletului prin intermediul platformei de achiziții sau al site-ului oficial al companiei de logistică.
Frecvența actualizării informațiilor logistice: Diferite metode de logistică și companii de logistică au frecvențe diferite de actualizare a informațiilor logistice. Companiile internaționale de expediere actualizează de obicei informațiile logistice la fiecare 2-4 ore, astfel încât consumatorii să poată înțelege dinamica transportului coletelor în timp util; informațiile logistice ale coletelor poștale sunt actualizate relativ mai rar, în general o dată pe zi; frecvența de actualizare a logisticii dedicate este între cele două, actualizată la fiecare 6-12 ore. Actualizările la timp ale informațiilor logistice ajută consumatorii să se pregătească pentru livrare în avans și reduc anxietatea cauzată de întârzierile sau pierderile coletelor.
Acuratețea informațiilor logistice: Acuratețea informațiilor logistice este crucială atât pentru consumatori, cât și pentru agenții de achiziții. Conform statisticilor, companiile de logistică cu o acuratețe ridicată a informațiilor logistice (cum ar fi DHL, UPS etc.) au o rată de acuratețe a informațiilor de peste 99%, în timp ce unele companii mici de logistică pot avea o rată de acuratețe a informațiilor de doar aproximativ 90%. Atunci când aleg parteneri logistici, agenții de achiziții ar trebui să acorde prioritate companiilor de logistică cu informații actualizate la timp și precise pentru a îmbunătăți calitatea serviciilor.

5.3 Gestionarea excepțiilor de livrare
În timpul procesului logistic de achiziție, pot apărea unele excepții la livrare, cum ar fi întârzieri la livrarea coletelor, pierderi, deteriorări etc. Agenții de achiziții trebuie să stabilească un mecanism complet de gestionare a excepțiilor pentru a rezolva aceste probleme în timp util și a proteja drepturile și interesele consumatorilor.
Manipularea întârziilor coletelor: Întârzierea coletelor este o problemă frecventă, care poate fi cauzată de factori precum vremea, inspecția vamală și perioada de vârf logistică. După descoperirea întârzierii coletului, agentul de achiziții trebuie să comunice la timp cu compania de logistică pentru a înțelege cauza întârzierii și a informa consumatorul cu privire la informațiile relevante. În același timp, agentul de achiziții poate oferi consumatorilor anumite măsuri compensatorii, cum ar fi prelungirea timpului de livrare și oferirea de cupoane etc., pentru a atenua nemulțumirea consumatorilor. Conform statisticilor, rata de gestionare la timp a întârzierilor coletelor are un impact mare asupra satisfacției consumatorilor. Rata de satisfacție a manipulării la timp poate ajunge la peste 85%, în timp ce rata de satisfacție a manipulării întârziate poate scădea la sub 60%.
Gestionarea pierderii coletelor: Pierderea coletelor este o anomalie de livrare mai gravă, iar agentul de achiziții trebuie să înceapă procedura de reclamație la timp. În primul rând, agentul de achiziții trebuie să confirme faptul pierderii coletelor cu compania de logistică și să asiste consumatorii în gestionarea procedurilor de reclamație. Conform reglementărilor companiei de logistică, consumatorii pot fi nevoiți să furnizeze materiale justificative relevante, cum ar fi chitanțe de achiziție și numere de comandă logistică. În timpul procesului de reclamație, agentul de achiziții trebuie să mențină comunicarea cu consumatorii și să ofere feedback în timp util cu privire la progresul reclamației. În general, perioada de reclamație pentru pierderea coletelor este de 7-15 zile, iar rata de succes a reclamațiilor este de aproximativ 90%. Agentul de achiziții trebuie, de asemenea, să ia în considerare dacă să răscumpere bunurile pentru consumator sau să ofere alte planuri de compensare în funcție de situația reală.
Manipularea deteriorării coletului: Coletul poate fi deteriorat în timpul transportului din diverse motive. După primirea feedback-ului de la consumator, agentul de achiziții trebuie să contacteze imediat compania de logistică pentru a confirma deteriorarea și a lua măsurile adecvate în funcție de gradul de deteriorare. Pentru bunurile ușor deteriorate, agentul de achiziții poate oferi servicii de reparații sau rambursări parțiale; pentru produsele grav deteriorate și inutilizabile, agentul de achiziții trebuie să se ocupe de o rambursare completă sau să răscumpere bunurile pentru consumator. Atunci când gestionează problemele legate de deteriorarea coletului, agentul de achiziții trebuie să păstreze dovezi relevante pentru a împărți responsabilitățile cu compania de logistică și a negocia despăgubirile ulterioare.

6. Analiza lanțului de aprovizionare

6.1 Concepte de bază ale lanțului de aprovizionare
Lanțul de aprovizionare este o structură complexă de rețea funcțională care se învârte în jurul întreprinderii principale, începând de la achiziționarea materiilor prime, trecând prin producție și fabricație, până la livrarea produselor sau serviciilor către consumatori. Acesta implică mai multe verigi, cum ar fi furnizori, producători, distribuitori și comercianți cu amănuntul, și maximizează valoarea produselor sau serviciilor prin interacțiunea logisticii, fluxului de informații și fluxului de capital. De exemplu, în lanțul de aprovizionare al unui smartphone, de la furnizorii de cipuri, ecrane și alte componente, la fabricile de asamblare, la distribuitori și comercianți cu amănuntul și, în final, la consumatori, fiecare verigă este strâns conectată și indispensabilă.

6.2 Caracteristicile lanțului de aprovizionare în domeniul achizițiilor
Lanțul de aprovizionare are caracteristici unice, care sunt diferite de lanțurile de aprovizionare tradiționale:
Transfrontalier: Lanțul de aprovizionare implică achiziții și transport transfrontalier și trebuie să țină cont de reglementările, politicile tarifare și sistemele logistice ale diferitelor țări. De exemplu, achiziționarea de bunuri de lux din Europa trebuie să ia în considerare politica de export a UE și tarifele de import ale Chinei, ceea ce crește complexitatea și incertitudinea lanțului de aprovizionare.
Diversitatea cererii: Cererea de achiziții este adesea mai personalizată și diversificată, iar consumatorii au cerințe clare privind marca, modelul, culoarea, dimensiunea etc. a bunurilor. Lanțul de aprovizionare al achizițiilor trebuie să poată răspunde flexibil acestor nevoi personalizate și să ofere servicii personalizate. Conform statisticilor, aproximativ 70% din comenzile de achiziții implică nevoi personalizate, cum ar fi bunuri de stiluri sau culori specifice.
Punctualitate: Consumatorii au cerințe ridicate privind promptitudinea achiziționării bunurilor și speră să le primească cât mai curând posibil. Lanțul de aprovizionare trebuie optimizat în ceea ce privește legăturile de achiziție, transport și distribuție pentru a scurta timpul logistic. De exemplu, companiile internaționale de curierat expres DHL și FedEx au scurtat timpul de transport al mărfurilor din străinătate în China la 3-7 zile prin optimizarea rutelor de transport și îmbunătățirea eficienței livrării.
Asimetrie informațională: În timpul procesului de cumpărare, există o asimetrie informațională între consumatori și agenții de achiziții. Consumatorii pot să nu aibă suficiente informații despre condițiile pieței și fluctuațiile de preț ale bunurilor străine. Agenții de achiziții trebuie să reducă asimetria informațională și să îmbunătățească încrederea consumatorilor printr-o comunicare transparentă a informațiilor și servicii profesionale.

6.3 Sugestii de optimizare a lanțului de aprovizionare
Pentru a îmbunătăți eficiența și competitivitatea lanțului de aprovizionare, optimizarea poate fi realizată din următoarele aspecte:
Managementul furnizorilor: Selectați furnizori de renume și stabiliți relații de cooperare stabile și pe termen lung. Asigurați calitatea produselor și stabilitatea aprovizionării printr-o cooperare strânsă cu furnizorii. De exemplu, cooperarea cu furnizori oficiali ai unor mărci străine cunoscute poate permite obținerea unor produse mai bune și a unor prețuri mai favorabile.
Optimizarea logisticii: Selectați partenerii logistici potriviți pentru a optimiza rutele logistice și metodele de transport. Pentru mărfuri cu valoare mare sau urgente, se preferă livrarea expres internațională; pentru mărfuri ușoare și de volum mic, se pot lua în considerare coletele poștale sau logistica dedicată. În același timp, se utilizează tehnologia avansată de urmărire logistică pentru a monitoriza starea transportului coletelor în timp real, pentru a îmbunătăți transparența și controlabilitatea logisticii.
Partajarea informațiilor: Crearea unei platforme de partajare a informațiilor pentru a realiza partajarea informațiilor în timp real între agenții de achiziții, furnizori și părțile logistice. Prin partajarea informațiilor, schimbările în cererea pieței, starea stocurilor și dinamica logistică pot fi înțelese în timp util, iar viteza de răspuns și flexibilitatea lanțului de aprovizionare pot fi îmbunătățite. De exemplu, prin intermediul interfeței de informații logistice a platformei de comerț electronic, consumatorii pot interoga starea transportului coletului în timp real.
Prevenirea și controlul riscurilor: Stabilirea unui mecanism de avertizare timpurie a riscurilor pentru a identifica și evalua riscurile potențiale din lanțul de aprovizionare. De exemplu, acordați atenție schimbărilor situației politice și economice internaționale, ajustărilor politicilor tarifare etc., formulați în avans măsuri de răspuns și reduceți impactul riscurilor asupra lanțului de aprovizionare. În același timp, achiziționați o asigurare pentru colet pentru a reduce pierderile cauzate de deteriorarea sau pierderea în timpul transportului.
Mecanism de feedback de la clienți: Stabiliți un mecanism perfect de feedback de la clienți, colectați feedback-ul consumatorilor în timp util și optimizați continuu serviciile. De exemplu, în funcție de feedback-ul consumatorilor, ajustați strategia de achiziții de produse, metoda logistică sau serviciul post-vânzare pentru a îmbunătăți satisfacția și loialitatea consumatorilor.

7. Managementul riscurilor și service-ul post-vânzare

7.1 Identificarea riscurilor procesului de achiziție
Procesul de cumpărare implică mai multe verigi, fiecare dintre acestea putând fi supuse unor riscuri diferite. Următoarele sunt principalele puncte de identificare a riscurilor:
Riscul de achiziție a produselor:
Riscul reputației furnizorului: Furnizorul selectat de agentul de achiziții poate avea o reputație proastă, ceea ce duce la o calitate inferioară a produselor sau la o aprovizionare instabilă. De exemplu, este posibil ca unii furnizori mici să nu poată livra bunurile la timp sau să furnizeze bunuri care îndeplinesc standardele de calitate din cauza problemelor financiare sau a unui management defectuos. Conform statisticilor, aproximativ 10% din comenzile de achiziție sunt întârziate sau sub standarde din cauza problemelor furnizorilor.
Riscul fluctuației prețurilor: Prețurile mărfurilor externe se pot modifica din cauza schimbărilor pieței, a încheierii activităților promoționale sau a fluctuațiilor cursului de schimb, ceea ce duce la o creștere a costurilor de achiziție pentru agentul de achiziții și afectează marjele de profit. De exemplu, fluctuațiile cursului de schimb pot crește costurile de achiziție a mărfurilor cu 5% - 10%.
Riscuri logistice și de transport:
Riscul de întârziere a transportului: În timpul procesului logistic, coletele pot fi întârziate din cauza unor factori precum vremea, inspecțiile vamale și perioadele de vârf logistic. Conform statisticilor, aproximativ 20% din coletele achiziționate vor fi întârziate în grade diferite în timpul transportului, cu o întârziere medie de 3-5 zile.
Risc de pierdere și deteriorare a coletului: Coletul se poate pierde sau deteriora în timpul transportului din cauza operațiunilor logistice necorespunzătoare sau a unui mediu de transport precar. Rata de pierdere a coletelor expres internaționale este de aproximativ 1%, iar rata de pierdere a coletelor poștale este de aproximativ 3%, în timp ce rata de deteriorare a coletelor variază în funcție de modul de transport și de natura mărfurilor, cu o rată medie de deteriorare de aproximativ 2%.
Riscul de decontare a plății:
Risc de securitate a plăților: Tranzacțiile de achiziții implică plăți transfrontaliere și pot exista probleme de securitate, cum ar fi scurgeri de informații și fraudă în timpul procesului de plată. Conform statisticilor, aproximativ 5% din tranzacțiile de plată prezintă riscuri de securitate, care pot duce la pierderi financiare pentru consumatori.
Riscul de eșec al plății: Eșecul plății poate apărea din cauza unor probleme de rețea, a unor defecțiuni ale platformei de plată sau a unui sold insuficient în conturile consumatorilor. Rata de eșec al plății este de aproximativ 3%-5%, ceea ce va afecta buna desfășurare a procesului de achiziție.
Riscuri legale și de reglementare:
Riscuri legate de politica de import: Politicile de import din diferite țări și regiuni se pot modifica, cum ar fi ajustări tarifare, restricții privind cotele de import sau embargouri asupra mărfurilor. Agenții de achiziții trebuie să acorde o atenție deosebită modificărilor de politici pentru a evita incapacitatea de a importa bunuri sau creșterea costurilor din cauza ajustărilor de politici. De exemplu, tarifele de import pentru anumite bunuri din unele țări pot crește brusc, rezultând o creștere bruscă a costurilor de achiziție.
Riscul proprietății intelectuale: Bunurile achiziționate în numele altora pot implica probleme de proprietate intelectuală, cum ar fi produse contrafăcute și inferioare sau copii neautorizate. Agenții de achiziții trebuie să se asigure că bunurile achiziționate sunt autentice pentru a evita riscurile legale datorate încălcării drepturilor de proprietate intelectuală.
Riscul modificărilor cererii consumatorilor:
Riscul anulării cererii: Consumatorii pot anula comenzile de achiziție din motive personale sau din cauza schimbărilor de piață. Conform statisticilor, aproximativ 15% din comenzile de achiziție sunt anulate de consumatori înainte de achiziție, ceea ce va duce la risipă de resurse și la creșterea costurilor pentru agenții de achiziții.
Riscul modificărilor cererii: Consumatorii își pot modifica cerințele privind specificațiile produsului, cantitatea sau culoarea în timpul procesului de achiziție, ceea ce va aduce dificultăți în procesul de achiziție și în ajustările logistice pentru agenții de achiziții.

7.2 Măsuri de prevenire a riscurilor
Ca răspuns la riscurile menționate mai sus, agentul de achiziții poate lua următoarele măsuri de prevenire a riscurilor:
Optimizarea managementului furnizorilor:
Stabiliți un sistem de evaluare a furnizorilor: efectuați o evaluare cuprinzătoare a reputației furnizorului, a capacităților de control al calității, a stabilității aprovizionării etc. și selectați furnizori cu o bună reputație și o calitate fiabilă pentru a stabili relații de cooperare pe termen lung. Revizuiți și evaluați periodic furnizorii pentru a vă asigura că aceștia continuă să îndeplinească cerințele.
Semnați un contract strict: Semnați un contract de achiziție detaliat cu furnizorul pentru a clarifica termenii precum standardele de calitate a mărfurilor, timpul de livrare și răspunderea pentru încălcarea contractului, pentru a proteja drepturile și interesele ambelor părți.
Controlul riscurilor logistice:
Alegeți parteneri logistici de înaltă calitate: colaborați cu companii de logistică cu o bună reputație și servicii de înaltă calitate, cum ar fi DHL, FedEx și alte companii internaționale de expediere expres, pentru a asigura fiabilitatea și promptitudinea logisticii. În același timp, achiziționați o asigurare de transport pentru colet, pentru a reduce pierderile cauzate de pierderi sau daune.
Optimizați rutele logistice: În funcție de sursa și destinația mărfurilor, alegeți cea mai bună rută logistică pentru a evita întârzierile cauzate de vârfurile logistice sau de condițiile meteorologice nefavorabile. Utilizați tehnologia avansată de urmărire logistică pentru a monitoriza starea transportului coletelor în timp real și pentru a detecta și gestiona prompt situațiile anormale.
Securitatea plăților și gestionarea riscurilor:
Folosiți metode de plată sigure: acordați prioritate metodelor de plată cu un nivel ridicat de securitate, cum ar fi PayPal, carduri de credit etc., și asigurați-vă că platforma de plată are măsuri complete de protecție a securității. Pentru tranzacții mari, se recomandă utilizarea transferurilor bancare și operarea prin canale formale.
Stabiliți un mecanism de avertizare privind riscurile de plată: monitorizați tranzacțiile de plată în timp real, identificați comportamentele anormale ale tranzacțiilor, cum ar fi plățile frecvente mari, conectările de la distanță etc. și luați măsuri în timp util pentru a preveni riscurile.
Managementul conformității cu legile și reglementările:
Concentrare pe tendințele politicilor: Agentul de achiziții trebuie să acorde o atenție deosebită modificărilor politicilor de import interne și externe, ajustărilor tarifare, legilor și reglementărilor privind proprietatea intelectuală și să ajusteze strategia agentului de achiziții în timp util pentru a asigura conformitatea operațiunilor.
Consultanță juridică și instruire privind conformitatea: Organizați consultanță juridică în mod regulat pentru a vă asigura că activitatea agenților de achiziții respectă legile și reglementările relevante. În același timp, organizați instruire privind conformitatea pentru agenții de achiziții pentru a le îmbunătăți cunoștințele juridice și capacitățile de prevenire a riscurilor.
Managementul cererii consumatorilor:
Proces clar de confirmare a cererii: Înainte de cumpărare, comunicați pe deplin cu consumatorii, clarificați nevoile produsului și solicitați consumatorilor să confirme că informațiile despre cerere sunt corecte înainte de a cumpăra. Pentru modificările cererii, stabiliți un proces strict de aprobare pentru a asigura drepturile și interesele ambelor părți.
Oferiți politici flexibile de rambursare și modificare: formulați politici rezonabile de rambursare și modificare, permițând consumatorilor să anuleze sau să modifice comenzile în anumite condiții, dar fiind necesară o taxă de manipulare corespunzătoare pentru a reduce pierderile de costuri ale agentului de achiziții.

7.3 Garanția serviciilor post-vânzare
Serviciile post-vânzare de înaltă calitate sunt esențiale pentru îmbunătățirea satisfacției și loialității consumatorilor. Agentul de achiziții ar trebui să ofere următoarele garanții de servicii post-vânzare:
Stabilirea canalelor de feedback pentru clienți:
Feedback multicanal: Asigurați mai multe canale de feedback, cum ar fi serviciul clienți online, e-mail, telefon etc., astfel încât consumatorii să poată adresa întrebări și sugestii în orice moment. Asigurați-vă că canalele de feedback sunt libere și răspundeți la feedback-ul consumatorilor în timp util.
Vizite regulate: Vizitați consumatorii în mod regulat pentru a le înțelege gradul de satisfacție față de bunurile și serviciile achiziționate și pentru a descoperi și rezolva prompt potențialele probleme.
Politica de returnare și schimb:
Condiții clare de returnare și schimb: formulați politici clare de returnare și schimb, inclusiv timpul, condițiile, procedurile de returnare și schimb etc. și explicați-le consumatorilor înainte de cumpărare. De exemplu, permiteți consumatorilor să returneze și să schimbe produsele în termen de 7 zile de la primirea acestora din cauza unor probleme de calitate sau a unor discrepanțe față de descriere.
Simplificați procesul de returnare și schimb: Simplificați procesul de returnare și schimb pentru a reduce problemele consumatorilor. Agentul de achiziții va suporta costurile logistice aferente returnării și schimbului și va gestiona cererea de returnare și schimb în timp util pentru a se asigura că problema poate fi rezolvată rapid de consumatori.
Gestionarea problemelor de calitate:
Identificarea problemelor de calitate: Stabilirea standardelor de identificare a problemelor de calitate și verificarea și gestionarea problemelor de calitate raportate de consumatori în timp util. Dacă se confirmă că este o problemă de calitate, consumatorul trebuie returnat imediat sau banii trebuie rambursați, iar problema trebuie rezolvată prin negociere cu furnizorul.
Măsuri de îmbunătățire a calității: Analizarea și sintetizarea problemelor de calitate, luarea de măsuri pentru îmbunătățirea managementului calității legăturilor de achiziții și logistică și evitarea repetului unor probleme similare.
Mecanismul de soluționare a litigiilor:
Mediere internă: Pentru litigiile dintre consumatori și agenții de achiziții, stabiliți un mecanism intern de mediere, mediați și gestionați-le în timp util și evitați escaladarea litigiilor.
Asistență juridică: Oferiți asistență juridică atunci când este necesar pentru a ajuta consumatorii să își protejeze drepturile și interesele legitime. În același timp, agentul de achiziții ar trebui să soluționeze și litigiile cu furnizorii sau companiile de logistică prin canale legale pentru a-și proteja propriile drepturi și interese.
Îmbunătățirea continuă a serviciilor:
Analiza și optimizarea datelor: Colectați și analizați datele privind serviciile post-vânzare, înțelegeți nevoile și punctele slabe ale consumatorilor și optimizați continuu procesele și calitatea serviciilor. De exemplu, optimizați strategiile de achiziție a produselor, metodele logistice sau politicile de servicii post-vânzare pe baza feedback-ului primit de la consumatori.
Instruire și perfecționare: Instruiți periodic agenții de achiziții și personalul de relații cu clienții pentru a le spori gradul de conștientizare a serviciilor și capacitățile profesionale și pentru a vă asigura că pot oferi servicii de înaltă calitate consumatorilor.